PAGE檔案制度關(guān)系管理規(guī)范一、總則（一）目的本檔案制度關(guān)系管理規(guī)范旨在建立健全公司/組織的檔案管理體系，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，規(guī)范檔案管理流程，明確各部門及人員在檔案管理中的職責(zé)，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的行為。所涉及的檔案包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等各種載體形式的文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的記錄和整理應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。5.可利用性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，以滿足公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的工作需要，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司/組織的檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門開展檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等服務(wù)，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。7.定期對(duì)公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請(qǐng)查詢、借閱檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如損壞、霉變等情況。4.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，防止檔案信息泄露。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的開發(fā)利用工作，為利用者提供必要的幫助和支持。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)文件。2.公司/組織的各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織的各類業(yè)務(wù)文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.公司/組織的行政管理文件，如人事任免文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.公司/組織的技術(shù)文件，如研發(fā)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、設(shè)計(jì)圖紙等。6.公司/組織的對(duì)外宣傳文件，如宣傳資料、新聞稿件、廣告策劃等。7.公司/組織與外部單位往來的文件，如信函、傳真、電子郵件、合同等。8.其他與公司/組織相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件資料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損傷文件內(nèi)容。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方案1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度按照文件形成的自然年度劃分；保管期限分為永久、長期、短期；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。項(xiàng)目按照公司/組織承擔(dān)的科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等進(jìn)行劃分；專業(yè)根據(jù)科技檔案所涉及的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類，如機(jī)械、電子、化工等；階段按照項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度保管期限類別進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)年度按照公歷年度劃分；保管期限分為永久、定期；類別根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的種類，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。員工類別分為正式員工、臨時(shí)工等；檔案內(nèi)容包括員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。年度用四位數(shù)字表示，如“2023”；保管期限代碼分別為“Y”（永久）、“C”（長期）、“D”（短期）；流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的永久保管的文書檔案編號(hào)為“2023Y001”。2.科技檔案編號(hào)：采用“項(xiàng)目編號(hào)+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號(hào)”的形式。項(xiàng)目編號(hào)按照公司/組織規(guī)定的項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制；專業(yè)代碼用兩位字母表示，如“JX”（機(jī)械）、“DZ”（電子）等；階段代碼用一位字母表示，如“L”（立項(xiàng)）、“S”（設(shè)計(jì)）、“G”（施工）、“Y”（驗(yàn)收）等；流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開始依次編號(hào)。例如，某機(jī)械項(xiàng)目立項(xiàng)階段的科技檔案編號(hào)為“XX01JXL001”。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：采用“會(huì)計(jì)年度+保管期限代碼+類別代碼+流水號(hào)”的形式。會(huì)計(jì)年度用四位數(shù)字表示，如“2023”；保管期限代碼分別為“Y”（永久）、“10”（10年）、“5”（5年）等；類別代碼用一位字母表示，如“P”（會(huì)計(jì)憑證）、“Z”（會(huì)計(jì)賬簿）、“B”（財(cái)務(wù)報(bào)告）等；流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的保管期限為10年的會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“202310P001”。4.人事檔案編號(hào)：采用“員工編號(hào)+檔案內(nèi)容代碼”的形式。員工編號(hào)按照公司/組織規(guī)定的員工編號(hào)規(guī)則編制；檔案內(nèi)容代碼用兩位字母表示，如“JB”（基本信息）、“XL”（學(xué)歷學(xué)位）、“GL”（工作經(jīng)歷）等。例如，員工張三的學(xué)歷學(xué)位檔案編號(hào)為“001XL”。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和檢索。3.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類存儲(chǔ)。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后進(jìn)行存儲(chǔ)，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.長期保管：對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。如一般的業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件、人事檔案等。3.短期保管：對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的文件、臨時(shí)性的報(bào)表等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣、消毒殺蟲等工作。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制查閱范圍。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全可靠。4.聲像檔案應(yīng)做好防磁、防潮工作，定期對(duì)其進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或其他相關(guān)檔案進(jìn)行比較分析，判斷其獨(dú)特性和重要性，從而確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、歷史文化價(jià)值等方面進(jìn)行評(píng)估，判斷其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息。2.檔案查詢申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)符合查詢條件的檔案進(jìn)行提供。查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出。4.涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的檔案，查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，對(duì)符合借閱條件的檔案進(jìn)行借閱審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不