PAGE蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案查詢制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，規(guī)范檔案查詢行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)各部門、單位及個(gè)人在履行職責(zé)、處理事務(wù)過程中涉及檔案查詢的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查詢活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保查詢行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，要高度重視檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為有需要的部門、單位及個(gè)人提供便捷、高效的檔案查詢服務(wù)。二、檔案查詢主體及權(quán)限（一）蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部部門及工作人員1.因工作需要，蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門工作人員可查詢本部門形成的檔案。查詢時(shí)，需填寫《蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.涉及跨部門工作需要查詢其他部門檔案的，需由申請(qǐng)部門與被查詢部門溝通協(xié)調(diào)，取得對(duì)方同意后，填寫申請(qǐng)表并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查詢。（二）蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)下屬單位下屬單位因業(yè)務(wù)開展、工作匯報(bào)等需要查詢蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，說明查詢理由、內(nèi)容要求等，經(jīng)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排查詢。（三）其他單位或個(gè)人1.外單位因工作聯(lián)系、合作項(xiàng)目等需要查詢蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，須持有單位正式介紹信，明確查詢事項(xiàng)和范圍，經(jīng)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供查詢服務(wù)。2.個(gè)人因特殊原因需要查詢蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，如涉及個(gè)人權(quán)益、歷史遺留問題等，應(yīng)提交個(gè)人有效身份證件及相關(guān)證明材料，說明查詢事由，經(jīng)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。三、檔案查詢流程（一）申請(qǐng)1.查詢主體需填寫《蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案查詢申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括查詢主體基本信息、查詢目的、查詢檔案的名稱、形成時(shí)間、保管期限等詳細(xì)內(nèi)容。2.申請(qǐng)部門或個(gè)人應(yīng)確保申請(qǐng)表內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并簽字蓋章確認(rèn)。（二）審批1.根據(jù)查詢主體的身份和查詢內(nèi)容，按照權(quán)限進(jìn)行審批。一般情況下，本部門內(nèi)部查詢由部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門查詢需雙方部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；外單位或個(gè)人查詢則需經(jīng)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，判斷查詢目的是否合理、查詢范圍是否必要，確保查詢活動(dòng)符合規(guī)定和工作需要。（三）查詢1.經(jīng)審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，安排專人負(fù)責(zé)查詢。查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查詢范圍和方式進(jìn)行操作，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或更改查詢內(nèi)容。2.在查詢過程中，查詢?nèi)藛T如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并向檔案管理部門報(bào)告。（四）結(jié)果反饋1.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)將查詢結(jié)果以適當(dāng)?shù)男问椒答伣o查詢主體。反饋形式可包括提供檔案復(fù)印件、摘錄相關(guān)內(nèi)容、出具查詢證明等，具體方式根據(jù)查詢主體的需求和檔案管理規(guī)定確定。2.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查詢結(jié)果，檔案管理部門應(yīng)要求查詢主體簽收，并告知其妥善保管和使用，不得泄露或用于非規(guī)定用途。四、檔案查詢范圍（一）文書檔案包括蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。（二）業(yè)務(wù)檔案涵蓋經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、民生保障、文化教育、生態(tài)環(huán)保等方面的業(yè)務(wù)工作檔案，如項(xiàng)目申報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、糾紛處理記錄等。（三）人事檔案有關(guān)蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的檔案資料。（四）財(cái)務(wù)檔案包括財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)工作相關(guān)檔案。（五）其他檔案如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實(shí)物檔案（證書、獎(jiǎng)杯、牌匾等）以及其他具有保存價(jià)值的資料。五、檔案查詢方式（一）現(xiàn)場(chǎng)查詢查詢主體可到蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門指定的場(chǎng)所，在檔案管理人員的協(xié)助下進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案原件。（二）復(fù)制查詢對(duì)于不涉及保密等特殊情況的檔案，查詢主體可申請(qǐng)復(fù)制相關(guān)檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求提供復(fù)制件，并加蓋檔案管理部門印章。（三）電子查詢利用蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)已建立的電子檔案管理系統(tǒng)，為查詢主體提供電子檔案在線查詢服務(wù)。查詢主體需經(jīng)授權(quán)并按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查詢。六、檔案安全與保密（一）安全防護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的日常管理，定期檢查設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。（二）保密措施1.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感檔案信息，嚴(yán)格限制查詢范圍，并采取加密存儲(chǔ)、專人管理等保密措施。2.查詢?nèi)藛T在查詢過程中應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的用途使用。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查詢活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保查詢過程符合保密要求。查詢結(jié)束后，及時(shí)收回檔案，對(duì)查詢場(chǎng)所進(jìn)行清理，防止檔案信息遺留或泄露。七、檔案利用與反饋（一）利用要求1.查詢主體應(yīng)按照申請(qǐng)的查詢目的使用檔案信息，不得將檔案用于其他非規(guī)定用途。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的研究、分析或引用，應(yīng)注明檔案來源，確保檔案信息的正確使用和傳播。（二）反饋機(jī)制1.鼓勵(lì)查詢主體對(duì)檔案查詢服務(wù)提出意見和建議，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)改進(jìn)工作。2.對(duì)于在檔案查詢過程中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題，如檔案整理不規(guī)范、信息缺失等，查詢主體可向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)核實(shí)并采取措施進(jìn)行整改。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立檔案查詢監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門定期對(duì)檔案查詢活動(dòng)進(jìn)行自查，檢查查詢流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督主動(dòng)接受上級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)檔案查詢工作的監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改落實(shí)。（三）考核評(píng)價(jià)將檔案查詢工作納入蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門的績(jī)效考核體系