PAGE公司證照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照檔案的管理，確保公司證照檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的證照檔案管理。（三）定義1.證照檔案：指公司在經(jīng)營活動中形成的各類證照、批文、資質(zhì)證書、榮譽證書等文件資料。2.證照管理人員：指負(fù)責(zé)公司證照檔案管理工作的人員。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司證照檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.分類管理原則：按照證照檔案的類別、性質(zhì)、用途等進行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保證照檔案的安全，防止泄露、丟失和損壞，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、管理職責(zé)（一）證照管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司證照檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類證照的申請、審批、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、換證等工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司各類證照檔案，建立健全證照檔案管理臺賬。4.負(fù)責(zé)對公司各部門、分公司、子公司的證照檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)提供公司證照檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。6.負(fù)責(zé)證照檔案的安全保管，定期對證照檔案進行清查、盤點，確保證照檔案的安全和完整。（二）證照管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司證照檔案管理制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。2.負(fù)責(zé)公司各類證照的具體管理工作，包括申請、領(lǐng)取、保管、使用、年檢、換證等。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司各類證照檔案，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。4.負(fù)責(zé)建立健全證照檔案管理臺賬，及時記錄證照的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。5.負(fù)責(zé)對公司各部門借閱的證照進行登記和跟蹤，確保按時歸還。6.負(fù)責(zé)證照檔案的安全保管，定期對證照檔案進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門證照的申請、保管和使用，并指定專人負(fù)責(zé)與證照管理部門溝通協(xié)調(diào)。2.按照公司證照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的證照檔案移交證照管理部門歸檔。3.配合證照管理部門做好證照的年檢、換證等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.嚴(yán)格遵守公司證照檔案管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、偽造公司證照。三、證照的分類與編號（一）證照分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本等。2.稅務(wù)登記證類：包括國稅登記證、地稅登記證等。3.組織機構(gòu)代碼證類：包括組織機構(gòu)代碼證正、副本等。4.資質(zhì)證書類：包括企業(yè)資質(zhì)證書、行業(yè)資質(zhì)證書等。5.許可證類：包括經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等。6.榮譽證書類：包括企業(yè)獲得的各類榮譽稱號、獎勵證書等。7.其他證照類：包括公司章程、驗資報告、審計報告、稅務(wù)發(fā)票等。（二）證照編號1.為便于證照檔案的管理和查詢，對每類證照進行編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式，例如：2023YZ001，表示2023年頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照類第1號證照。2.類別代碼按照上述證照分類進行設(shè)定，如“YZ”代表營業(yè)執(zhí)照類，“SW”代表稅務(wù)登記證類等。3.順序號按照證照頒發(fā)的先后順序依次編排。四、證照的申請與領(lǐng)取（一）申請流程1.各部門因工作需要申請辦理證照時，應(yīng)填寫《證照申請表》，詳細(xì)說明申請證照的名稱、用途、所需資料等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交證照管理部門。2.證照管理部門收到《證照申請表》后，對申請事項進行審核，審核內(nèi)容包括申請資料的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等。如審核通過，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；如審核不通過，應(yīng)及時通知申請部門補充或修改資料。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，證照管理部門按照相關(guān)規(guī)定和要求，準(zhǔn)備申請資料，并向有關(guān)部門提交申請。（二）領(lǐng)取與簽收1.證照管理部門負(fù)責(zé)及時跟蹤證照的辦理進度，并在證照領(lǐng)取后，認(rèn)真核對證照內(nèi)容，確保證照信息準(zhǔn)確無誤。2.領(lǐng)取證照時，證照管理人員應(yīng)要求發(fā)證機關(guān)出具《證照領(lǐng)取回執(zhí)》，并在回執(zhí)上簽字確認(rèn)。3.證照管理人員領(lǐng)取證照后，應(yīng)及時將證照原件及相關(guān)資料移交專人保管，并辦理交接手續(xù)。交接時，雙方應(yīng)在《證照交接清單》上簽字確認(rèn)。五、證照的保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門的證照檔案室，用于存放公司各類證照檔案。證照檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保證照檔案的安全保管。2.證照檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.對于重要的證照檔案，應(yīng)采取備份存儲的方式，如電子備份（光盤、硬盤等）或復(fù)印件存檔，以防原件丟失或損壞。（二）保管期限1.營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等證照的保管期限為長期。2.資質(zhì)證書、許可證等證照的保管期限按照證書規(guī)定的有效期執(zhí)行，有效期屆滿后，應(yīng)根據(jù)實際情況決定是否繼續(xù)保存。3.