PAGE檔案庫房日常巡查制度一、總則（一）目的為加強檔案庫房的安全管理，確保檔案的完整與安全，特制定本日常巡查制度。本制度旨在規(guī)范檔案庫房巡查工作流程，及時發(fā)現(xiàn)并處理各類安全隱患，保障檔案信息的真實性、完整性和保密性，為公司/組織的正常運營提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫房，包括但不限于紙質(zhì)檔案庫房、電子檔案存儲設(shè)備所在區(qū)域等。（三）巡查原則1.定期全面原則：巡查工作應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔進行，確保對檔案庫房的各個區(qū)域、各類檔案存儲設(shè)備及相關(guān)設(shè)施進行全面檢查。2.細致嚴謹原則：巡查人員需具備高度的責任心和專業(yè)素養(yǎng)，對巡查過程中發(fā)現(xiàn)的任何問題都要進行細致入微的檢查和記錄，不放過任何一個可能存在的安全隱患。3.及時整改原則：對于巡查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施進行整改，確保檔案庫房始終處于安全、穩(wěn)定的狀態(tài)。整改過程要明確責任人和整改期限，跟蹤整改效果，形成閉環(huán)管理。二、巡查人員及職責（一）巡查人員構(gòu)成檔案庫房巡查工作由檔案管理部門負責人指定專人負責，巡查人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案庫房的安全要求和操作規(guī)程。同時，可根據(jù)實際情況安排其他相關(guān)部門人員參與協(xié)助巡查，如安保人員、技術(shù)人員等。（二）主要職責1.檔案管理部門負責人全面負責檔案庫房巡查制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。定期組織巡查工作的開展，協(xié)調(diào)解決巡查過程中出現(xiàn)的重大問題。審核巡查報告，對巡查結(jié)果進行分析總結(jié)，提出改進措施和建議。2.巡查人員按照規(guī)定的巡查時間和內(nèi)容，認真履行巡查職責，對檔案庫房進行實地檢查。詳細記錄巡查情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施及整改情況等，并及時提交巡查報告。協(xié)助檔案管理部門負責人落實各項整改措施，跟蹤整改效果，確保問題得到徹底解決。3.協(xié)助巡查人員（安保人員、技術(shù)人員等）安保人員負責檢查檔案庫房的安全防范設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施等是否正常運行，確保庫房周邊環(huán)境安全。技術(shù)人員負責檢查檔案存儲設(shè)備的運行狀況，包括服務(wù)器、存儲陣列、電子存儲介質(zhì)等，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效讀取。三、巡查內(nèi)容（一）檔案實體管理1.檔案存放狀況檢查檔案架、柜是否擺放整齊，有無傾斜、變形等情況。查看檔案存放是否有序，分類標識是否清晰準確，便于查找和利用。檢查檔案是否按規(guī)定的保管期限和類別存放，有無混放現(xiàn)象。2.檔案數(shù)量核對定期核對檔案的實際數(shù)量與庫存清單是否一致，確保檔案無丟失、損壞等情況。對于重要檔案或近期有變動的檔案，應(yīng)進行重點核對，防止出現(xiàn)遺漏或錯誤。3.檔案載體狀況檢查紙質(zhì)檔案的紙張是否有發(fā)黃、變脆、破損等現(xiàn)象，字跡是否清晰可辨。查看電子檔案存儲介質(zhì)的外觀是否完好，有無磨損、變形、受潮等情況。對磁性存儲介質(zhì)，如磁帶、磁盤等，要檢查其讀寫性能是否正常，有無數(shù)據(jù)丟失或損壞的跡象。（二）庫房環(huán)境管理1.溫濕度控制每日定時記錄檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度數(shù)據(jù)，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般紙質(zhì)檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間；電子檔案存儲區(qū)域溫度應(yīng)保持在18℃27℃，相對濕度控制在40%60%。檢查溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機、加濕器等）是否正常運行，設(shè)備運行記錄是否完整。2.清潔衛(wèi)生查看檔案庫房地面、貨架、檔案表面是否清潔，有無灰塵、雜物堆積。檢查通風口、排水管道等是否暢通，無堵塞、積水現(xiàn)象，防止因通風不暢或排水問題影響檔案保存環(huán)境。3.防蟲、防鼠措施檢查庫房內(nèi)防蟲、防鼠設(shè)施是否完好，如防蟲網(wǎng)、擋鼠板、滅鼠設(shè)備等是否正常使用。