PAGE檔案損壞丟失獎(jiǎng)懲制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，預(yù)防檔案損壞、丟失等情況的發(fā)生，特制定本獎(jiǎng)懲制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案損壞、丟失風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防，通過完善管理流程、加強(qiáng)培訓(xùn)教育等措施，減少事故發(fā)生概率。3.獎(jiǎng)懲分明原則：對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)定導(dǎo)致檔案損壞、丟失的行為進(jìn)行嚴(yán)肅懲處。二、檔案管理職責(zé)與要求（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的集中保管，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管本人在工作中形成或使用的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。2.在檔案使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱、歸還制度，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。3.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。（四）檔案管理要求1.檔案的收集應(yīng)及時(shí)、全面，確保涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料。2.整理檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性，便于查閱和利用。3.歸檔要準(zhǔn)確、完整，將整理好的檔案及時(shí)移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。三、檔案損壞、丟失的預(yù)防措施（一）培訓(xùn)教育1.定期組織檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以及檔案管理知識(shí)和技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案整理方法、檔案安全保管等方面。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其了解公司檔案管理規(guī)定和自身在檔案管理中的職責(zé)。（二）流程規(guī)范1.建立檔案收集、整理、歸檔、借閱、歸還等詳細(xì)流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任人，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。2.在檔案整理過程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化備份，以防止紙質(zhì)檔案損壞、丟失后無法恢復(fù)。數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保其安全性和可用性。（三）設(shè)施保障1.配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品、監(jiān)控設(shè)備等，并定期檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免檔案受到污染和損壞。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、借閱等方面。2.建立檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。四、檔案損壞、丟失的認(rèn)定與處理（一）檔案損壞、丟失的認(rèn)定1.檔案出現(xiàn)破損、褪色、字跡模糊等情況，影響檔案的正常查閱和利用，視為檔案損壞。2.檔案在保管過程中，因人為疏忽、自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案缺失或無法找到，視為檔案丟失。3.檔案損壞、丟失的認(rèn)定應(yīng)由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并出具認(rèn)定報(bào)告。（二）檔案損壞、丟失的處理流程1.發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失后，責(zé)任人應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、存放位置、損壞或丟失情況及可能的原因等。2.檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速啟動(dòng)調(diào)查程序，查明原因，確定責(zé)任主體。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處理，并采取措施盡量減少損失，如對(duì)損壞檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找或補(bǔ)充等。（三）責(zé)任追究1.因員工故意或重大過失導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)因工作失誤導(dǎo)致檔案損壞、丟失的員工，公司將責(zé)令其采取補(bǔ)救措施，并根據(jù)損失情況給予一定的經(jīng)濟(jì)賠償。賠償金額根據(jù)檔案的重要性、價(jià)值及修復(fù)或重新制作的成本等因素確定。3.對(duì)于因部門管理不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，公司將對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其整改。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究部門負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任。五、獎(jiǎng)勵(lì)制度（一）獎(jiǎng)勵(lì)條件1.在檔案收集工作中，積極主動(dòng)，成績(jī)顯著，為公司檔案資源的豐富做出重要貢獻(xiàn)的。2.對(duì)檔案整理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提出有效改進(jìn)方法，提高檔案管理效率和質(zhì)量的。3.在檔案保管過程中，嚴(yán)格遵守規(guī)定，確保檔案安全，多年未發(fā)生檔案損壞、丟失事故的。4.及時(shí)發(fā)現(xiàn)并成功阻止檔案損壞、丟失事故發(fā)生，避免公司遭受重大損失的。5.在檔案利用服務(wù)方面表現(xiàn)出色，為公司業(yè)務(wù)開展提供有力支持，受到廣泛好評(píng)的。（二）獎(jiǎng)勵(lì)方式1.榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)：頒發(fā)榮譽(yù)證書，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)。2.物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：給予一定金額的獎(jiǎng)金，獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)貢獻(xiàn)大小確定。3.晉升獎(jiǎng)勵(lì)：在同等條件下，優(yōu)先考慮晉升機(jī)會(huì)。（三）獎(jiǎng)勵(lì)程序1.由部門或其他員工推薦符合獎(jiǎng)勵(lì)條件的個(gè)人或部門，填寫?yīng)剟?lì)申請(qǐng)表，并附上相關(guān)事跡材料。2.檔案管理部門對(duì)推薦材料進(jìn)行初審，核實(shí)事跡的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.初審?fù)ㄟ^后，提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)。4.公司發(fā)布獎(jiǎng)勵(lì)通知，對(duì)獲獎(jiǎng)個(gè)人或部門進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。六、附則