PAGE健身會(huì)員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本健身公司會(huì)員檔案的管理，確保會(huì)員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高會(huì)員服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本健身公司所有會(huì)員檔案的管理，包括會(huì)員基本信息、健身記錄、消費(fèi)記錄、健康狀況等相關(guān)資料。（三）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保會(huì)員檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證會(huì)員檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或錯(cuò)誤信息。3.保密性原則：對(duì)會(huì)員檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保護(hù)會(huì)員隱私。4.安全性原則：采取有效措施確保會(huì)員檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。二、會(huì)員檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.基本信息會(huì)員姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。會(huì)員身份證號(hào)碼（用于身份驗(yàn)證和管理）。會(huì)員家庭住址、工作單位等。2.健身信息會(huì)員入會(huì)時(shí)間、會(huì)員類型（普通會(huì)員、VIP會(huì)員等）。會(huì)員健身目標(biāo)（增肌、減脂、塑形等）。會(huì)員身體基本狀況（身高、體重、體脂率等初始數(shù)據(jù)及定期測(cè)量數(shù)據(jù)）。3.消費(fèi)記錄會(huì)員每次健身消費(fèi)的時(shí)間、項(xiàng)目、金額。會(huì)員購買的課程套餐、私教服務(wù)等詳細(xì)信息。4.健康狀況會(huì)員過往病史、慢性疾病信息。會(huì)員當(dāng)前身體不適情況及特殊健康需求。5.健身記錄會(huì)員每次健身的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目、時(shí)長(zhǎng)、強(qiáng)度等。會(huì)員私教課程的安排及學(xué)習(xí)進(jìn)度記錄。（二）建立流程1.會(huì)員入會(huì)時(shí)前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)收集會(huì)員基本信息，指導(dǎo)會(huì)員填寫入會(huì)申請(qǐng)表，確保信息準(zhǔn)確無誤。工作人員對(duì)會(huì)員提供的身份證等有效證件進(jìn)行驗(yàn)證，并留存復(fù)印件（復(fù)印件需會(huì)員簽字確認(rèn)）。將會(huì)員基本信息錄入公司會(huì)員管理系統(tǒng)，生成會(huì)員檔案的初始記錄。2.會(huì)員進(jìn)行首次體測(cè)時(shí)體測(cè)人員按照標(biāo)準(zhǔn)流程對(duì)會(huì)員進(jìn)行身體基本狀況測(cè)試，包括身高、體重、體脂率等，并記錄測(cè)試結(jié)果。將體測(cè)結(jié)果及時(shí)錄入會(huì)員檔案，作為會(huì)員健身計(jì)劃制定的參考依據(jù)。3.會(huì)員每次消費(fèi)后收銀人員在完成消費(fèi)結(jié)算后，將消費(fèi)信息準(zhǔn)確錄入會(huì)員管理系統(tǒng)，更新會(huì)員消費(fèi)記錄。健身教練根據(jù)會(huì)員每次健身情況，記錄會(huì)員的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目、時(shí)長(zhǎng)、強(qiáng)度等健身記錄，并及時(shí)反饋給會(huì)員檔案管理人員。4.會(huì)員健康狀況發(fā)生變化時(shí)會(huì)員如出現(xiàn)健康狀況變化或有特殊健康需求，應(yīng)及時(shí)告知健身教練或前臺(tái)工作人員。相關(guān)人員將會(huì)員健康狀況信息準(zhǔn)確記錄在會(huì)員檔案中，并根據(jù)情況提供相應(yīng)的健康建議或調(diào)整健身計(jì)劃。三、會(huì)員檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.按會(huì)員類型分類普通會(huì)員檔案VIP會(huì)員檔案其他特殊會(huì)員類型檔案（如企業(yè)團(tuán)購會(huì)員、長(zhǎng)期合作機(jī)構(gòu)會(huì)員等）2.按會(huì)員入會(huì)時(shí)間分類年度會(huì)員檔案（按自然年度劃分）季度會(huì)員檔案（按季度劃分）月度會(huì)員檔案（按月度劃分）（二）編號(hào)1.會(huì)員檔案編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成。前兩位字母表示會(huì)員類型，如“PT”表示普通會(huì)員，“VP”表示VIP會(huì)員等。中間四位數(shù)字表示會(huì)員入會(huì)年份和月份，如“202305”表示2023年5月入會(huì)。最后四位數(shù)字為會(huì)員順序號(hào)，從0001開始依次遞增。2.例如，某普通會(huì)員于2023年8月入會(huì)，其會(huì)員檔案編號(hào)為“PT2023080001”。四、會(huì)員檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子檔案存儲(chǔ)在公司服務(wù)器的會(huì)員管理數(shù)據(jù)庫中，設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，確保數(shù)據(jù)安全。紙質(zhì)檔案按照會(huì)員類型和入會(huì)時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，存放在專門的檔案柜中。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤）中，并異地存放，以防止服務(wù)器故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案管理人員負(fù)責(zé)會(huì)員檔案的日常保管工作，確保檔案存放有序，便于查找。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉或損壞。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案存放區(qū)域，確保檔案安全。4.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。5.電子檔案要設(shè)置嚴(yán)格的訪問密碼和權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改。同時(shí)，定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和殺毒，防止數(shù)據(jù)被惡意攻擊或篡改。五、會(huì)員檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部人員查閱權(quán)限健身教練可查閱會(huì)員的基本信息、健身目標(biāo)、健身記錄、健康狀況等，以便為會(huì)員制定個(gè)性化的健身計(jì)劃。