PAGE印發(fā)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱行為，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，保障公司財(cái)務(wù)信息的保密性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的外部單位因工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及國(guó)家其他有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、會(huì)計(jì)檔案的定義與范圍（一）會(huì)計(jì)檔案定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、調(diào)閱申請(qǐng)與審批（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由調(diào)閱人填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱(chēng)、所屬年度、調(diào)閱目的、調(diào)閱時(shí)間等內(nèi)容。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等合法事由需要調(diào)閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具正式的調(diào)閱函，說(shuō)明調(diào)閱的具體原因、范圍和時(shí)間要求等，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》或外部調(diào)閱函首先提交至申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人處，由部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表或調(diào)閱函流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審查，重點(diǎn)關(guān)注調(diào)閱目的是否符合規(guī)定、調(diào)閱時(shí)間是否合理以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案安全的影響等因素。審核無(wú)誤后，簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于涉及重要會(huì)計(jì)檔案或調(diào)閱范圍較大的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮公司整體利益、財(cái)務(wù)信息安全等因素，做出最終審批決定。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將審批結(jié)果通知調(diào)閱申請(qǐng)人。對(duì)于內(nèi)部調(diào)閱申請(qǐng)，以書(shū)面或郵件形式告知調(diào)閱人可以進(jìn)行調(diào)閱的具體時(shí)間和地點(diǎn)等相關(guān)信息。2.對(duì)于外部調(diào)閱申請(qǐng)，以正式函件回復(fù)調(diào)閱單位，明確告知其調(diào)閱申請(qǐng)已獲批準(zhǔn)，并按照對(duì)方要求提供調(diào)閱的具體安排，如調(diào)閱時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)閱人員要求等。四、調(diào)閱人員要求（一）內(nèi)部調(diào)閱人員1.內(nèi)部調(diào)閱人員必須是公司正式員工，且與調(diào)閱目的相關(guān)的工作崗位人員。調(diào)閱人員應(yīng)熟悉會(huì)計(jì)檔案管理的基本規(guī)定，了解調(diào)閱檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容。2.在調(diào)閱過(guò)程中，調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶離規(guī)定的調(diào)閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。（二）外部調(diào)閱人員1.外部調(diào)閱人員僅限于調(diào)閱函中明確指定的人員，調(diào)閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)和工作背景，如注冊(cè)會(huì)計(jì)師、稅務(wù)稽查人員等。2.外部調(diào)閱人員在調(diào)閱前，需向公司財(cái)務(wù)部門(mén)提交調(diào)閱人員的身份證明、工作證件等相關(guān)資料進(jìn)行備案。調(diào)閱過(guò)程中，必須由公司財(cái)務(wù)人員陪同，不得單獨(dú)接觸會(huì)計(jì)檔案。3.外部調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得將調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案用于與調(diào)閱目的無(wú)關(guān)的其他用途，不得泄露公司財(cái)務(wù)信息。五、調(diào)閱時(shí)間與地點(diǎn)（一）調(diào)閱時(shí)間1.內(nèi)部調(diào)閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司正常工作時(shí)間安排，原則上不安排在節(jié)假日或非工作時(shí)間調(diào)閱。如因特殊情況需要在非工作時(shí)間調(diào)閱，需提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部調(diào)閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司與調(diào)閱單位協(xié)商確定，一般應(yīng)提前通知公司財(cái)務(wù)部門(mén)。調(diào)閱時(shí)間應(yīng)盡量集中在工作日的正常工作時(shí)間內(nèi)，避免影響公司正常財(cái)務(wù)工作秩序。調(diào)閱時(shí)間一經(jīng)確定，雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守，如有特殊情況需要變更，應(yīng)提前通知對(duì)方并重新協(xié)商確定。（二）調(diào)閱地點(diǎn)1.內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)在公司指定的財(cái)務(wù)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行，不得在其他非指定地點(diǎn)調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。2.外部調(diào)閱應(yīng)在公司辦公場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，如因特殊原因需要在公司外調(diào)閱，必須經(jīng)過(guò)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。六、調(diào)閱登記與手續(xù)（一）調(diào)閱登記1.無(wú)論是內(nèi)部調(diào)閱還是外部調(diào)閱，在調(diào)閱前均需進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)閱登記。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿》，記錄調(diào)閱日期、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱單位名稱(chēng)（內(nèi)部調(diào)閱部門(mén)）、調(diào)閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、調(diào)閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.