PAGE檔案保密審查制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或不當(dāng)使用，特制定本檔案保密審查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理、使用、保管的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門、兼職檔案員以及因工作需要接觸檔案的其他人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密審查工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取有效措施，提前預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險，將保密審查貫穿于檔案管理的全過程。3.最小化原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定檔案信息的知悉范圍，確保檔案信息僅被授權(quán)人員在必要范圍內(nèi)使用。4.全程管理原則：對檔案從形成、整理、歸檔、保管到利用的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行保密審查，實(shí)施全過程管理。二、檔案保密審查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密審查制度，并組織實(shí)施。2.對檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密審查，確保檔案整理規(guī)范、存儲安全。3.定期對檔案管理場所、設(shè)備等進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保障檔案實(shí)體和信息安全。4.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的保密意識和技能。5.對涉及檔案保密審查的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，并提出改進(jìn)措施。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步保密審查工作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合保密要求。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。4.配合檔案管理部門開展檔案保密檢查和整改工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行糾正。（三）兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，協(xié)助本部門做好檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.負(fù)責(zé)對本部門檔案進(jìn)行日常保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進(jìn)行處理。3.參與檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)活動，提高自身及本部門員工的保密意識。（四）公司/組織管理層職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案保密審查制度及相關(guān)重要事項(xiàng)，確保制度的有效執(zhí)行。2.對檔案保密工作負(fù)總責(zé)，協(xié)調(diào)解決檔案保密審查工作中出現(xiàn)的重大問題。3.監(jiān)督檔案保密審查工作的落實(shí)情況，對違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究。三、檔案的分類與密級劃分（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的檔案材料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等財務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶檔案、合同檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動全過程。5.科技檔案：涉及公司/組織科研、技術(shù)開發(fā)、工程建設(shè)等方面的圖紙、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)報告等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件等的檔案資料。（二）密級劃分1.絕密級：涉及公司/組織核心商業(yè)秘密、重大決策信息、關(guān)鍵技術(shù)資料等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)信息、人事任免等，泄露后可能對公司/組織的正常運(yùn)營產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司/組織造成一定程度的不良影響。四、檔案保密審查流程（一）檔案形成階段1.業(yè)務(wù)部門在檔案形成過程中，應(yīng)明確檔案的密級，并采取相應(yīng)的保密措施。2.對于涉及敏感信息的檔案，形成部門應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部審核，確保檔案內(nèi)容符合保密要求。審核通過后，在檔案首頁加蓋密級標(biāo)識章。（二）檔案整理階段1.兼職檔案員對本部門形成的檔案進(jìn)行整理時，應(yīng)再次檢查檔案的密級標(biāo)識及內(nèi)容，確保整理后的檔案符合保密規(guī)范。2.對不符合保密要求的檔案，應(yīng)及時與形成部門溝通，進(jìn)行整改或重新確定密級。（三）檔案歸檔階段1.兼職檔案員將整理好的檔案移交至檔案管理部門時，應(yīng)填寫檔案移交清單，并注明檔案密級。2.檔案管理部門接收檔案時，對移交檔案進(jìn)行全面的保密審查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、密級標(biāo)識等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給移交部門進(jìn)行處理。（四）檔案保管階段1.檔案管理部門按照檔案的密級和類別，對檔案進(jìn)行分類存放，設(shè)置專門的保密存儲區(qū)域，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案實(shí)體安全。同時，對電子檔案進(jìn)行備份存儲，并采取加密等技術(shù)手段保障電子檔案信息安全。（五）檔案利用階段1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、密級等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見，對利用申請進(jìn)行保密審查。對于涉及絕密級檔案的利用申請，需經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)。3.檔案管理部門批準(zhǔn)檔案利用申請后，嚴(yán)格按照規(guī)定的利用范圍和方式提供檔案服務(wù)，并對利用過程進(jìn)行監(jiān)督。利用完畢后，及時收回檔案，并檢查檔案的完整性和保密性。（六）檔案銷毀階段1.對于已失去保存價值或需銷毀的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、密級等信息。2.銷毀申請經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案信息徹底銷毀。3.參與檔案銷毀工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自留存或泄露檔案銷毀信息。五、檔案保密審查監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案保密審查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況，檔案密級標(biāo)識的準(zhǔn)確性，檔案利用審批手續(xù)的完備性等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果形成書面報告，報送公司/組織管理層，并通報各相關(guān)部門。（二）不定期抽查1.公司/組織管理層或保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對檔案保密審查工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查涉及重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵崗位的檔案管理情況，以及對重大項(xiàng)目、重要活動檔案的保密審查情況。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司/組織實(shí)際情況或上級主管部門要求，適時開展檔案保密審查專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對特定領(lǐng)域、特定類型檔案或特定時間段的檔案管理工作進(jìn)行全面深入檢查。2.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，形成專項(xiàng)檢查報告，提出改進(jìn)建議和措施，推動檔案保密審查工作不斷完善。六、檔案保密審查培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃制定檔案管理部門每年制定檔案保密審查培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、方式和時間安排等。培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策文件。2.公司/組織檔案保密審查制度及相關(guān)操作規(guī)程。3.檔案保密意識和技能培訓(xùn)，包括如何識別檔案信息的敏感性、如何采取有效的保密措施、如何正確處理和利用檔案等。4.典型案例分析，通過剖析檔案保密違規(guī)案例，吸取教訓(xùn)，提高員工的保密警惕性。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工參加檔案保密審查集中培訓(xùn)，邀請專家或內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識和技能。2.專題培訓(xùn)：針對不同崗位、不同業(yè)務(wù)需求，開展專題檔案保密培訓(xùn)，如對涉及檔案管理的關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，提高其保密管理能力。3.在線學(xué)習(xí)：利用公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案保密審查相關(guān)的在線學(xué)習(xí)課程和資料，方便員工自主學(xué)習(xí)。4.實(shí)地參觀：組織員工參觀檔案管理場所，實(shí)地了解檔案保管環(huán)境和保密措施，增強(qiáng)員工的直觀感受。（四）培訓(xùn)效果評估1.通過考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等方式對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，確保員工掌握檔案保密審查相關(guān)知識和技能。2.根據(jù)培訓(xùn)效果評估結(jié)果，對培訓(xùn)計劃和內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量。七、檔案保密審查責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改或不當(dāng)使用的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)直接責(zé)任。2.因管理不善、監(jiān)督不力等原因，導(dǎo)致檔案保密審查制度未能有效執(zhí)行，造成檔案信息安全事故的，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)管理責(zé)任。3.對于違反檔案保密審查制度的行為，參與決策或提供便利條件的其他人員，應(yīng)根據(jù)其過錯程度承擔(dān)相應(yīng)的連帶責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對違反檔案保密審查制度情節(jié)較輕的人員，給予批評教育，責(zé)令其作出書面檢討，并限期整改。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對相關(guān)責(zé)任人給予一定金額的經(jīng)濟(jì)處罰。3.行政處分：對違反檔案保密審查制度情節(jié)嚴(yán)重的人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。4.法律追究：對于違反法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的行為，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)檔案保密審查違規(guī)行為后，由檔案管理部門或相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)