查看檔案庫房周邊環(huán)境是否清潔，有無鼠洞、蟻巢滋生跡象，及時采取措施進行清理和防范。（三）安全防范設(shè)施1.門禁系統(tǒng)檢查門禁設(shè)備是否正常工作，門禁卡權(quán)限設(shè)置是否合理，是否嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房。查看門禁記錄，核實人員進出檔案庫房的時間、人員信息等是否準確完整，對異常情況進行及時調(diào)查處理。2.監(jiān)控系統(tǒng)檢查監(jiān)控攝像頭是否正常運行，畫面是否清晰，存儲設(shè)備是否正常工作，確保監(jiān)控數(shù)據(jù)能夠完整保存。查看監(jiān)控范圍是否覆蓋檔案庫房各個區(qū)域，有無監(jiān)控死角，保證檔案庫房的實時動態(tài)情況處于有效監(jiān)控之下。3.消防設(shè)施檢查消防器材（如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等）是否完好有效，壓力是否正常，零部件是否齊全。查看消防通道是否暢通無阻，嚴禁在消防通道內(nèi)堆放雜物，確保在緊急情況下人員能夠迅速疏散。同時，檢查消防標識是否清晰明顯，易于識別。4.電氣設(shè)備檢查檔案庫房內(nèi)的照明燈具、插座、開關(guān)等電氣設(shè)備是否正常工作，有無漏電、短路等安全隱患。查看電線電纜是否老化、破損，布線是否規(guī)范，有無私拉亂接電線的現(xiàn)象。對長期通電運行的設(shè)備，如服務(wù)器、存儲設(shè)備等，要檢查其散熱情況是否良好，防止因過熱引發(fā)設(shè)備故障或火災(zāi)事故。（四）電子檔案管理1.存儲設(shè)備運行檢查電子檔案存儲服務(wù)器、存儲陣列等設(shè)備的運行狀態(tài)，查看系統(tǒng)日志，有無異常報錯信息。核實存儲設(shè)備的存儲空間使用情況，確保有足夠的剩余空間用于存儲新的電子檔案數(shù)據(jù)，避免因存儲空間不足導致數(shù)據(jù)存儲失敗。2.數(shù)據(jù)備份與恢復檢查電子檔案數(shù)據(jù)備份策略的執(zhí)行情況，備份數(shù)據(jù)是否完整、準確，備份存儲介質(zhì)是否妥善保存。定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，驗證備份數(shù)據(jù)的可用性，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞時能夠及時恢復，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.網(wǎng)絡(luò)安全檢查檔案庫房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如路由器、交換機等）的運行狀況，查看網(wǎng)絡(luò)連接是否正常，有無網(wǎng)絡(luò)擁塞或中斷現(xiàn)象。核實網(wǎng)絡(luò)安全防護措施是否有效，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等是否正常工作，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導致電子檔案數(shù)據(jù)泄露或被篡改。四、巡查時間與頻率（一）日常巡查檔案庫房巡查人員應(yīng)每日進行一次日常巡查，確保對檔案庫房的基本情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理當天可能出現(xiàn)的問題。日常巡查應(yīng)在工作日上班后盡早進行，以便及時掌握檔案庫房夜間的情況。(二)定期巡查1.檔案管理部門負責人應(yīng)每周組織一次定期巡查，對檔案庫房的整體狀況進行全面檢查，包括檔案實體管理、庫房環(huán)境管理、安全防范設(shè)施等各個方面。2.每季度由公司/組織相關(guān)領(lǐng)導帶隊進行一次綜合性的定期巡查，對檔案庫房的管理工作進行全面評估，檢查各項制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)并解決巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題。（三）特殊情況巡查在遇到惡劣天氣（如暴雨、洪水、地震等）、設(shè)備故障、突發(fā)事件等特殊情況時，應(yīng)及時增加巡查次數(shù)，對檔案庫房進行重點檢查，確保檔案安全。如遇火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，同時安排專人對檔案庫房進行不間斷巡查，直至危險情況解除。五、巡查記錄與報告（一）巡查記錄巡查人員應(yīng)使用專門的巡查記錄表，對每次巡查的情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括巡查時間、巡查人員、巡查區(qū)域、發(fā)現(xiàn)的問題及處理措施等。