PAGE檔案室需要掛哪些制度檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、上架等工作，建立科學(xué)的檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高工作效率和質(zhì)量。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，做好檔案借閱登記和歸還檢查工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司的工程建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等。7.公司的聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。五、檔案利用（一）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。2.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。（二）借閱登記1.檔案室對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室在檔案歸還時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。（五）查閱利用1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、用途等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1..永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱審批等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。