榮譽證書等證照的保管期限為長期，但對于已失效或不再具有保存價值的榮譽證書，可經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（三）定期清查1.證照管理部門應(yīng)定期對證照檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保證照檔案的數(shù)量、內(nèi)容與臺賬記錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)證照檔案有丟失、損壞、過期等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制《證照檔案清查報告》，詳細(xì)記錄清查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、證照的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)使用公司證照。使用范圍包括辦理業(yè)務(wù)、簽訂合同、參加招投標(biāo)、對外宣傳等。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將公司證照轉(zhuǎn)借、出租、抵押給其他單位或個人使用。（二）使用流程1.各部門需要使用公司證照時，應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用時間、使用地點等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交證照管理部門。2.證照管理部門收到《證照使用申請表》后，對申請事項進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，證照管理人員按照審批意見，辦理證照的出借手續(xù)，并在《證照使用登記表》上詳細(xì)記錄證照出借的時間、用途、歸還時間等信息。4.使用部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還證照，并確保證照的安全和完整。歸還時，證照管理人員應(yīng)認(rèn)真核對證照原件及相關(guān)資料，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任人員的責(zé)任。（三）復(fù)印件使用1.如因工作需要使用公司證照復(fù)印件，應(yīng)經(jīng)證照管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件僅用于[具體用途]，復(fù)印件有效期限為[具體日期]”字樣。2.使用部門應(yīng)妥善保管證照復(fù)印件，不得擅自擴大使用范圍或再次復(fù)印。七、證照的年檢與換證（一）年檢與換證通知1.證照管理部門應(yīng)及時關(guān)注各類證照的年檢與換證時間，并提前通知相關(guān)部門準(zhǔn)備年檢與換證所需資料。2.通知方式可采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等形式，確保通知信息準(zhǔn)確傳達給相關(guān)部門。（二）年檢與換證辦理1.各部門應(yīng)按照證照管理部門的通知要求，按時準(zhǔn)備好年檢與換證所需資料，并提交給證照管理部門。2.證照管理部門負(fù)責(zé)對各部門提交的年檢與換證資料進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的時間和程序辦理年檢與換證手續(xù)。3.在辦理年檢與換證過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要補充資料，證照管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行處理，確保年檢與換證工作順利完成。（三）記錄與歸檔1.證照管理部門應(yīng)對證照的年檢與換證情況進行詳細(xì)記錄，包括年檢與換證時間、辦理結(jié)果、相關(guān)資料等信息，并建立相應(yīng)的檔案。2.年檢與換證工作完成后，應(yīng)將相關(guān)資料及時歸檔，確保證照檔案的完整性和準(zhǔn)確性。八、證照的遺失補辦（一）遺失報告1.如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照使用部門應(yīng)立即向證照管理部門報告，并說明遺失的時間、地點、證照名稱等情況。2.證照管理部門接到遺失報告后，應(yīng)及時采取措施，防止證照被非法使用，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）補辦流程1.證照管理部門根據(jù)遺失證照的類別和相關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)備補辦所需資料，并填寫《證照補辦申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，證照管理部門按照規(guī)定的程序向有關(guān)部門申請補辦證照。3.在補辦證照過程中，應(yīng)積極配合發(fā)證機關(guān)的工作，及時提供所需資料，確保補辦工作順利進行。（三）公告聲明1.對于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要證照遺失，應(yīng)在當(dāng)?shù)毓_發(fā)行的報刊上刊登遺失聲明，聲明內(nèi)容應(yīng)包括證照名稱、編號、遺失時間等信息。2.遺失聲明的費用由公司承擔(dān)，刊登后應(yīng)將報刊原件交證照管理部門存檔。（四）資料歸檔證照補辦完成后，證照管理部門應(yīng)將補辦過程中形成的相關(guān)資料進行整理歸檔，包括遺失報告、補辦申請表、公告聲明、新領(lǐng)取的證照等，確保證照檔案的連續(xù)性和完整性。九、證照的銷毀（一）銷毀條件1.證照檔案保管期限屆滿，且已不再具有保存價值的，可進行銷毀。2.證照檔案因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.證照管理部門提出證照檔案銷毀申請，填寫《證照檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀證照的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附擬銷毀證照清單。2.《證照檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由證照管理部門會同公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的證照檔案進行現(xiàn)場監(jiān)督銷毀。4.銷毀過程中，應(yīng)確保銷毀徹底，防止信息泄露。銷毀完成后，銷毀小組成員應(yīng)在《證照檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。（三）記錄與歸檔1.證照管理部門應(yīng)對證照檔案銷毀情況進行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并建立相應(yīng)的檔案。2.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對公司證照檔案管理工作進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保證照檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.審計和監(jiān)督檢查內(nèi)容包括證照檔案的收集、整理、保管、使用、年檢、換證、遺失補辦、銷毀等環(huán)節(jié)，以及證照管理部門的