PAGE檔案查閱中心工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案查閱中心的管理，規(guī)范檔案查閱工作流程，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案查閱中心的各項(xiàng)工作，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.高效服務(wù)原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，優(yōu)化查閱流程，提高工作效率，為查閱者提供便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案查閱中心的各項(xiàng)管理制度和工作流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。二、檔案接收與整理（一）檔案接收1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將需要?dú)w檔的文件材料移交至檔案查閱中心。移交時(shí)，需填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。2.檔案查閱中心接收人員應(yīng)認(rèn)真核對移交清單與檔案實(shí)物，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（二）檔案整理1.檔案整理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對接收的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每一份檔案都有唯一的編號(hào)。編目應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查閱和檢索。三、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案查閱中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等。消防器材應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放。存放應(yīng)便于查找和取用，避免檔案的擠壓和損壞。2.對于珍貴檔案、電子檔案等特殊檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、備份存儲(chǔ)等。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、存放位置等信息，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。四、檔案查閱（一）查閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請表應(yīng)由所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。申請函應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）查閱審批1.檔案查閱申請表或申請函提交后，檔案查閱中心應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否正當(dāng)、查閱內(nèi)容是否與工作需要相關(guān)、查閱時(shí)間是否合理等。2.對于符合查閱條件的申請，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般檔案查閱由檔案查閱中心負(fù)責(zé)人審批；重要檔案查閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及機(jī)密檔案查閱的，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案查閱中心應(yīng)向查閱申請人發(fā)放檔案查閱憑證，并告知查閱注意事項(xiàng)。（三）查閱服務(wù)1.查閱申請人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，憑檔案查閱憑證到檔案查閱中心進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在查閱登記薄上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案查閱中心工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請人的需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案查閱中心工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)加蓋檔案查閱中心印章。五、檔案借閱（一）借閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。申請表應(yīng)由所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)提交借閱申請函，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。申請函應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）借閱審批1.檔案借閱申請表或申請函提交后，檔案查閱中心應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否正當(dāng)、借閱內(nèi)容是否與工作需要相關(guān)、借閱時(shí)間是否合理、歸還時(shí)間是否明確等。2.對于符合借閱條件的申請，應(yīng)按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般檔案借閱由檔案查閱中心負(fù)責(zé)人審批；重要檔案借閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及機(jī)密檔案借閱的，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案查閱中心應(yīng)與借閱申請人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、保密要求、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）借閱服務(wù)1.借閱申請人應(yīng)按照檔案借閱協(xié)議的約定，按時(shí)歸還借閱的檔案。如需延期歸還的，應(yīng)提前向檔案查閱中心提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱期間，借閱申請人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失的，應(yīng)及時(shí)向檔案查閱中心報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案查閱中心工作人員應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行催還和檢查，確保檔案按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借閱申請人違反檔案借閱協(xié)議的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面。3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息。鑒定報(bào)告應(yīng)由檔案鑒定人員簽字確認(rèn)，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。（二）檔案銷毀1.對于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單與相關(guān)鑒定報(bào)告等資料一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備安全性、穩(wěn)定性和易用性，滿足公司/組織檔案管理工作的需要。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同工作。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理的要求，將檔案的基本信息和全文內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行修正。同時(shí)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。2.加強(qiáng)對系統(tǒng)安全的管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、人員管理（一）人員配備1.檔案查閱中心應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠的專業(yè)人員，包括檔案管理人員、信息技術(shù)人員等。人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用、法律法規(guī)等方面。（二）崗位職責(zé)1.明確檔案查閱中心各崗位的職責(zé)和工作流程，確保各項(xiàng)工作有序開展。崗位設(shè)置應(yīng)包括檔案接收員、檔案整理員、檔案保管員、檔案查閱員、檔案信息化管理員等。2.檔案接收員負(fù)責(zé)檔案的接收和登記工作；檔案整理員負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目等整理工作；檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的保管和庫房管理工作；檔案查閱員負(fù)責(zé)檔案查閱和借閱的服務(wù)工作；檔案信息化管理員負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入等工作。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.建立檔案查閱中心人員考核制度，定期對人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面。2.根據(jù)考核結(jié)