PAGE研發(fā)中心檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研發(fā)中心檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研發(fā)中心各部門及全體員工在研發(fā)活動(dòng)中形成的各類檔案的保管。（三）檔案定義研發(fā)中心檔案是指在研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研發(fā)中心檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映研發(fā)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.項(xiàng)目檔案：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.技術(shù)資料檔案：涵蓋研發(fā)過(guò)程中形成的技術(shù)文檔、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件等。3.人員檔案：包含員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等。4.設(shè)備檔案：涉及研發(fā)設(shè)備的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)記錄、維修檔案等。5.財(cái)務(wù)檔案：如研發(fā)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。6.其他檔案：如對(duì)外合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函等。（二）編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。例如，項(xiàng)目檔案編號(hào)為“XM”，技術(shù)資料檔案編號(hào)為“JS”等。2.在每一類編號(hào)下，根據(jù)檔案形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行流水編號(hào)。如“XM001”表示第一個(gè)項(xiàng)目檔案，“JS001”表示第一份技術(shù)資料檔案。三、檔案收集與整理（一）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.在研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目相關(guān)檔案整理齊全，提交給檔案管理部門。3.對(duì)于日常工作中形成的重要文件、資料，應(yīng)隨時(shí)收集，定期移交。（二）整理1.檔案管理部門收到檔案后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、名稱、日期來(lái)源、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。4.按照一定的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在盒脊或封面標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速檢索電子檔案。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司重大研發(fā)項(xiàng)目檔案、核心技術(shù)資料、專利文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為[X]年，包括重要的研發(fā)項(xiàng)目檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.短期保管的檔案期限一般為[X]年，如一般性的項(xiàng)目文檔、日常工作記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。4.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)研發(fā)中心領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和保管期限等情況，決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)需經(jīng)研發(fā)中心主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要檔案或保密檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況從嚴(yán)掌握。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時(shí)應(yīng)對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（六）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供相關(guān)檔案。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.在利用檔案過(guò)程中，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案借閱、利用過(guò)程中，應(yīng)要求借閱人、利用人遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密培訓(xùn)1.定期對(duì)檔案管理人員和可能接觸到機(jī)密檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.保密培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密操作規(guī)范等。（三）保密監(jiān)督1.建立保密監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理過(guò)程中的保密情況進(jìn)行定期檢查。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)研發(fā)中心領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、