PAGE市檔案館檔案接收制度一、總則（一）目的為了加強市檔案館檔案接收工作的規(guī)范化、制度化建設，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設、社會發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案館接收本市各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位、社會組織以及其他機構(gòu)和個人形成的，對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.依法接收原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案工作標準，依法開展檔案接收工作。2.真實完整原則：確保接收的檔案真實反映歷史事實，內(nèi)容完整無缺漏。3.規(guī)范整理原則：要求移交單位按照統(tǒng)一的檔案整理標準對檔案進行整理，便于管理和利用。4.安全保密原則：在檔案接收過程中，切實保障檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定。二、檔案接收范圍（一）文書檔案1.本市各級黨政機關(guān)、人民團體在履行職能活動中形成的各類通用公文，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要等。2.反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面重大活動和重要事件的文件材料。3.機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件材料。（二）科技檔案1.本市重點工程項目、科研項目形成的檔案，包括項目立項、可行性研究、設計、施工、調(diào)試、驗收等各個階段的文件材料。2.企業(yè)在生產(chǎn)、技術(shù)、設備管理等方面形成的檔案，如產(chǎn)品研發(fā)、工藝流程、設備圖紙、操作規(guī)程等。（三）專門檔案1.會計檔案：各單位的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。2.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、出國（境）等方面的材料。3.聲像檔案：記錄本市重大活動、重要事件、城市風貌等的照片、錄音、錄像等材料。4.電子檔案：各單位形成的具有保存價值的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。（四）其他檔案1.本市各民主黨派、工商聯(lián)、無黨派人士等組織形成的重要文件材料。2.本市行政區(qū)劃調(diào)整、機構(gòu)改革等過程中形成的相關(guān)檔案。3.對國家和社會具有保存價值的其他特殊載體檔案，如實物檔案、印章檔案等。三、檔案接收要求（一）檔案質(zhì)量要求1.檔案應齊全完整，已破損的檔案應予修復，字跡模糊或易褪變的檔案應進行復制。2.檔案整理應符合國家和本市檔案整理標準，分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。3.電子檔案應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實可讀，并與相應的紙質(zhì)檔案或其他載體檔案內(nèi)容一致。（二）移交手續(xù)要求1.移交單位應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并加蓋單位公章。2.移交單位應按照《檔案移交清單》將檔案整理好，裝盒（箱）上架，便于清點和搬運。3.市檔案館接收人員應對移交的檔案進行認真核對，核對無誤后雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。（三）時間要求1.各單位應在規(guī)定的時間內(nèi)將應移交的檔案向市檔案館移交，一般每年集中移交一次，具體時間由市檔案館另行通知。2.對于重大活動、重要事件形成的檔案，應在活動結(jié)束或事件辦結(jié)后的一定時間內(nèi)及時移交，確保檔案的時效性。四、檔案接收流程（一）移交申請1.各單位應在檔案整理完畢后，向市檔案館提交《檔案移交申請》，說明移交檔案的基本情況，包括檔案門類、數(shù)量、年度范圍等，并附上《檔案移交清單》初稿。2.市檔案館收到《檔案移交申請》后，對申請內(nèi)容進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交單位溝通，提出修改意見。（二）預檢1.市檔案館根據(jù)審核通過的《檔案移交申請》，安排接收人員對移交單位的檔案進行預檢。2.預檢人員按照檔案接收要求，對檔案的質(zhì)量、整理情況等進行檢查，填寫《檔案預檢記錄》，記錄發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求。3.移交單位根據(jù)《檔案預檢記錄》對檔案進行整改，整改完成后再次申請預檢，直至預檢合格。（三）正式接收1.預檢合格后，市檔案館組織正式接收工作。接收人員按照《檔案移交清單》對檔案進行逐盒（箱）清點，核對檔案的數(shù)量、名稱、年度、保管期限等信息。2.接收過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在質(zhì)量問題或與《檔案移交清單》不符的情況，應及時與移交單位核實，要求移交單位限期整改或補充完善。3.檔案清點無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，一式三份，移交單位、市檔案館各執(zhí)一份，另一份留存?zhèn)洳?。