PAGE我們完善商家檔案制度一、總則（一）目的為加強公司對商家的管理，規(guī)范商家信息收集、整理、歸檔及使用流程，確保商家檔案的完整性、準確性和安全性，為公司業(yè)務決策、合作評估、風險防控等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類商家建立合作關系過程中涉及的商家檔案管理工作，包括但不限于供應商、經(jīng)銷商、服務商、合作伙伴等。（三）基本原則1.真實性原則：商家檔案應如實反映商家的實際情況，確保檔案信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集商家相關信息，涵蓋商家基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、合作歷史等各個方面，保證檔案資料完整無缺。3.準確性原則：對收集到的商家信息進行準確記錄和整理，避免出現(xiàn)信息錯誤或遺漏。4.保密性原則：嚴格保護商家檔案信息的安全，防止信息泄露，確保商家商業(yè)秘密和隱私得到妥善維護。5.動態(tài)管理原則：根據(jù)商家經(jīng)營狀況、合作情況等變化，及時更新商家檔案信息，保持檔案的時效性和有效性。二、商家檔案的內容（一）基本信息1.商家注冊信息：包括商家名稱、法定代表人、注冊地址、經(jīng)營范圍、注冊資本、成立時間等。2.聯(lián)系方式：商家的聯(lián)系電話、電子郵箱、聯(lián)系人姓名及職務等。3.經(jīng)營資質：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）、行業(yè)相關許可證等復印件。4.銀行賬戶信息：商家主要銀行賬戶信息，用于財務結算和資金往來核對。（二）經(jīng)營狀況1.財務狀況：近年度財務報表（資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表），反映商家的盈利能力、償債能力和資金流動性。2.經(jīng)營業(yè)績：過去幾年的銷售額、銷售量、市場份額、客戶群體等數(shù)據(jù)，展示商家的經(jīng)營規(guī)模和市場表現(xiàn)。3.業(yè)務范圍及特色：詳細描述商家所經(jīng)營的產品或服務種類、優(yōu)勢及獨特賣點，以及在行業(yè)內的競爭地位。（三）信用記錄1.銀行信用：查詢商家在各銀行的信用評級、貸款記錄、逾期情況等。2.商業(yè)信用：收集商家與其他合作伙伴的合作信用情況，包括是否按時履行合同、有無違約行為等。3.第三方信用評級：參考專業(yè)信用評級機構對商家的信用評級報告。（四）合作歷史1.合作項目記錄：詳細記錄與商家過往合作的項目名稱、合作時間、合作內容、合作金額、項目成果等。2.合作評價：對每次合作進行評價，包括合作過程中的溝通協(xié)調情況、商家配合度、項目質量、交付及時性等方面的評價意見。（五）其他信息1.商家主要負責人信息：商家董事長、總經(jīng)理等主要負責人的個人簡歷、工作經(jīng)歷、聯(lián)系方式等。2.市場反饋及口碑：收集來自客戶、行業(yè)協(xié)會、媒體等方面對商家的評價和反饋信息。3.重大事件記錄：記錄商家發(fā)生的重大事件，如重大投資、并購、重組、法律糾紛等，以及這些事件對商家經(jīng)營和合作的影響。三、商家檔案的建立與收集（一）建立流程1.合作意向階段：當公司與商家有初步合作意向時，業(yè)務部門應指定專人負責收集商家相關信息，填寫《商家檔案建立申請表》，詳細說明合作項目背景、商家基本情況及所需收集的信息內容等，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核，確認信息收集的必要性和完整性。如申請信息不完整或不符合要求，及時反饋給業(yè)務部門補充完善。3.信息收集：業(yè)務部門根據(jù)審核通過的申請表，通過多種渠道收集商家檔案信息。包括與商家直接溝通獲取、查閱公開資料、向相關機構咨詢核實等方式。對于重要信息，要求商家提供書面證明材料，并加蓋公章確認。4.信息整理與錄入：收集到的商家信息由業(yè)務部門進行初步整理，確保信息準確無誤后，錄入公司的商家檔案管理系統(tǒng)。同時，將紙質資料按照檔案管理要求進行分類裝訂，移交至檔案管理部門存檔。（二）收集渠道1.商家提供：要求商家按照公司規(guī)定的格式和內容，提供真實、準確、完整的檔案信息資料，并對所提供信息的真實性負責。2.公開信息查詢：通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、工商登記檔案查詢平臺、行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站、新聞媒體報道等公開渠道，獲取商家的注冊登記、經(jīng)營狀況、信用記錄等相關信息。3.第三方機構調查：委托專業(yè)的信用評級機構、律師事務所、會計師事務所等第三方機構，對商家進行專項調查，獲取更全面、深入的信息。4.內部溝通與反饋：與公司內部其他部門（如采購部門、銷售部門、財務部門、法務部門等）進行溝通，收集各部門在與商家合作過程中積累的信息和反饋意見，豐富商家檔案內容。四、商家檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰：按照商家檔案內容的不同類別，將基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、合作歷史等分別進行分類整理，確保各類信息之間界限分明，便于查找和管理。2.編號規(guī)范：為每個商家檔案建立唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和檢索。編號規(guī)則可根據(jù)公司實際情況制定，例如采用年份+順序號的方式。3.資料齊全：對收集到的各類商家檔案資料進行逐一核對，確保每份資料完整無缺。對于缺失的資料，及時與業(yè)務部門溝通補充。4.格式統(tǒng)一：對商家檔案中的各類文檔資料，統(tǒng)一規(guī)定格式和字體、字號等排版要求，保證檔案的規(guī)范性和一致性。（二）歸檔流程1.紙質檔案歸檔：檔案管理部門收到業(yè)務部門移交的紙質商家檔案資料后，按照分類整理要求進行再次核對和裝訂。在每份檔案資料首頁附上《商家檔案目錄清單》，注明資料名稱、頁碼、日期等信息。然后將裝訂好的檔案存入專用檔案柜，并按照編號順序排列，建立紙質檔案索引目錄，便于快速查找。2.電子檔案歸檔：業(yè)務部門錄入商家檔案信息至公司檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理部門負責對電子檔案進行審核和備份。審核內容包括信息錄入的準確性、完整性以及與紙質檔案的一致性。