PAGE人力資源檔案收集制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人力資源檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司人力資源管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人力資源檔案收集管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料無遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工情況變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容及分類（一）個(gè)人基本信息1.員工簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等相關(guān)證件。3.近期免冠一寸照片。（二）入職相關(guān)資料1.入職申請(qǐng)表，詳細(xì)記錄員工入職基本信息及求職意向等。2.勞動(dòng)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.入職體檢報(bào)告，確保員工身體健康符合崗位要求。（三）培訓(xùn)與發(fā)展資料1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、培訓(xùn)成果等。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相關(guān)資料。（四）績效考核資料1.各年度、季度績效考核表，反映員工工作業(yè)績、工作能力和工作態(tài)度。2.績效反饋面談?dòng)涗洝＃ㄎ澹┬匠旮＠Y料1.工資核算表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等薪酬相關(guān)資料。2.社保、公積金繳納記錄。3.福利申請(qǐng)及發(fā)放記錄。（六）考勤資料1.考勤記錄表，記錄員工出勤、請(qǐng)假、曠工等情況。2.加班申請(qǐng)及審批記錄。（七）獎(jiǎng)懲資料1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表，包括獲得的公司級(jí)、部門級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)及榮譽(yù)。2.處罰通知單，記錄員工受到的紀(jì)律處分。（八）崗位變動(dòng)資料1.崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表、審批表。2.晉升、降職相關(guān)文件及審批記錄。（九）離職資料1.離職申請(qǐng)表、審批表。2.離職面談?dòng)涗洝?.工作交接清單。三、檔案收集職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)一收集、整理和保管員工人力資源檔案。3.指導(dǎo)各部門做好檔案資料的初步收集工作。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案資料的日常收集和初步整理。2.及時(shí)將新產(chǎn)生的檔案資料提交給人力資源部門。3.協(xié)助人力資源部門做好檔案資料的補(bǔ)充和完善工作。四、檔案收集流程（一）新員工入職檔案收集1.員工入職時(shí)，人力資源部門向其發(fā)放《員工檔案資料清單》，明確所需提交的資料內(nèi)容。2.員工按照清單要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人基本信息、入職相關(guān)資料等提交至所在部門。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工提交的資料進(jìn)行初步審核，確保資料真實(shí)、完整后，簽字確認(rèn)并及時(shí)轉(zhuǎn)交人力資源部門。4.人力資源部門收到部門轉(zhuǎn)交的新員工檔案后，進(jìn)行再次審核和整理，將審核無誤的資料歸入員工個(gè)人檔案。（二）在職員工檔案資料更新收集1.人力資源部門定期發(fā)布檔案資料更新通知，明確需要各部門和員工補(bǔ)充或更新的資料內(nèi)容及時(shí)間要求。2.各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的培訓(xùn)與發(fā)展、績效考核、薪酬福利、考勤、獎(jiǎng)懲、崗位變動(dòng)等相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。3.部門負(fù)責(zé)人審核后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將更新后的檔案資料提交給人力資源部門。4.人力資源部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核、整理和歸檔，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。（三）員工離職檔案收集1.員工提出離職申請(qǐng)后，所在部門負(fù)責(zé)督促其完成工作交接，并填寫《工作交接清單》。2.離職員工將《工作交接清單》交至人力資源部門，人力資源部門審核通過后，通知員工辦理離職手續(xù)。3.離職員工辦理離職手續(xù)時(shí)，提交離職相關(guān)資料，包括離職申請(qǐng)表、審批表、離職面談?dòng)涗浀取?.人力資源部門對(duì)離職員工檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案資料完整后，將離職檔案單獨(dú)整理歸檔。五、檔案收集要求（一）資料真實(shí)性1.所有檔案資料必須由員工本人或相關(guān)部門提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，不得偽造、篡改。2.提供資料的部門或個(gè)人應(yīng)對(duì)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有虛假信息，將追究相關(guān)責(zé)任。（二）資料完整性1.按照檔案內(nèi)容分類要求，全面收集各類資料，確保無重要信息遺漏。2.每份資料應(yīng)完整無缺頁、破損等情況，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。（三）資料時(shí)效性1.及時(shí)收集新產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案內(nèi)容與員工實(shí)際情況同步更新。2.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的資料，如績效考核資料、考勤記錄等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交。（四）資料規(guī)范性1.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一格式的表格、文件等，確保整齊規(guī)范。2.各類復(fù)印件應(yīng)清晰可辨，注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣，并加蓋提供部門或個(gè)人的印章。六、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行有序排列。2.每份資料應(yīng)注明日期、來源等信息，便于查找和核對(duì)。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。2.紙質(zhì)檔案按照類別和員工姓名順序進(jìn)行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。3.電子檔案以員工姓名命名文件夾，按照檔案內(nèi)容分類分別存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）歸檔時(shí)間1.新員工檔案在入職手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.在職員工檔案資料更新后，應(yīng)在收到資料后的半個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.員工離職檔案在離職手續(xù)辦理完畢后一周內(nèi)完成歸檔。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在履行審批手續(xù)后可查閱員工檔案。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.將申請(qǐng)表提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，借閱人到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，人力資源部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，將追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，嚴(yán)格遵守保密制度。2.檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)摍n案信息。3.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案信息不被非法獲取。（二）安全管理1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全完整。3.電子檔案應(yīng)做好備份，并采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工檔案超過保存期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門組成檔