PAGE檔案管理制度如何培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度培訓(xùn)方案。（二）適用范圍本方案適用于公司全體員工，包括各部門、分支機構(gòu)及子公司的在職人員。（三）培訓(xùn)目標通過培訓(xùn)，使員工了解檔案管理的重要性，熟悉檔案管理制度的各項規(guī)定，掌握檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作方法，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平，確保公司檔案管理工作規(guī)范、有序開展。二、檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準概述（一）法律法規(guī)1.《中華人民共和國檔案法》該法是我國檔案領(lǐng)域的基本大法，對檔案的定義、管理原則、機構(gòu)職責(zé)、監(jiān)督檢查等方面做出了全面規(guī)定。公司檔案管理工作必須嚴格遵守《檔案法》的各項要求，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.《機關(guān)檔案工作條例》針對機關(guān)單位檔案管理工作制定的詳細條例，明確了機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)、管理體制、機構(gòu)設(shè)置、人員配備等內(nèi)容，為公司檔案管理提供了重要的參考依據(jù)。3.其他相關(guān)法律法規(guī)如《中華人民共和國保守國家秘密法》等，在檔案管理中涉及到保密檔案的管理時，需遵循這些法律法規(guī)的規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）行業(yè)標準1.《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定了歸檔文件整理的原則、方法和質(zhì)量要求，是公司進行檔案整理工作的重要標準。通過遵循該規(guī)則，能夠保證檔案整理的規(guī)范性和一致性，便于檔案的查找和利用。2.《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案管理的重要趨勢。該規(guī)范對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的流程、技術(shù)要求、質(zhì)量控制等方面做出了明確規(guī)定，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.行業(yè)特定標準根據(jù)公司所處行業(yè)的特點，可能還存在一些特定的檔案管理行業(yè)標準。例如，在某些涉及知識產(chǎn)權(quán)保護的行業(yè)，對于技術(shù)研發(fā)檔案、合同檔案等的管理有特殊要求，公司需結(jié)合實際情況，遵循相關(guān)行業(yè)標準。三、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施公司的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，定期修訂檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。對各部門執(zhí)行檔案管理制度的情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。指導(dǎo)各部門做好檔案的收集工作，明確檔案收集的范圍、時間要求和質(zhì)量標準。按照檔案整理的規(guī)范要求，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。妥善保管檔案，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。根據(jù)公司工作需要，及時為各部門和人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。3.開展檔案信息化建設(shè)工作。制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推進檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、維護和安全管理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和共享。4.組織檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。定期組織公司員工參加檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。通過多種渠道宣傳檔案管理知識，增強員工對檔案管理工作的重視程度。（二）各部門檔案管理人員各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集和積累，確保檔案的齊全完整。明確檔案收集工作的責(zé)任人，將檔案收集工作納入日常工作流程，及時收集各類文件、資料、圖表等。對收集到的文件材料進行初步分類和整理，確保文件材料的準確性和規(guī)范性。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門檔案進行整理和歸檔。學(xué)習(xí)和掌握檔案整理的方法和技巧，對本部門檔案進行分類編號、編制目錄等整理工作。定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。根據(jù)公司內(nèi)部查閱、借閱檔案的規(guī)定，為相關(guān)人員提供必要的協(xié)助和服務(wù)。對本部門檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋利用過程中出現(xiàn)的問題。（三）檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負責(zé)人為成員。其主要職責(zé)包括：1.審議公司檔案管理工作的重大事項，如檔案管理制度的修訂、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃等。定期召開檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議，聽取檔案管理部門的工作匯報，研究解決檔案管理工作中存在的問題。對檔案管理工作中的重大決策進行審議，確保檔案管理工作符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。2.協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，保障檔案管理工作順利開展。當(dāng)各部門在檔案管理工作中出現(xiàn)意見分歧或協(xié)調(diào)困難時，由領(lǐng)導(dǎo)小組進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確各方職責(zé)，促進工作協(xié)同推進。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。定期對公司檔案管理工作進行全面檢查，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的規(guī)范性、檔案保管的安全性等。對發(fā)現(xiàn)的違反檔案管理制度的行為，及時責(zé)令相關(guān)部門和人員進行整改，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍公司檔案收集范圍涵蓋以下各類文件材料：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀要等會議文件，公司規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等行政文件。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類各類合同協(xié)議、招投標文件、市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售記錄、采購文件等與公司業(yè)務(wù)經(jīng)營活動相關(guān)的文件材料。3.財務(wù)管理類會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)管理文件。4.人力資源類員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等人力資源管理文件。5.