PAGE檔案管理制度漏洞一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效防范檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音頻、視頻等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門統(tǒng)一歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集、整理公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案管理工作檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。2.明確本部門檔案管理人員，并將名單報(bào)綜合管理部門備案。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護(hù)。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、查詢、借閱等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門移交，不得擅自留存或銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管等具體工作，確保檔案資料的整齊有序、安全完整。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案信息化管理技能，熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入和更新檔案信息。4.做好檔案的保密工作，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案要妥善保管，防止信息泄露。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，如檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。6.積極參與檔案的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助各部門查閱和利用檔案資料。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)形成各類檔案資料。檔案內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可追溯性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案進(jìn)行清理和收集，確保檔案資料無(wú)遺漏。2.對(duì)于重要業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。收集過程中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.涉及多個(gè)部門共同參與的業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，及時(shí)提供本部門形成的檔案資料。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)拆除金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。同時(shí)，按照一定順序進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的完整性和可讀性。（二）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案保管期限和類別分別存放于檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)一式兩份，分別由移交部門和綜合管理部門留存。3.對(duì)于已歸檔的檔案，應(yīng)建立檔案索引和檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子索引數(shù)據(jù)庫(kù)等，方便檔案的查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（二）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.建立檔案庫(kù)房溫濕度記錄制度，每天定時(shí)記錄庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保檔案保管環(huán)境穩(wěn)定。（三）檔案安全保護(hù)1.加強(qiáng)檔案的安全保密工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫查閱登記表，注明查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案內(nèi)容等信息。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出查閱場(chǎng)所。3建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)檔案安全事故的能力。如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。查閱、借閱檔案應(yīng)符合公司規(guī)定的審批程序。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案。2.借閱檔案：借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人或借閱人姓名、部門、審批情況等信息。登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于反映公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，可根據(jù)其保存價(jià)值確定為定期保管或予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。2.對(duì)確定需要銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止