調(diào)閱人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿》上簽字確認(rèn)，表明已收到所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案，并承諾遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定。（二）調(diào)閱手續(xù)1.內(nèi)部調(diào)閱人員憑審批通過(guò)的《會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)檔案保管部門(mén)辦理調(diào)閱手續(xù)，領(lǐng)取所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案。檔案保管人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的檔案名稱(chēng)和數(shù)量，逐一核對(duì)并交付調(diào)閱人員。2.外部調(diào)閱人員憑公司財(cái)務(wù)部門(mén)出具的調(diào)閱通知和調(diào)閱人員身份證明等相關(guān)資料，在公司財(cái)務(wù)人員陪同下辦理調(diào)閱手續(xù)。檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格審查調(diào)閱人員身份和調(diào)閱手續(xù)的完備性，無(wú)誤后辦理檔案交付手續(xù)。七、調(diào)閱期間的檔案管理（一）檔案保管1.調(diào)閱期間，會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)保管，調(diào)閱人員不得擅自將檔案帶離保管場(chǎng)所。如因特殊情況需要臨時(shí)帶出保管場(chǎng)所，必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)，明確歸還時(shí)間和責(zé)任。2.檔案保管人員應(yīng)確保調(diào)閱場(chǎng)所的安全，防止會(huì)計(jì)檔案丟失、損壞或被盜。調(diào)閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，以保障會(huì)計(jì)檔案的安全。（二）檔案使用規(guī)范1.調(diào)閱人員只能查閱與調(diào)閱目的相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，不得查閱與調(diào)閱目的無(wú)關(guān)的其他檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.復(fù)印或摘錄的會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)注明出處，并由檔案保管人員進(jìn)行登記備案。復(fù)印件或摘錄件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案保管部門(mén)公章或騎縫章。3.調(diào)閱人員在調(diào)閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在檔案上進(jìn)行任何有損檔案完整性和真實(shí)性的操作，如折疊、裁剪、污損等。（三）歸還管理1.調(diào)閱期滿(mǎn)，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案歸還至公司財(cái)務(wù)檔案保管部門(mén)。檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等，確保與調(diào)閱登記記錄一致。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失或短缺等情況，調(diào)閱人員應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，采取必要的補(bǔ)救措施，以確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。八、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案過(guò)程中涉及的公司財(cái)務(wù)信息，包括但不限于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、合同協(xié)議等，均屬于保密范圍。2.調(diào)閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密在調(diào)閱過(guò)程中知悉的公司財(cái)務(wù)機(jī)密，不得向任何無(wú)關(guān)人員透露。（二）保密措施1.公司與調(diào)閱人員（包括內(nèi)部和外部）應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)作為調(diào)閱手續(xù)的一部分，由調(diào)閱人員簽字確認(rèn)。2.調(diào)閱人員在調(diào)閱場(chǎng)所應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得在非調(diào)閱時(shí)間或非調(diào)閱場(chǎng)所談?wù)摴矩?cái)務(wù)信息。如調(diào)閱場(chǎng)所涉及其他人員，調(diào)閱人員應(yīng)注意避免在他人面前泄露財(cái)務(wù)機(jī)密。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱，應(yīng)采取更嚴(yán)格的保密措施，如限制調(diào)閱人員范圍、對(duì)調(diào)閱資料進(jìn)行加密處理等。（三）違規(guī)處理1.如調(diào)閱人員違反保密規(guī)定，將公司財(cái)務(wù)信息泄露給無(wú)關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同（對(duì)于內(nèi)部調(diào)閱人員）、追究法律責(zé)任（對(duì)于外部調(diào)閱人員）等。2.因調(diào)閱人員泄密給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，調(diào)閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司將通過(guò)法律途徑追究調(diào)閱人員的賠償責(zé)任，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保調(diào)閱行為符合本制度的規(guī)定。同時(shí)，公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱情況進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督，檢查調(diào)閱制度的執(zhí)行效果和會(huì)計(jì)檔案的安全管理情況。（二）檢查內(nèi)容1.調(diào)閱申請(qǐng)與審批手續(xù)是否完備，是否存在未經(jīng)審批擅自調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案的情況。2.調(diào)閱人員是否符合要求，是否遵守調(diào)閱時(shí)間、地點(diǎn)和調(diào)閱人員要求等規(guī)定。3.調(diào)閱登記與手續(xù)是否齊全，調(diào)閱期間的檔案管理是否規(guī)范，檔案歸還是否及時(shí)、完整。4.保密規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，是否存在調(diào)閱人員泄露公司財(cái)務(wù)信息的情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提出整改意見(jiàn)和建議。2.公司應(yīng)針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)令相關(guān)責(zé)任部門(mén)或人員限期整改，確保會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱制度的嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。十、附則（一）制度解釋本制度由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況進(jìn)行