PAGE驗(yàn)收檔案保存制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司驗(yàn)收檔案的管理，確保驗(yàn)收檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所有驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的保存管理工作，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收、服務(wù)驗(yàn)收等各類驗(yàn)收活動(dòng)所形成的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：驗(yàn)收檔案應(yīng)如實(shí)反映驗(yàn)收過(guò)程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集驗(yàn)收過(guò)程中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、驗(yàn)收檔案的內(nèi)容（一）工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檔案1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)圖紙及說(shuō)明。3.施工過(guò)程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。5.質(zhì)量驗(yàn)收文件：分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.竣工圖：準(zhǔn)確反映工程實(shí)際情況的竣工圖紙。（二）設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收檔案1.采購(gòu)合同：設(shè)備采購(gòu)合同及其補(bǔ)充協(xié)議。2.設(shè)備技術(shù)文件：設(shè)備說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、質(zhì)量檢驗(yàn)證書(shū)等。3.到貨驗(yàn)收記錄：設(shè)備到貨清單、外觀檢查記錄、數(shù)量核對(duì)記錄等。4.安裝調(diào)試記錄：設(shè)備安裝調(diào)試過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，包括調(diào)試報(bào)告、試運(yùn)行記錄等。5.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：設(shè)備驗(yàn)收合格報(bào)告，明確設(shè)備的驗(yàn)收結(jié)論。（三）服務(wù)驗(yàn)收檔案1.服務(wù)合同：服務(wù)采購(gòu)合同及其相關(guān)條款。2.服務(wù)方案：服務(wù)提供方制定的服務(wù)方案。3.服務(wù)過(guò)程記錄：服務(wù)過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如服務(wù)報(bào)告、客戶反饋等。4.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：明確服務(wù)驗(yàn)收的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求。5.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：服務(wù)驗(yàn)收合格報(bào)告，對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)和總結(jié)。三、驗(yàn)收檔案的收集與整理（一）收集要求1.驗(yàn)收工作完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收過(guò)程中形成的各類文件、資料收集齊全，確保無(wú)遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。（二）整理原則1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。(三）整理方法1.分類根據(jù)驗(yàn)收項(xiàng)目的類型，將驗(yàn)收檔案分為工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檔案、設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收檔案、服務(wù)驗(yàn)收檔案等類別。在每一類別下，再按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行細(xì)分。例如，工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檔案可分為項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程文件等二級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，且能體現(xiàn)檔案的類別、年度等信息。編號(hào)格式可采用“驗(yàn)收項(xiàng)目類別代碼年份流水號(hào)”，如“GC2023001”表示2023年的工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檔案中的第1份文件。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對(duì)較少的檔案，可采用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或內(nèi)容較多的檔案，應(yīng)先進(jìn)行折疊或裁剪，使其符合A4紙規(guī)格后再裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。檔案目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)成冊(cè)保存。四、驗(yàn)收檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管方式1.按照檔案的類別、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）保管期限1.驗(yàn)收檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定。2.一般情況下，工程建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收檔案的保管期限為長(zhǎng)期，設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收檔案和服務(wù)驗(yàn)收檔案的保管期限為[X]年。3.對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)等關(guān)鍵檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案清查1.定期對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并報(bào)公司檔案管理部門(mén)備案。五、驗(yàn)收檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱驗(yàn)收檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的驗(yàn)收檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱驗(yàn)收檔案，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后將申請(qǐng)表提交檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（三）利用方式1.驗(yàn)收檔案可用于公司內(nèi)部的項(xiàng)目總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)借鑒、質(zhì)量追溯等工作。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門(mén)可對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行整理、匯編，形成專題資料，供相關(guān)人員查閱和參考。3.在對(duì)外提供檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行審核和審批，確保公司信息安全。六、驗(yàn)收檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存與銷毀符合公司的利益和法律法規(guī)要求。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的保管期限是否屆滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.評(píng)估檔案的內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密、重要資產(chǎn)等關(guān)鍵信息，是否需要繼續(xù)保密保存。3.檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，是否存在質(zhì)量問(wèn)題影響檔案的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