PAGE政府工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為政府工程建設(shè)、管理、維護(hù)及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府投資建設(shè)的各類工程項(xiàng)目檔案管理，包括新建、改建、擴(kuò)建的基礎(chǔ)設(shè)施工程、公共服務(wù)設(shè)施工程等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)全過(guò)程的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)程序和檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作應(yīng)符合國(guó)家和地方相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及本制度規(guī)定。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）職責(zé)分工1.建設(shè)單位負(fù)責(zé)建立健全本單位工程檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理部門和人員職責(zé)。組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工程各參建單位的檔案管理工作，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位形成的工程文件材料，并對(duì)各參建單位移交的檔案進(jìn)行審核和接收。負(fù)責(zé)向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送工程檔案，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按照合同約定和本制度要求，負(fù)責(zé)各自承擔(dān)工作范圍內(nèi)形成的工程文件材料的收集、整理、歸檔工作，并向建設(shè)單位移交。配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位工程檔案管理工作，接受建設(shè)單位的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)政府工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，依法查處檔案管理違法違規(guī)行為。組織開展工程檔案驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收合格的工程檔案出具驗(yàn)收意見。二、檔案的形成與收集（一）立項(xiàng)階段1.項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告及相關(guān)審批文件。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、地震安全性評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件。3.項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程中形成的會(huì)議紀(jì)要、專家論證意見、來(lái)往函件等。（二）勘察設(shè)計(jì)階段1.工程勘察報(bào)告（包括巖土工程勘察、水文地質(zhì)勘察等）。2.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件（含圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知等）。3.設(shè)計(jì)交底記錄、技術(shù)交底記錄。4.設(shè)計(jì)單位與建設(shè)單位簽訂的設(shè)計(jì)合同及補(bǔ)充協(xié)議。（三）施工準(zhǔn)備階段1.建設(shè)用地批準(zhǔn)文件、土地使用證、拆遷補(bǔ)償協(xié)議等。2.建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證。3.工程招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等）。4.工程監(jiān)理合同、施工合同及補(bǔ)充協(xié)議。5.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工進(jìn)度計(jì)劃等。6.施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄、施工安全措施文件。7.施工單位資質(zhì)證書、人員資質(zhì)證書、設(shè)備清單及相關(guān)資料。（四）施工階段1.工程定位測(cè)量、施工測(cè)量放線記錄。2.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告（包括鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件、管材、電線電纜等）。3.施工試驗(yàn)記錄（如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)、砂漿試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)、鋼筋焊接試驗(yàn)等）。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄（包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位）。5.分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。6.工程質(zhì)量事故及處理記錄。7.工程進(jìn)度照片、影像資料。8.施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更通知單、技術(shù)核定單、工程聯(lián)系單等。9.監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)。10.施工單位的施工日志、施工月報(bào)、施工總結(jié)。（五）竣工驗(yàn)收階段1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（包括工程概況介紹、施工單位自評(píng)報(bào)告、監(jiān)理單位評(píng)估報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)單位質(zhì)量檢查報(bào)告等）。2.工程竣工結(jié)算報(bào)告及相關(guān)資料。3.工程質(zhì)量保修書。4.工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖）?？⒐D應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人簽字確認(rèn)。5.工程竣工驗(yàn)收備案表及相關(guān)備案文件。6.工程聲像檔案（包括工程建設(shè)前期、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等各階段的照片、錄像、錄音等）。（六）其他1.與工程建設(shè)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、紀(jì)要、備忘錄等。2.工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。3.其他具有保存價(jià)值的文件材料。各參建單位應(yīng)按照上述要求，及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)形成的工程文件材料，并確保材料的真實(shí)、完整、有效。收集過(guò)程中應(yīng)做好記錄，注明文件材料的名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、份數(shù)等信息。三、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，一般可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等類別。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得擅自裁剪、涂改、偽造。破損嚴(yán)重的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.文件材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格進(jìn)行打印、復(fù)印或書寫，字跡應(yīng)清晰、工整。簽字蓋章應(yīng)齊全、有效。4.工程檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁(yè)碼，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁(yè)碼。（二）歸檔要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中，定期組織各參建單位對(duì)已收集整理的工程文件材料進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度和檔案形成情況合理安排，一般每月或每季度進(jìn)行一次歸檔。2.各參建單位應(yīng)將整理好的工程檔案移交建設(shè)單位，并填寫檔案移交清單。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交單位等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.建設(shè)單位對(duì)接收的工程檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回參建單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。4.工程檔案應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保存的檔案應(yīng)長(zhǎng)期妥善保管，不得銷毀；長(zhǎng)期保存的檔案保管期限一般為1050年；短期保存的檔案保管期限一般為5年以下。5.建設(shè)單位應(yīng)建立工程檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)工程檔案進(jìn)行信息化管理，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。四、檔案的保管與利用（一）保管要求1.建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）利用要求1.建立工程檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.因工作需要查閱工程檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供必要的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。5.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)外提供或公開。五、檔案的驗(yàn)收與移交（一）驗(yàn)收要求1.政府投資的重大工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位應(yīng)向同級(jí)檔案行政管理部門申請(qǐng)檔案驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收3個(gè)月前完成。2.檔案驗(yàn)收應(yīng)成立由檔案行政管理部門、建設(shè)單位及相關(guān)專業(yè)人員組成的驗(yàn)收組，驗(yàn)收組人數(shù)不少于5人。3.檔案驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)本制度及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工程檔案的完整性（包括檔案種類、數(shù)量、內(nèi)容等）、準(zhǔn)確性（包括文件材料的真實(shí)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等）、系統(tǒng)性（包括檔案分類、編號(hào)、編目等）、規(guī)范性（包括文件格式、簽字蓋章、裝訂等）進(jìn)行全面檢查。4.驗(yàn)收組應(yīng)通過(guò)聽取匯報(bào)、查閱檔案、實(shí)地檢查等方式進(jìn)行驗(yàn)收，并形成檔案驗(yàn)收意見。驗(yàn)收意見應(yīng)包括驗(yàn)收基本情況、存在問(wèn)題及整改要求等內(nèi)容。5.對(duì)檔案驗(yàn)收合格的工程，檔案行政管理部門應(yīng)出具檔案驗(yàn)收意見；對(duì)驗(yàn)收不合格的工程，建設(shè)單位應(yīng)按照驗(yàn)收意見要求進(jìn)行整改，整改完成后重新申請(qǐng)檔案驗(yàn)收。（二）移交要求1.工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)檔案行政管理部門移交工程檔案。2.移交工程檔案時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)提交檔案移交清單、檔案驗(yàn)收意見等相關(guān)材料，并辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案行政管理部門對(duì)接收的工程檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體及職責(zé)1.檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)政府工程檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，依法查處檔案管理違法違規(guī)行為。2.建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位及各參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理人員的配備及業(yè)務(wù)培訓(xùn)情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案行政管理部門和建設(shè)單位應(yīng)定期組織對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)工程建設(shè)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)、關(guān)鍵部位或檔案管理中存在的突出問(wèn)題，適時(shí)開展專項(xiàng)檢查。3.隨機(jī)抽查：對(duì)部分工程項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行隨機(jī)抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檢查部門應(yīng)及