PAGE人事檔案轉(zhuǎn)遞管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保人事檔案的安全、及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部機(jī)構(gòu)（如人才市場(chǎng)、其他用人單位等）之間人事檔案的轉(zhuǎn)遞。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案的轉(zhuǎn)遞必須以真實(shí)、準(zhǔn)確的信息為依據(jù)，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況相符。2.及時(shí)性原則：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)及時(shí)辦理，避免因延誤導(dǎo)致工作受到影響。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案的機(jī)密信息，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范操作原則：轉(zhuǎn)遞過(guò)程應(yīng)遵循規(guī)定的程序和要求，確保操作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。二、檔案轉(zhuǎn)遞的職責(zé)分工（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定轉(zhuǎn)遞計(jì)劃和流程。2.審核檔案轉(zhuǎn)遞的必要性和準(zhǔn)確性，確保轉(zhuǎn)遞信息符合規(guī)定。3.負(fù)責(zé)與檔案接收方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的整理、核對(duì)和封裝，確保檔案完整、有序。2.按照規(guī)定的方式和渠道進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞，跟蹤檔案的傳遞情況。3.做好檔案轉(zhuǎn)遞記錄，保存相關(guān)憑證。（三）相關(guān)部門(mén)1.配合人力資源部門(mén)提供檔案轉(zhuǎn)遞所需的信息和材料。2.在收到轉(zhuǎn)遞的檔案后，及時(shí)進(jìn)行接收和處理，并反饋相關(guān)情況。三、檔案轉(zhuǎn)遞的條件（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞1.員工崗位調(diào)動(dòng)，涉及到人事檔案需要隨崗位變動(dòng)轉(zhuǎn)至新的部門(mén)。2.員工晉升或降職，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，導(dǎo)致員工人事檔案歸屬發(fā)生變化。（二）外部轉(zhuǎn)遞1.員工離職，將人事檔案轉(zhuǎn)至人才市場(chǎng)或新的用人單位。2.公司與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作項(xiàng)目，需要提供相關(guān)人員的人事檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)或政策要求，需要將員工人事檔案轉(zhuǎn)至指定機(jī)構(gòu)。四、檔案轉(zhuǎn)遞的流程（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞流程1.申請(qǐng)：?jiǎn)T工所在部門(mén)填寫(xiě)《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收部門(mén)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門(mén)。2.審核：人力資源部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)轉(zhuǎn)遞的必要性和準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，通知檔案管理人員進(jìn)行檔案整理。3.整理：檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，核對(duì)檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，確保檔案無(wú)缺失、涂改等情況。4.封裝：將整理好的檔案進(jìn)行封裝，在檔案袋上注明檔案編號(hào)、員工姓名、轉(zhuǎn)遞原因、接收部門(mén)等信息，并加蓋密封章。5.轉(zhuǎn)遞：檔案管理人員將封裝好的檔案通過(guò)內(nèi)部傳遞渠道（如專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要文件交換等）轉(zhuǎn)至接收部門(mén)，并與接收部門(mén)辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《人事檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)遞交接清單》上簽字確認(rèn)。6.更新記錄：人力資源部門(mén)及時(shí)更新人事檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、接收部門(mén)等情況。（二）外部轉(zhuǎn)遞流程1.申請(qǐng)：由相關(guān)部門(mén)或員工本人填寫(xiě)《人事檔案外部轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.審核：人力資源部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審核轉(zhuǎn)遞理由是否充分、接收單位的資質(zhì)和信譽(yù)等。審核通過(guò)后，通知檔案管理人員準(zhǔn)備檔案。3.整理與審核：檔案管理人員再次對(duì)人事檔案進(jìn)行全面整理和審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、規(guī)范。如有需要補(bǔ)充或更正的信息，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通處理。4.封裝與密封：將審核無(wú)誤的檔案進(jìn)行妥善封裝，使用專(zhuān)用檔案袋，并在封口處加蓋密封章。在檔案袋表面清晰標(biāo)注檔案編號(hào)、員工姓名、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱(chēng)及地址等信息。5.選擇轉(zhuǎn)遞方式：根據(jù)檔案的重要性、緊急程度以及接收單位的要求，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式。常見(jiàn)的轉(zhuǎn)遞方式包括機(jī)要交通、專(zhuān)人送取、郵政特快專(zhuān)遞（EMS）等。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，優(yōu)先采用機(jī)要交通方式轉(zhuǎn)遞。