PAGE物業(yè)檔案痕跡管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案痕跡管理，確保物業(yè)檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義1.物業(yè)檔案：指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括物業(yè)規(guī)劃資料、業(yè)主資料、房屋及設(shè)施設(shè)備檔案、物業(yè)服務(wù)記錄等。2.痕跡管理：通過對(duì)物業(yè)檔案形成過程中的各類原始記錄、文件簽署、工作流程等進(jìn)行詳細(xì)記錄和留存，以保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：物業(yè)檔案應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)于涉及業(yè)主隱私和公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案痕跡管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理工作符合制度要求。3.集中統(tǒng)一管理物業(yè)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.在工作中嚴(yán)格按照檔案痕跡管理要求，做好各類文件的簽署、記錄等工作，為檔案的形成提供可靠依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.業(yè)主資料：業(yè)主入住登記表、身份證復(fù)印件、房屋租賃合同、業(yè)主繳費(fèi)記錄等。3.房屋及設(shè)施設(shè)備檔案：房屋產(chǎn)權(quán)證書、房屋維修記錄、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.物業(yè)服務(wù)記錄：日常巡查記錄、保潔工作記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、安全保衛(wèi)記錄、投訴處理記錄等。5.其他相關(guān)資料：與物業(yè)管理有關(guān)的合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具記錄檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，以便于查找和管理。（四）整理方法1.分類：將收集到的檔案資料按照上述收集范圍進(jìn)行分類，可分為綜合管理類、業(yè)主資料類、房屋及設(shè)施設(shè)備類、物業(yè)服務(wù)類等。2.編號(hào)：為每份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的方式，如2023ZH001表示2023年綜合管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息。檔案目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式保存。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。四、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案整理完成后，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式可采用復(fù)印件、電子掃描件等形式。備份檔案應(yīng)與原件分開存放，并注明備份日期和備份方式。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全措施，確保檔案的安全保管。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及業(yè)主隱私和公司機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批，如申請(qǐng)查閱的檔案涉及機(jī)密或需特殊審批的，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.審批通過后，檔案管理部門為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。5.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料僅供查閱申請(qǐng)人在規(guī)定的用途范圍內(nèi)使用，嚴(yán)禁將檔案資料用于其他目的或泄露給無關(guān)人員。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為公司決策提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時(shí)效性和有效性。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)資料，了解檔案的形成背景、內(nèi)容和利用情況。2.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，了解檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案出售或贈(zèng)送他人。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和銷毀方式。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的物業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案形成過程的痕跡管理，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置、內(nèi)容摘要等信息。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案資料。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.