PAGE《行政檔案管理制度》一、總則1.1目的為加強(qiáng)本公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在行政管理、業(yè)務(wù)開展及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政工作中形成的各類檔案的管理。1.3基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映行政工作實(shí)際情況，保證檔案的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失。二、檔案管理部門及職責(zé)2.1檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立行政檔案管理室，隸屬于公司行政部，負(fù)責(zé)公司行政檔案的日常管理工作。2.2檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂行政檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的行政檔案，確保檔案的齊全完整。3.檔案分類與編號(hào)：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，并賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查找。4.檔案存儲(chǔ)與保管：提供安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，妥善保管各類檔案，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.檔案檢索與利用：建立健全檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。8.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)3.1檔案分類1.行政管理類：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的策劃、執(zhí)行、監(jiān)督等方面的文件，如項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)合同、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)管理類：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。4.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件、合同審查意見、合規(guī)檢查報(bào)告等。5.外事活動(dòng)類：有關(guān)公司對(duì)外交往、合作項(xiàng)目等方面的檔案，如外事協(xié)議、邀請(qǐng)函、接待記錄等。6.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、事件的檔案。7.實(shí)物檔案類：公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。3.2檔案編號(hào)1.采用層級(jí)編碼方式，一級(jí)代碼表示檔案類別，如“XZ”代表行政管理類，“YW”代表業(yè)務(wù)管理類等。2.二級(jí)代碼表示該類別下的具體檔案子類，如“XZ01”表示組織架構(gòu)，“XZ02”表示規(guī)章制度等。3.三級(jí)代碼為具體檔案的流水號(hào)，從001開始依次編號(hào)。4.例如，一份關(guān)于公司年度工作計(jì)劃的行政管理類檔案編號(hào)為：XZ03001。四、檔案的收集與整理4.1收集范圍1.公司各部門在日常行政工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司召開的各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。4.公司員工的人事檔案材料，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄等。5.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)證明材料。6.其他與公司行政工作有關(guān)的檔案材料。4.2收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.3整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，編寫頁(yè)碼，并編制檔案目錄。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。五、檔案的存儲(chǔ)與保管5.1存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)使用專門的檔案柜、檔案架等設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。5.2檔案保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)合同、行政公文等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。5.3檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管狀況等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案管理室，檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備。六、檔案的檢索與利用6.1檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等進(jìn)行檢索。6.2查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。4.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6.3檔案利用統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括查閱、借閱的檔案數(shù)量、利用目的、利用部門等，為公司檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀7.1鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。7.2鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對(duì)于已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀。3.檔案鑒定應(yīng)充分考慮公司的歷史發(fā)展、業(yè)務(wù)需求等因素，確保重要檔案得到妥善保存。7.3銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案的信息化管理8.1信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的行政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.2電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理和歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，嚴(yán)格控制訪問和使用范圍，確保檔案信息