PAGE武裝部檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)武裝部檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于武裝部檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：武裝部檔案室對(duì)本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映武裝部的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家秘密、軍事機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善武裝部檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和立卷工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂，確保檔案的規(guī)范和整齊。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀或涂改檔案資料。4.負(fù)責(zé)配合檔案室做好檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與武裝部工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.武裝部在各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.武裝部組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。4.武裝部人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.武裝部的財(cái)務(wù)檔案、物資檔案、設(shè)備檔案等。6.其他與武裝部工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、刪除或偽造檔案資料。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、軍事工作類、后勤保障類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得有散頁(yè)、掉頁(yè)等現(xiàn)象。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求將整理好的檔案資料移交檔案室，不得拖延或拒絕移交。2.檔案室應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。3.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案資料的交接準(zhǔn)確無誤。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本單位制定的重要規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的重要文件、指示等；涉及國(guó)家秘密、軍事機(jī)密和敏感信息的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：本單位一般性的文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等；本單位組織的一般性會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄等；本單位人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。4.短期保管的檔案主要包括：本單位臨時(shí)性的文件、資料；本單位一般性的事務(wù)性文件等。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理服務(wù)。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，對(duì)電子檔案應(yīng)采用磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.武裝部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)武裝部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。3.查閱涉及國(guó)家秘密、軍事機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將檔案資料歸還檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.武裝部?jī)?nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室借閱。2.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)武裝部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室借閱。3.借閱涉及國(guó)家秘密、軍事機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)在檔案室辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案室管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，將檔案資料交給借閱人員，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。六,檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理和銷毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷檔案的價(jià)值。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，找出檔案的共性和個(gè)性，判斷檔案的價(jià)值。3.效益評(píng)估法：對(duì)檔案的利用效益進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)檔案的利用頻率、利用效果等因素，判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)武裝部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案室管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀登記表上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀申請(qǐng)表、檔案銷毀登記表等資料歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立武裝部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱、借閱和利用。3.加強(qiáng)檔案的安全管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合武裝部檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立武裝部?jī)?nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行，方便檔案的共享和利用。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.應(yīng)定期