PAGE檔案室制度文化墻設(shè)計一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案室制度文化墻設(shè)計方案。（二）適用范圍本方案適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定和完善公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、文件、報表、報告等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。7.公司科研項目檔案，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定等。8.公司對外宣傳資料、榮譽(yù)證書等。(二)檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得擅自涂改、偽造檔案資料。3.對收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件材料。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案室歸檔，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室應(yīng)及時對歸檔的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和管理。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司重大權(quán)益、具有歷史查考價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，以及對公司發(fā)展有重要影響的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，以及在一定時期內(nèi)具有參考價值的文件材料。（三）檔案保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（四）檔案保管期限變更1.檔案保管期限確需變更的，應(yīng)由檔案室提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.變更后的檔案保管期限應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)登記簿中注明。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.保守秘密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人事務(wù)需要查閱本人人事檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室審核。3.檔案室審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并在檔案借閱登記簿上登記。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案室應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記簿，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等。3.檔案利用登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時效性和有效性。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行集體鑒定，并形成鑒定意見。（二）檔案鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限是否合理。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如文件內(nèi)容已過時、業(yè)務(wù)活動已結(jié)束等。3.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如檔案是否齊全、有無涂改、偽造等情況。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案室組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。3.提升檔案服務(wù)水平，為公司各部門提供更加便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成、權(quán)限管理等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化成果的管理，確保電子檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。3.嚴(yán)格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的權(quán)限管理規(guī)定，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能的不斷完善。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門人員組成。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作流程的規(guī)范情況。3.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密措施的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督檢查小組不定期對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點、難點問題