6.辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)：若選擇機(jī)要交通方式，檔案管理人員持單位介紹信到當(dāng)?shù)貦C(jī)要交通部門(mén)辦理檔案交寄手續(xù)，獲取機(jī)要交通回執(zhí)，并將回執(zhí)妥善保存。若選擇專(zhuān)人送取方式，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)將檔案送達(dá)接收單位，并要求接收單位在《人事檔案外部轉(zhuǎn)遞交接清單》上簽字確認(rèn)。送取人員應(yīng)記錄送取過(guò)程中的相關(guān)信息，如送達(dá)時(shí)間、接收人等。若選擇郵政特快專(zhuān)遞（EMS）方式，檔案管理人員按照郵政部門(mén)的要求填寫(xiě)快遞單，詳細(xì)注明檔案相關(guān)信息，并留存快遞單號(hào)作為查詢(xún)依據(jù)。7.跟蹤與反饋：對(duì)于機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞的檔案，通過(guò)機(jī)要交通部門(mén)提供的查詢(xún)渠道跟蹤檔案?jìng)鬟f進(jìn)度，確保檔案安全、及時(shí)送達(dá)。對(duì)于專(zhuān)人送取和郵政特快專(zhuān)遞（EMS）轉(zhuǎn)遞的檔案，及時(shí)與接收單位或郵政部門(mén)聯(lián)系，了解檔案是否順利送達(dá)。如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向人力資源部門(mén)反饋情況。8.更新檔案信息：檔案成功轉(zhuǎn)遞后，人力資源部門(mén)在人事檔案管理系統(tǒng)中及時(shí)更新檔案狀態(tài)，注明轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位等信息，并將相關(guān)轉(zhuǎn)遞憑證（如機(jī)要交通回執(zhí)、快遞單復(fù)印件、交接清單等）歸檔保存。五、檔案轉(zhuǎn)遞的要求（一）檔案材料的完整性1.轉(zhuǎn)遞的人事檔案應(yīng)包含員工的各類(lèi)基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等完整材料。2.確保檔案材料的原件齊全，復(fù)印件應(yīng)清晰、與原件一致，并注明出處。（二）檔案封裝的規(guī)范性1.檔案封裝應(yīng)使用符合檔案管理要求的檔案袋或檔案盒，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中得到妥善保護(hù)。2.檔案袋或檔案盒應(yīng)密封良好，加蓋密封章，并在封口處粘貼密封條。3.在檔案袋或檔案盒表面應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)檔案編號(hào)、員工姓名、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息，字跡應(yīng)清晰、工整。（三）轉(zhuǎn)遞方式的安全性1.選擇安全可靠的轉(zhuǎn)遞方式，確保檔案在傳遞過(guò)程中不丟失、不損壞、不泄露。2.對(duì)于機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格按照機(jī)要交通部門(mén)的規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案通過(guò)機(jī)要渠道安全傳遞。3.對(duì)于專(zhuān)人送取，送取人員應(yīng)具備責(zé)任心和保密意識(shí)，確保檔案在送取過(guò)程中的安全。4.對(duì)于郵政特快專(zhuān)遞（EMS）轉(zhuǎn)遞，應(yīng)選擇有資質(zhì)、信譽(yù)好的郵政公司，并要求提供回執(zhí)單，以便跟蹤查詢(xún)檔案?jìng)鬟f情況。（四）轉(zhuǎn)遞信息的準(zhǔn)確性1.轉(zhuǎn)遞過(guò)程中涉及的各類(lèi)信息（如申請(qǐng)表、交接清單、快遞單等）應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。2.確保轉(zhuǎn)遞信息與人事檔案管理系統(tǒng)中的信息一致，以便及時(shí)更新檔案狀態(tài)和進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。六、檔案轉(zhuǎn)遞的記錄與查詢(xún)（一）記錄要求1.建立完善的人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄制度，對(duì)每一次檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞日期、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞方式、檔案編號(hào)、員工姓名、接收單位、交接情況等信息。3.轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子記錄應(yīng)定期備份，確保記錄的完整性和可追溯性。（二）查詢(xún)方式1.公司內(nèi)部人員如需查詢(xún)?nèi)耸聶n案轉(zhuǎn)遞記錄，可向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員提供相關(guān)記錄。2.查詢(xún)應(yīng)遵循規(guī)定的程序和權(quán)限，確保查詢(xún)信息的安全性和保密性。3.對(duì)于涉及檔案轉(zhuǎn)遞的重要信息，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行查詢(xún)和使用，嚴(yán)禁擅自泄露或篡改轉(zhuǎn)遞記錄。七、檔案轉(zhuǎn)遞的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立人事檔案轉(zhuǎn)遞監(jiān)督機(jī)制各級(jí)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保轉(zhuǎn)遞工作符合規(guī)定要求。2.定期對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞記錄進(jìn)行審查，核實(shí)轉(zhuǎn)遞信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案轉(zhuǎn)遞流程是否符合規(guī)定，各項(xiàng)手續(xù)是否齊全、完備。2.檢查檔案材料的完整性和規(guī)范性，是否存在缺失、涂改、偽造等情況。3.檢查檔案封裝是否符合要求，轉(zhuǎn)遞方式是否安全可靠。4.檢查轉(zhuǎn)遞記錄是否準(zhǔn)確、完整，是否及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的信息。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)