PAGE學(xué)校檔案管理上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及教育行業(yè)相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在規(guī)范學(xué)校檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生。學(xué)校檔案涵蓋教學(xué)、科研、管理、學(xué)生活動(dòng)等各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠，同時(shí)要全面收集、整理相關(guān)文件材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供及時(shí)有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度、工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對(duì)各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)移交的檔案進(jìn)行接收、整理、分類、編目、上架、保管等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)，做好檔案的銷毀、續(xù)存等工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和水平。6.對(duì)全校檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)的兼職檔案員開展檔案管理工作。7.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。8.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。（二）兼職檔案員1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、本年級(jí)組、本班級(jí)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.兼職檔案員應(yīng)按照學(xué)校檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門、本年級(jí)組、本班級(jí)在工作中形成的各種文件材料，并進(jìn)行初步整理，確保文件材料的齊全、完整。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正材料等。2.行政管理類：學(xué)校行政工作中形成的各種文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.教學(xué)工作類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、考試試卷、成績(jī)冊(cè)、學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。4.學(xué)生工作類：學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、學(xué)生心理健康檔案等。5.科研工作類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、科研成果鑒定材料等。6.基建工作類：學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.設(shè)備儀器類：學(xué)校購(gòu)置的各類設(shè)備儀器的采購(gòu)合同、使用說(shuō)明書、維修記錄等。8.財(cái)務(wù)工作類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)形成的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，不得積壓、散失。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保文件材料的齊全。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張質(zhì)量符合要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫文件材料。4.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和利用。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，將全校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、學(xué)生工作類、科研工作類、基建工作類、設(shè)備儀器類、財(cái)務(wù)工作類等八大類。每大類下再根據(jù)具體情況分為若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠、防火、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。同時(shí)，應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，提高檔案庫(kù)房的安全性。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，并分別存放在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如學(xué)校大事記、重要會(huì)議記錄、規(guī)章制度、教學(xué)改革成果、科研重大項(xiàng)目等檔案。2.長(zhǎng)期保管：凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、學(xué)生學(xué)籍檔案、科研項(xiàng)目中期報(bào)告等檔案。3.短期保管：凡是在較短時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考利用的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的通知、便函、臨時(shí)性的工作計(jì)劃等檔案。（四）檔案保管期限的鑒定1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行保管期限的鑒定，鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審查，對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。2.校外單位或個(gè)人查閱學(xué)校檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱重要檔案時(shí)，需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案，未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)首先到學(xué)校綜合檔案室登記，填寫《檔案查閱登記表》，登記查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員填寫的《檔案查閱申請(qǐng)表》或單位介紹信，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害學(xué)校和他人的合法權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的原貌，不得涂改、偽造、損毀檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，及時(shí)了解檔案利用效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。鑒定報(bào)告經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后生效。（二）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案丟失或泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為學(xué)校檔案管理工作決策的重要依據(jù)，通過(guò)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）移交工作1.學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將本部門、本年級(jí)組、本班級(jí)形成的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《