PAGE檔案管理制度調(diào)整一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)對全公司的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改或歪曲檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案管理應(yīng)涵蓋公司工作的各個方面，確保檔案資料的全面、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、機密信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為公司的決策和各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，隸屬于行政部，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的有序存放。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案管理的效率和水平。7.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作，跟蹤檔案的使用情況。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案管理的政策法規(guī)和行業(yè)動態(tài)，確保公司檔案管理工作符合要求。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等七大類。1.文書檔案主要包括公司在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、實驗報告、項目資料等。3.會計檔案指公司在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等會計核算資料。4.人事檔案包含員工的個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價結(jié)果、獎懲情況等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如市場營銷、銷售、采購、客戶服務(wù)等，形成的與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各類檔案資料，如市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、客戶檔案等。6.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動、事件、人物等的檔案資料，如公司慶典活動照片、會議錄音、產(chǎn)品宣傳視頻等。7.實物檔案公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實物資料。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.文書檔案：WS+年度+流水號，如WS2023001，表示2023年形成的第1份文書檔案。2.科技檔案：KJ+年度+流水號，如KJ2023002，表示2023年形成的第2份科技檔案。3.會計檔案：KJ+年度+流水號，如KJ2023003，表示2023年形成的第3份會計檔案。4.人事檔案：RS+年度+流水號，如RS2023004，表示2023年形成的第4份人事檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：YW+業(yè)務(wù)類別代碼+年度+流水號，如YWSC2023005，表示2023年市場營銷業(yè)務(wù)類的第5份業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)類別代碼根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行細(xì)分和設(shè)定。6.聲像檔案：SX+年度+流水號，如SX2023006，表示2023年形成的第6份聲像檔案。7.實物檔案：SW+年度+流水號，如SW2023007，表示2023年形成的第7份實物檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時將辦理完畢的文件材料、業(yè)務(wù)資料等整理歸檔，并移交至檔案管理部門。3.對于公司外部接收的文件、資料等，如上級主管部門文件、合作單位往來信函等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集后，統(tǒng)一移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對文書檔案，應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效的文件，對文件進(jìn)行編號、編目，并填寫卷內(nèi)目錄。3.科技檔案應(yīng)根據(jù)項目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，對圖紙、技術(shù)文件等進(jìn)行整理、折疊、裝訂，標(biāo)注圖號、標(biāo)題、日期等信息，并編制檔案目錄。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，填寫檔案封面和目錄。5.人事檔案應(yīng)按照員工個人信息、履歷、培訓(xùn)、考核、獎懲等內(nèi)容進(jìn)行分類整理，建立員工檔案袋，并填寫檔案目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理，對合同、訂單、報告等資料進(jìn)行編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案臺賬。7.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝日期、地點、人物事由等信息，并建立聲像檔案目錄。8.實物檔案應(yīng)進(jìn)行分類登記，注明實物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序依次上架存放。2.檔案管理人員應(yīng)在檔案歸檔時，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成部門溝通解決。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、編號、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護和更新，確保電子檔案的安全存儲和正常使用。6.對于超過保管期限或已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時查找并提供相應(yīng)的檔案資料，同時做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，將借閱的檔案資料交付借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱時間、借閱人、借閱期限、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、機密信息等的檔案，要嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)等要采取必要的安全保密措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置密碼權(quán)限等，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員在工作中接觸到的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。4.公司員工在查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的安全與完整。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)