PAGE流動(dòng)人員檔案借閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范流動(dòng)人員檔案的借閱管理，確保檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織涉及流動(dòng)人員檔案借閱的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，為有需要的人員提供合理的檔案借閱服務(wù)，滿足工作或其他正當(dāng)需求。二、借閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要查閱流動(dòng)人員檔案的公司/組織內(nèi)部人員，應(yīng)具備明確的工作目的和合理的查閱需求。2.外部單位或個(gè)人因司法機(jī)關(guān)辦案、人事調(diào)查等合法事由需要借閱檔案的，需提供相應(yīng)的證明材料。（二）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫《流動(dòng)人員檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱目的、所需檔案內(nèi)容、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至檔案管理部門。三、借閱審批（一）審批權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)應(yīng)重點(diǎn)審查借閱目的是否正當(dāng)、所需檔案內(nèi)容是否與工作相關(guān)、借閱期限是否合理等。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮借閱事由的合法性、必要性以及對(duì)檔案安全可能造成的影響等因素，做出審批決定。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保申請(qǐng)信息完整、準(zhǔn)確。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)材料提交至相應(yīng)的審批人。審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。3.審批通過的，檔案管理部門應(yīng)向借閱人出具《流動(dòng)人員檔案借閱批準(zhǔn)書》；審批不通過的，應(yīng)及時(shí)通知借閱人，并說明理由。四、借閱登記（一）登記內(nèi)容1.借閱人信息：包括姓名、所在部門、聯(lián)系方式等。2.檔案信息：檔案編號(hào)、姓名、檔案內(nèi)容摘要等。3.借閱信息：借閱日期、借閱期限、預(yù)計(jì)歸還日期等。4.審批信息：審批人姓名、審批意見、審批日期等。（二）登記方式采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式。紙質(zhì)登記冊應(yīng)妥善保存，以備查閱；電子登記信息應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、借閱期限（一）一般規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，借閱期限根據(jù)具體事由確定，但最長不超過[X]個(gè)工作日。（二）特殊情況處理1.因司法機(jī)關(guān)辦案等特殊原因，需要長期借閱檔案的，應(yīng)與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、借閱期限、保密責(zé)任等內(nèi)容。2.在借閱期限屆滿前，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如因工作需要確實(shí)無法按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)的辦理流程與借閱申請(qǐng)流程相同。六、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案材料。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱范圍，不得超出申請(qǐng)批準(zhǔn)的內(nèi)容查閱檔案。3.在借閱期限內(nèi)，確保檔案的安全，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所（如確需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)）。4.借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）查閱場所規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱。查閱場所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案，如需在公司/組織內(nèi)查閱，應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行；如需將檔案帶出公司/組織，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并采取必要的安全保障措施。（三）保密要求1.借閱人應(yīng)對(duì)所查閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。七、歸還與驗(yàn)收（一）歸還手續(xù)1.借閱期限屆滿或提前歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)將檔案完整、整潔地歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等信息，并在《流動(dòng)人員檔案借閱登記冊》上注明歸還日期。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.檢查檔案是否齊全，有無缺頁、破損等情況。2.核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整，有無涂改、偽造等跡象。（三）異常處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺頁、破損、涂改、偽造等異常情況，檔案管理部門應(yīng)立即停止辦理歸還手續(xù)，并及時(shí)報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織調(diào)查，查明原因，分清責(zé)任，并根據(jù)情況采取相應(yīng)的處理措施。如涉及違法違規(guī)行為的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱工作進(jìn)行檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱過程的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.借閱申請(qǐng)、審批、登記等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.借閱期限是否符合規(guī)定，有無超期未還的情況。3.借閱人是否遵守借閱要求，檔案是否安全、完整。4.檔案歸還與驗(yàn)收工作是否認(rèn)真、準(zhǔn)確。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或行政處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)流動(dòng)人員檔案借閱制度的制定、修訂和解釋工作。2.受理檔案借閱申請(qǐng)，辦理借閱審批、登記、歸還等手續(xù)。3.對(duì)檔案借閱過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案安全與完整。4.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案借閱登記冊的填寫、保管和維護(hù)，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。3.協(xié)助借閱人查閱檔案，提供必要的服務(wù)和指導(dǎo)。4.對(duì)歸還的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。十、附則（一）制度修訂