（四）入庫上?.接收后的檔案由市檔案館檔案管理人員及時辦理入庫手續(xù)，按照檔案庫房的布局和分類要求進行上架排列。2.檔案上架后，應在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，便于查詢和利用。五、檔案整理規(guī)范（一）文書檔案整理1.分類：按照年度機構(gòu)保管期限的方法進行分類。2.編號：編制檔案編號，包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)代碼、件號等。3.編目：填寫檔案盒脊背和備考表信息，編制卷內(nèi)文件目錄。（二）科技檔案整理1.項目分類：按照項目名稱進行分類。2.階段劃分：根據(jù)項目建設或科研的不同階段，如立項、設計、施工、驗收等，分別整理文件材料。3.編號規(guī)則：制定統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保項目檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）專門檔案整理1.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，進行分類、裝訂和編目。2.人事檔案：遵循人事檔案管理的相關(guān)要求，進行整理和歸檔。3.聲像檔案：按照載體類型、形成時間、內(nèi)容主題等進行分類整理，標注相關(guān)信息。4.電子檔案：按照電子文件管理的規(guī)范，進行元數(shù)據(jù)采集、格式轉(zhuǎn)換和存儲管理。（四）其他檔案整理1.實物檔案：對實物進行登記造冊，注明名稱、來源、時間、保管期限等信息，并拍照留存。2.印章檔案：整理印章的啟用、變更、廢止等相關(guān)文件材料，建立印章檔案目錄。六、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍1.對館藏重要檔案、利用率高的檔案以及珍貴檔案進行數(shù)字化。2.對于新接收的檔案，根據(jù)實際情況逐步開展數(shù)字化工作。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)的掃描設備，按照規(guī)定的分辨率和格式進行掃描，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與對應的檔案目錄信息進行掛接，建立準確的關(guān)聯(lián)關(guān)系。4.存儲備份：將數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲到安全可靠的存儲設備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量抽檢制度，定期對數(shù)字化成果進行抽檢，確保數(shù)字化質(zhì)量符合要求。2.對數(shù)字化過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題及時進行整改，保證數(shù)字化檔案的準確性和完整性。七、檔案保管與保護（一）庫房管理1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應安裝溫濕度調(diào)控設備、消防設備、防盜報警設備等，確保檔案保管環(huán)境安全穩(wěn)定。3.檔案架（柜）應排列整齊，便于檔案的存放和查找，同時應定期對檔案進行檢查和清點。（二）檔案保護措施1.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，延長檔案壽命。2.采用防蟲、防霉藥劑對檔案進行預防性處理，但要注意藥劑的安全性和適用性。3.定期對檔案進行除塵、消毒等維護工作，保持檔案的清潔衛(wèi)生。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案管理人員的安全管理。2.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。3.加強對檔案信息安全的保護，防止檔案信息泄露和被篡改。八、檔案利用與服務（一）利用范圍1.為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織等提供檔案查閱服務，滿足其工作決策、業(yè)務開展等方面的需求。2.為社會公眾提供檔案信息咨詢服務，開展愛國主義教育、歷史文化研究等活動。（二）利用方式1.查閱利用：利用者可通過現(xiàn)場查閱、電話預約查閱、網(wǎng)絡遠程查閱等方式獲取檔案信息。2.復制服務：根據(jù)利用者的需求，為其提供檔案復印件或電子副本。3.編研開發(fā)：對館藏檔案進行整理、研究和開發(fā)，編輯出版檔案資料匯編、專題研究成果等，為社會提供多樣化的檔案產(chǎn)品。（三）利用手續(xù)1.單位利用：利用單位應填寫《檔案查閱申請表》，加蓋單位公章，并注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，提交市檔案館審核。2.個人利用：個人利用檔案應持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱內(nèi)容和用途，經(jīng)市檔案館批準后辦理查閱手續(xù)。3.利用者查閱檔案時，應在指定地點進行，遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.市檔案館建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案接收、整理、保管、利用等工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.加強對檔案管理人