PAGE社工協(xié)會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社工協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映協(xié)會工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及協(xié)會機(jī)密、會員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置協(xié)會設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善協(xié)會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)協(xié)會各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案保管環(huán)境符合要求。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的檔案管理水平。7.參與協(xié)會重大活動、重要項目檔案的專項管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政類檔案1.協(xié)會章程、理事會決議、會員代表大會文件等重要文件。2.協(xié)會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.協(xié)會內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等。4.協(xié)會會議記錄、紀(jì)要、簡報等。5.協(xié)會與上級主管部門、其他社會組織的往來文件、函件等。6.協(xié)會工作人員的人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。7.協(xié)會財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿等財務(wù)檔案。（二）業(yè)務(wù)類檔案1.社工服務(wù)項目申報書、計劃書、實施方案等。2.社工服務(wù)項目活動記錄、服務(wù)對象反饋、評估報告等。3.社工培訓(xùn)資料、教材、課件等。4.社工案例分析、經(jīng)驗總結(jié)、研究報告等。5.與社工服務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、研究成果等資料。（三）會員類檔案1.會員入會申請表、會員登記表、會員證等。2.會員會費繳納記錄、會員活動參與記錄等。3.會員表彰獎勵、違規(guī)違紀(jì)處理等相關(guān)文件。（四）其他類檔案1.協(xié)會舉辦活動的方案、通知、宣傳資料、照片、視頻等。2.協(xié)會獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。3.協(xié)會參與的對外交流合作項目的相關(guān)文件、協(xié)議等。4.其他具有保存價值的文件、資料和物品。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案材料移交檔案管理部門。3.工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在工作完成后及時整理并移交檔案管理部門。(二)檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.在檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和年度順序依次排列上架。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計。3.對于跨年度的檔案，應(yīng)在次年歸檔時進(jìn)行集中整理和歸檔。（二）檔案保管1.檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，按照類別和年度順序排列，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案管理室，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)協(xié)會秘書長批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案時，需經(jīng)協(xié)會會長批準(zhǔn)。3.會員查閱本人檔案的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，經(jīng)核實身份后，予以查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案用于非工作目的。2.如需對檔案進(jìn)行公開引用或發(fā)表的，應(yīng)經(jīng)協(xié)會秘書長審核，報協(xié)會會長批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為協(xié)會工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，綜合評估確定檔案的保管期限。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是協(xié)會的重要文件、歷史資料等；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并報協(xié)會秘書長審核。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實施步驟。2.對協(xié)會現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.購置檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱等功能的信息化管理。4.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。5.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。2.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問和使用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.協(xié)會定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機(jī)制，對各部門檔案管理工作進(jìn)行考核評價。