PAGE施工項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司施工項目檔案管理，確保施工項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設、運營及后期維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有施工項目檔案的管理，包括但不限于工程項目從項目前期策劃、招投標、合同簽訂、施工準備、施工過程、竣工驗收直至項目交付使用后保修期內(nèi)形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則施工項目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導致的檔案丟失或損壞。2.真實性與準確性原則檔案內(nèi)容必須真實反映施工項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性與系統(tǒng)性原則全面收集施工項目各階段形成的各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.及時性與規(guī)范性原則檔案形成部門應及時整理、歸檔項目檔案，確保檔案資料的時效性，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理、編目和裝訂，保證檔案的規(guī)范性。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關單位對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司施工項目檔案管理制度，并組織實施。2.負責對公司施工項目檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。3.集中統(tǒng)一管理公司施工項目檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用施工項目檔案，確保檔案的安全和完整。4.參與施工項目的竣工驗收工作，對項目檔案的完整性、準確性進行審核，確保項目檔案符合驗收要求。5.負責對施工項目檔案的數(shù)字化建設，提高檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）項目建設部門職責1.負責本部門施工項目檔案工作的組織和領導，明確項目檔案管理責任人，確保項目檔案管理工作與項目建設同步進行。2.按照檔案管理要求，組織項目各參建單位及時收集、整理各自工作中形成的檔案資料，并進行初步審核，確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。3.督促項目各參建單位將整理好的檔案資料按時移交至公司檔案管理部門，配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收和歸檔工作。4.在項目建設過程中，負責協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保項目檔案管理工作順利開展。（三）項目施工單位職責1.負責本單位施工項目檔案的收集、整理、歸檔工作，確保施工過程中形成的各類文件、資料、圖紙等真實、完整、準確，并符合檔案管理要求。2.按照項目建設單位和檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案資料移交至項目建設單位或公司檔案管理部門，配合做好檔案的驗收和歸檔工作。3.配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位施工項目檔案的日常管理工作，確保檔案管理工作的順利進行。4.接受公司檔案管理部門的監(jiān)督、指導和檢查，對檔案管理工作中存在的問題及時進行整改。（四）項目監(jiān)理單位職責1.負責對施工單位檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，審核施工單位提交的檔案資料，確保施工單位檔案資料的真實性、完整性和準確性。2.督促施工單位及時整理、歸檔項目檔案，對施工單位檔案管理工作中存在的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.負責收集、整理監(jiān)理過程中形成的各類文件、資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等，并按照要求進行歸檔。4.配合項目建設單位和檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，提供監(jiān)理過程中形成的相關檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍施工項目檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.項目前期文件項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.招投標文件招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、合同文件等。3.施工過程文件施工組織設計、施工方案、技術交底、圖紙會審記錄、工程變更通知（函）、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結等。5.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件與項目建設有關的會議紀要（記錄）、來往函件、聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應真實反映項目建設實際情況，內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件存放處。4.收集過程中應注意對檔案資料的分類和標識，便于后續(xù)整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.按照項目建設程序和檔案類別進行分類整理，同一類別的檔案應集中存放，不同類別的檔案應分開整理。3.檔案整理應便于計算機管理和檢索，采用統(tǒng)一的分類編號方法，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.分類施工項目檔案可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，每大類下再根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。例如，施工文件可分為施工管理文件、施工技術文件、施工物資文件、施工測量記錄文件、施工記錄文件、施工試驗記錄文件、施工質(zhì)量驗收文件等小類。2.組卷按照檔案分類方案，將同一類別的文件材料組成案卷。組卷時應遵循以下原則：同一事項的文件材料應集中組卷，不同事項的文件材料不得混裝。卷內(nèi)文件材料應按照文件形成的先后順序排列，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷內(nèi)文件材料應保持相對獨立和完整，每卷厚度不宜過厚，一般以不超過20mm為宜，特殊情況除外。3.編目卷內(nèi)文件材料應編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注等項目。卷內(nèi)文件材料應逐頁編寫頁號，頁號編寫位置應統(tǒng)一、規(guī)范。案卷應編制封面、卷內(nèi)目錄、備考表和封底，并按照要求進行裝訂。4.裝訂案卷裝訂應牢固、整齊，便于保管和利用。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂，裝訂線應整齊、牢固，不得壓字。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目各參建單位應在項目建設過程中，按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案資料移交至項目建設單位或公司檔案管理部門。2.檔案移交時應填寫檔案移交清單，清單應包括案卷題名、卷號、冊數(shù)、起止日期、保管期限等內(nèi)容，并由移交單位和接收單位雙方簽字確認。3.公司檔案管理部門應在收到檔案資料后，及時進行審核和驗收，對不符合要求的檔案資料應退回原移交單位進行整改，直至符合要求為止。4.檔案資料經(jīng)審核驗收合格后，應及時進行歸檔，納入公司檔案管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。（二）保管期限施工項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的文件材料，對公司發(fā)展具有長遠利用價值的，應列為永久保管。主要包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。2.長期保管凡是反映公司一般職能活動和建設項目基本情況的文件材料，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的，應列為長期保管。保管期限一般為10年至50年。主要包括施工組織設計、施工方案、技術交底、圖紙會審記錄、工程變更通知（函）、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。3.短期保管凡是反映公司局部職能活動和建設項目一般性情況的文件材料，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括一般性的來往函件、會議紀要（記錄）等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。2.電子檔案保管電子檔案應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份應采用異地備份的方式，確保電子檔案的安全性。電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時，應建立電子檔案訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問范圍和訪問權限。3.聲像檔案保管聲像檔案包括照片、錄音帶、錄像帶等，應按照檔案管理要求進行整理和編目，并存儲在專門的存儲設備上。聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，便于查找和利用。同時，應建立聲像檔案借閱登記制度，嚴格控制聲像檔案的借閱范圍和借閱期限。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.檔案利用應滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關單位對檔案信息的需求，為項目建設、運營及后期維護提供可靠依據(jù)。3.檔案利用應按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部各部門及外部相關單位因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、卷號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，及時提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱、卷號、查閱目的、查閱期限等內(nèi)容。2.借閱公司內(nèi)部各部門及外部相關單位因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、卷號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應根據(jù)借閱申請表，對借閱人進行資格審查，如符合借閱條件，應辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的押金。借閱手續(xù)應包括借閱申請表、借閱登記薄、借閱人身份證復印件等內(nèi)容。借閱人應按照約定的借閱期限歸還檔案，如因特殊原因需要延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制公司內(nèi)部各部門及外部相關單位因工作需要復制檔案時，應填寫檔案復制申請表，注明復制檔案的名稱、卷號、復制內(nèi)容、復制用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應根據(jù)復制申請表，對復制申請進行審核，如符合復制條件，應按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行復制，并收取一定的復制費用。復制費用應根據(jù)復制檔案的數(shù)量、頁數(shù)、復制方式等因素確定。復制后的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、復制人姓名等內(nèi)容。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，限制查閱和利用范圍。2.檔案利用過程中，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，如因工作需要對檔案進行摘錄、引用或復制，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.檔案借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還，并按照規(guī)定收取逾期費用。如因借閱人原因?qū)е聶n案丟失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、利用價值和現(xiàn)實需要，對檔案進行科學合理的鑒定，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度進行，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設部門負責人、項目施工單位負責人、項目監(jiān)理單位負責人等組成。檔案鑒定小組負責對公司施工項目檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.綜合評估法檔案鑒定小組應綜合考慮檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式、利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案題名、卷號、冊數(shù)、起止日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