技術(shù)研發(fā)類科研項目立項文件、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、研究報告、專利申請文件等技術(shù)研發(fā)過程中形成的文件材料。6.其他類公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料、照片、音像資料等其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.及時性各部門應(yīng)及時將本部門工作中形成的文件材料收集齊全，按照規(guī)定的時間要求移交公司檔案管理部門。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即收集并移交。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保能夠全面反映公司各項工作的開展情況。3.準確性文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，避免出現(xiàn)錯誤、涂改等情況。4.規(guī)范性收集的文件材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求，格式規(guī)范，紙張質(zhì)量良好，便于長期保存和管理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。根據(jù)文件材料的來源、時間、內(nèi)容等因素，對檔案進行合理分類，確保同一類檔案之間具有內(nèi)在的邏輯關(guān)系。對于具有連續(xù)性的文件材料，應(yīng)按照其形成順序進行排列，便于反映工作的發(fā)展脈絡(luò)。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。根據(jù)檔案的重要性、時效性、機密性等因素，對檔案進行價值評估，將具有較高價值的檔案進行重點保管和優(yōu)先利用。對于價值較低但仍有一定保存意義的檔案，可進行適當(dāng)簡化整理，降低保管成本。3.便于計算機管理和檢索。在檔案整理過程中，應(yīng)充分考慮計算機管理的要求，采用統(tǒng)一的分類標準和編號方法，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。編制規(guī)范的檔案目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，方便檔案的查找和利用。（四）檔案整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將公司檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)管理類、人力資源類、技術(shù)研發(fā)類等一級類目。在一級類目下，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級類目、三級類目等，形成完整的分類體系。例如，行政管理類可進一步細分為公司文件、會議文件、規(guī)章制度等二級類目；業(yè)務(wù)經(jīng)營類可細分為合同協(xié)議、招投標文件、市場調(diào)研等二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號方法可采用“年度類目流水號”的形式，如“202XXM001”，其中“202X”表示檔案形成年度，“XM”表示類目代碼，“001”表示該類目下的流水號。3.編目編制檔案目錄是檔案整理的重要環(huán)節(jié)。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。通過編目，能夠清晰地反映每一份檔案的基本信息，便于檔案的查閱和統(tǒng)計。4.裝訂對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件的整齊、牢固，避免損壞文件。裝訂順序一般為封面、目錄、文件材料、封底，裝訂材料應(yīng)選用質(zhì)量較好的紙張或裝訂設(shè)備，確保裝訂后的檔案美觀、耐用。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員在完成本部門檔案的整理工作后，并定期向公司檔案管理部門移交檔案。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。2.公司檔案管理部門對接收的檔案進行核對和驗收，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門將接收的檔案按照既定的分類方案進行歸檔，存入相應(yīng)的檔案庫房或檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案保管期限劃分根據(jù)檔案的重要性和保存價值，將公司檔案的保管期限劃分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會決議、董事會決議等重大決策文件以及涉及公司核心機密和知識產(chǎn)權(quán)的檔案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。例如，公司的年度工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表等檔案，可根據(jù)實際情況確定為長期保管。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的工作記錄等檔案，可確定為短期保管。（三）檔案保管要求1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應(yīng)安裝防火門、防盜窗、消防設(shè)施等安全設(shè)備，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房內(nèi)溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具選擇檔案裝具應(yīng)選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。檔案柜應(yīng)具有良好的密封性和穩(wěn)定性，檔案架應(yīng)便于檔案的存取和通風(fēng)。3.檔案存放方式檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放的方式，便于查找和利用；對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并按照一定的存儲規(guī)則進行分類管理。4.檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司各項工作為宗旨，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工工作需要，及時、準確地提供檔案信息。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露。對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行查閱和借閱，并采取必要的保密措施。（二）檔案查閱與借閱流程1.查閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。檔案管理部門收到查閱申請表后，根據(jù)申請內(nèi)容查找檔案，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認。2.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記本上記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計歸還日期等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）檔案利用的限制與監(jiān)督1.限制規(guī)定對于涉及公司機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格限制查閱和借閱范圍，并按照相關(guān)保密規(guī)定進行管理。未經(jīng)公司授權(quán)，不得將檔案提供給外部單位或個人查閱、借閱。2.監(jiān)督措施檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用監(jiān)督機制，定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，檢查檔案利用流程的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案行為，應(yīng)及時制止