審核通過后，將電子檔案按照系統(tǒng)設定的分類方式進行存儲，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案檢索目錄，方便通過關鍵詞等方式快速查詢電子檔案信息。五、商家檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.業(yè)務部門查閱：業(yè)務部門因工作需要，可查閱與本部門合作商家的檔案信息。查閱時需填寫《商家檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。2.其他部門查閱：其他部門如需查閱商家檔案信息，應向檔案管理部門提交書面申請，說明查閱原因和所需信息內容。檔案管理部門審核申請后，報公司分管領導審批。經(jīng)批準后方可查閱，并在檔案管理部門指定地點進行查閱，查閱過程中不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料。3.公司高層查閱：公司高層領導因決策需要查閱商家檔案信息時，可直接向檔案管理部門提出查閱要求。檔案管理部門應及時提供相關檔案資料，并做好查閱記錄。（二）使用規(guī)定1.內部使用：公司內部人員查閱商家檔案信息后，應嚴格按照規(guī)定用途使用，不得將檔案信息泄露給無關人員。如需引用檔案信息用于內部報告、分析等工作，應注明信息來源，并確保引用內容準確無誤。2.外部提供：原則上不得向公司外部提供商家檔案信息。如因特殊情況確需向外部提供的，必須經(jīng)過嚴格的審批程序。由業(yè)務部門提出申請，詳細說明提供對象、提供內容、提供原因及可能產生的風險等，經(jīng)公司法務部門審核、分管領導審批后，按照相關法律法規(guī)要求進行提供，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利義務和保密責任。六、商家檔案的更新與維護（一）定期更新1.信息定期收集：檔案管理部門定期（每季度或每年）向業(yè)務部門及相關部門發(fā)出商家信息更新通知，要求各部門收集本季度或本年度內商家的最新信息，包括經(jīng)營業(yè)績變化、信用狀況變動、合作項目進展等情況。2.檔案更新審核：業(yè)務部門收集到商家更新信息后，進行整理和初步審核，確保信息真實準確。審核通過后，將更新信息錄入檔案管理系統(tǒng)，并提交紙質資料至檔案管理部門。檔案管理部門對更新后的檔案信息進行再次審核，確認無誤后進行歸檔更新操作。（二）動態(tài)維護1.實時關注：檔案管理人員應實時關注商家經(jīng)營狀況、市場動態(tài)、行業(yè)信息等，及時發(fā)現(xiàn)商家可能出現(xiàn)的重大變化或風險事件。對于涉及商家的媒體報道、行業(yè)論壇討論等信息，進行收集和分析，判斷是否需要更新商家檔案內容。2.異常情況處理：當發(fā)現(xiàn)商家出現(xiàn)經(jīng)營異常、信用風險、合作糾紛等異常情況時，檔案管理部門應及時通知相關業(yè)務部門，并協(xié)助業(yè)務部門對商家檔案進行重點標注和詳細記錄。業(yè)務部門應針對異常情況進行深入調查和分析，根據(jù)調查結果及時更新商家檔案信息，并制定相應的應對措施。七、商家檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案存儲安全：檔案管理部門應確保商家檔案存儲環(huán)境的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。對紙質檔案，應存放在專用檔案柜中，并定期進行檢查和維護；對電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，設置多層數(shù)據(jù)備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.系統(tǒng)安全：加強公司檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置嚴格的用戶權限管理，防止未經(jīng)授權的人員訪問系統(tǒng)。定期對系統(tǒng)進行安全檢測和漏洞修復，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（二）保密措施1.人員保密教育：對涉及商家檔案管理的工作人員進行定期保密教育和培訓，提高保密意識，使其熟悉保密制度和工作流程。與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。2.信息保密處理：在查閱、使用和傳遞商家檔案信息過程中，嚴格遵守保密規(guī)定。對涉及商家商業(yè)秘密和敏感信息的內容，采取加密、脫敏等處理措施，防止信息泄露。嚴禁在非保密場所談論或傳播商家檔案信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：公司內部審計部門定期對商家檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的完整性和準確性、檔案查閱與使用的合規(guī)性等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監(jiān)督：接受行業(yè)監(jiān)管部門、合作伙伴及社會公眾的監(jiān)督。對于外部反饋的關于商家檔案管理方面的問題和意見，認真對待并及時進行調查處理，不斷完善檔案管理制度和管理流程。（二）考核辦法1.考核指標：制定商家檔案管理工作考核指標體系，包括檔案建立的及時性和準確性、檔案整理與歸檔的規(guī)范性、檔案查閱與使用的合規(guī)性、檔案更新與維護的有效性、檔案安全與保密措施的落實情況等方面。2.考核方式：采用定期考核與不定期抽查相結合的方式，對檔案管理部門及相關業(yè)務部門的商家檔案管理工作進行考核評價。定期考核每年度進行一次，根據(jù)考核指標體系進行量化評分；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時開展，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并納入考核范圍。3.考核結果應用：將考核結果與部門和個人績效掛鉤，對在商家檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對考核不達標或存在嚴重問題的部門和個人，進行通報批評，并責令限期整改。整改不力的，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。九、附則（一）解釋權本制度由公司檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或對制度條款存在疑問，由