巡查記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。巡查記錄表應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）巡查報告1.巡查人員應(yīng)根據(jù)巡查記錄，每周撰寫一份巡查報告，總結(jié)本周檔案庫房巡查情況，分析存在的問題及原因，提出相應(yīng)的整改建議。巡查報告應(yīng)提交給檔案管理部門負責人審核。2.檔案管理部門負責人應(yīng)根據(jù)巡查人員提交的巡查報告，結(jié)合每周定期巡查情況，每月撰寫一份月度巡查報告，向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導匯報檔案庫房管理工作情況。月度巡查報告應(yīng)包括本月巡查工作概況、發(fā)現(xiàn)的主要問題及整改情況、下月工作計劃等內(nèi)容。3.每季度末，檔案管理部門應(yīng)撰寫季度巡查總結(jié)報告，對本季度檔案庫房巡查工作進行全面總結(jié)，分析檔案庫房管理工作中存在的共性問題和潛在風險，提出改進措施和建議，形成書面報告提交給公司/組織管理層，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。六、問題處理與整改（一）問題分類巡查中發(fā)現(xiàn)的問題可分為一般問題、重要問題和重大問題三類。1.一般問題：指對檔案安全和管理工作影響較小的問題，如檔案架輕微變形、溫濕度記錄數(shù)據(jù)偏差較小等，可當場或在短時間內(nèi)（一般不超過一個工作日）進行處理。2.重要問題：指對檔案安全和管理工作有一定影響，需要采取一定措施進行整改的問題，如檔案載體出現(xiàn)輕度損壞、消防設(shè)施部分零部件損壞等，應(yīng)在發(fā)現(xiàn)問題后的三個工作日內(nèi)制定整改方案并組織實施。3.重大問題：指嚴重影響檔案安全和管理工作，可能導致檔案丟失、損壞或泄露等重大后果的問題，如火災(zāi)隱患、電子檔案數(shù)據(jù)丟失風險等，必須立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取緊急措施進行處理，并在最短時間內(nèi)整改到位。同時，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導匯報，配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理。（二）整改措施1.對于巡查中發(fā)現(xiàn)的問題，巡查人員應(yīng)及時向檔案管理部門負責人匯報，并提出初步的處理意見。檔案管理部門負責人應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴重程度，組織相關(guān)人員進行分析研究，制定具體的整改措施。2.整改措施應(yīng)明確責任部門、責任人、整改期限和整改目標，確保整改工作能夠得到有效落實。對于涉及多個部門的問題，應(yīng)明確牽頭部門和協(xié)同部門，共同推進整改工作。3.在整改過程中，責任部門和責任人應(yīng)定期向檔案管理部門負責人匯報整改進展情況，直至問題整改完畢。檔案管理部門負責人應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改措施得到嚴格執(zhí)行，整改目標得以實現(xiàn)。（三）整改效果評估1.整改完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對整改效果進行評估。評估內(nèi)容包括問題是否得到徹底解決、檔案庫房的安全管理狀況是否得到改善、各項制度和措施是否得到有效落實等。2.整改效果評估可通過現(xiàn)場檢查、查閱相關(guān)記錄、測試設(shè)備運行等方式進行。對于整改效果不達標的，應(yīng)責令責任部門重新進行整改，直至達到要求為止。3.整改效果評估結(jié)果應(yīng)形成書面報告，作為檔案庫房管理工作的重要資料進行存檔，為今后的檔案管理工作提供參考和借鑒。七、培訓與考核（一）培訓1.檔案管理部門應(yīng)定期組織巡查人員進行業(yè)務(wù)培訓，培訓內(nèi)容包括檔案管理知識、庫房安全要求、巡查工作流程及方法、問題處理技巧等，提高巡查人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、經(jīng)驗交流等多種形式，確保培訓效果。同時，鼓勵巡查人員自主學習，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案庫房管理工作的新要求。3.對于新入職的巡查人員，應(yīng)進行專門的崗前培訓，使其熟悉檔案庫房巡查制度、工作流程和相關(guān)操作規(guī)程，經(jīng)考核合格后方可上崗。（二）考核1.建立巡查人員考核制度，對巡查人員的工作表現(xiàn)進行定期考核?？己藘?nèi)容包括巡查工作的執(zhí)行情況、問題發(fā)現(xiàn)與處理能力、整改措施落實情況、工作