前臺(tái)工作人員可查閱會(huì)員的基本信息、消費(fèi)記錄等，用于會(huì)員服務(wù)和日常管理。公司管理人員可根據(jù)工作需要查閱會(huì)員檔案的相關(guān)信息，但需經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。2.外部人員查閱權(quán)限司法機(jī)關(guān)、行政部門等因工作需要查閱會(huì)員檔案時(shí)，必須出具合法有效的證明文件，并經(jīng)過公司管理層的批準(zhǔn)。在查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保查閱行為符合規(guī)定。（二）查閱流程1.內(nèi)部人員查閱查閱人員填寫《會(huì)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后交檔案管理部門。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，在系統(tǒng)中查詢或提供相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并做好查閱記錄。2.外部人員查閱外部人員向公司提交查閱申請(qǐng)及相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層審批同意后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)接待和協(xié)助查閱。查閱過程中，外部人員不得擅自復(fù)制、拍照或帶走會(huì)員檔案資料。如有特殊需要，需另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。（三）使用規(guī)定1.內(nèi)部人員使用會(huì)員檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將會(huì)員信息泄露給無關(guān)人員。2.因工作需要使用會(huì)員檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、市場(chǎng)調(diào)研等活動(dòng)時(shí)，必須確保信息的使用目的合法合規(guī)，并經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。3.外部人員使用會(huì)員檔案信息時(shí)，必須按照公司批準(zhǔn)的范圍和要求使用，不得將信息用于其他任何目的。六、會(huì)員檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理人員每月對(duì)會(huì)員檔案進(jìn)行一次全面檢查，確保會(huì)員基本信息、健身記錄、消費(fèi)記錄等數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.每季度對(duì)會(huì)員的身體基本狀況數(shù)據(jù)（如身高、體重、體脂率等）進(jìn)行更新，及時(shí)掌握會(huì)員身體變化情況。3.根據(jù)會(huì)員健身目標(biāo)的完成情況和身體狀況變化，每年對(duì)會(huì)員的健身計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并在會(huì)員檔案中記錄調(diào)整后的計(jì)劃內(nèi)容。（二）實(shí)時(shí)更新1.會(huì)員基本信息發(fā)生變更時(shí)（如姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等），會(huì)員應(yīng)及時(shí)通知前臺(tái)工作人員，工作人員在核實(shí)信息后及時(shí)更新會(huì)員檔案。2.會(huì)員每次健身消費(fèi)后，收銀人員和健身教練應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)將消費(fèi)信息和健身記錄錄入會(huì)員檔案，確保信息實(shí)時(shí)更新。3.會(huì)員健康狀況出現(xiàn)變化時(shí)，會(huì)員應(yīng)立即告知健身教練或前臺(tái)工作人員，相關(guān)人員及時(shí)將最新健康狀況信息記錄在會(huì)員檔案中，并根據(jù)情況調(diào)整健身計(jì)劃或提供健康建議。（三）維護(hù)措施1.定期對(duì)會(huì)員檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，保證數(shù)據(jù)的正常存儲(chǔ)和查詢。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期整理和裝訂，去除破損、過期的資料，確保檔案的整潔和完整。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保會(huì)員檔案管理工作的規(guī)范和高效。七、會(huì)員檔案的保密與安全（一）保密措施1.與會(huì)員簽訂保密協(xié)議，明確公司對(duì)會(huì)員檔案信息的保密義務(wù)和責(zé)任，以及會(huì)員應(yīng)遵守的保密規(guī)定。2.對(duì)涉及會(huì)員檔案信息的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，使其了解保密制度和重要性，掌握保密技能。3.在會(huì)員檔案管理過程中，嚴(yán)格限制信息的傳播范圍，禁止無關(guān)人員接觸會(huì)員檔案信息。4.對(duì)會(huì)員檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和使用進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。（二）安全保障1.建立健全會(huì)員檔案信息安全管理制度，制定安全防范措施，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障和人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或損壞。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，定期對(duì)服務(wù)器和系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計(jì)劃，定期對(duì)會(huì)員檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保會(huì)員檔案信息的連續(xù)性。八、會(huì)員檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)員退會(huì)且會(huì)員檔案保存期限已滿時(shí)，可以進(jìn)行銷毀。2.會(huì)員檔案因其他原因不再具有保存價(jià)值，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后可以銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員提出會(huì)員檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《會(huì)員檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的會(huì)員編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)擬銷毀的會(huì)員檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)會(huì)員檔案進(jìn)行銷毀，如紙質(zhì)