PAGE印鑒檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印鑒檔案的安全管理，確保印鑒檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)涉及的各類印鑒檔案的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將印鑒檔案的安全置于首位，采取有效措施防止印鑒檔案的丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印鑒檔案管理工作合法合規(guī)。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)印鑒的重要性和使用頻率，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確各級(jí)管理職責(zé)。4.保密原則：印鑒檔案涉及公司機(jī)密信息，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、印鑒檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.公司公章檔案：包括公司公章、法定代表人章等具有最高效力的印鑒檔案。2.部門印章檔案：各部門專用的業(yè)務(wù)印章檔案。3.合同專用章檔案：用于簽訂各類合同的專用印章檔案。4.財(cái)務(wù)專用章檔案：涉及公司財(cái)務(wù)收支的專用印章檔案。（二）編號(hào)對(duì)每一類印鑒檔案進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)印鑒類別、年份及順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。例如，公司公章檔案編號(hào)為：G20XX001，其中“G”代表公司公章，“20XX”代表年份，“001”為順序號(hào)。三、印鑒檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的印鑒檔案保管室，確保保管室具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全條件。2.保管室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存期限不少于[X]天。3.保管室內(nèi)應(yīng)配備保險(xiǎn)柜、檔案柜等必要的存儲(chǔ)設(shè)備，印鑒應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)，檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中。（二）保管人員1.選拔政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、具備保密意識(shí)的人員擔(dān)任印鑒檔案保管人員。2.保管人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其職責(zé)和義務(wù)，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。3.保管人員應(yīng)定期接受安全培訓(xùn)和考核，確保其熟悉印鑒檔案管理流程和安全要求。（三）保管要求1.印鑒使用完畢后，應(yīng)立即歸還保管人員，不得在非保管場(chǎng)所存放過夜。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，確保印鑒完好無損，如有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.印鑒檔案應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。4.對(duì)于電子印鑒檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。四、印鑒檔案的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印鑒前，需填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.審批權(quán)限：根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和金額大小，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由總經(jīng)理審批（具體審批權(quán)限可根據(jù)公司實(shí)際情況另行規(guī)定）。3.用印登記：保管人員根據(jù)審批后的《印鑒使用申請(qǐng)表》進(jìn)行用印登記，記錄用印時(shí)間、用印人、用印事項(xiàng)、印鑒名稱等信息。4.用印操作：用印時(shí)，保管人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保用印位置準(zhǔn)確、清晰，不得在空白紙張或文件上用印。5.用印后文件存檔：用印后的文件應(yīng)及時(shí)存檔，與印鑒檔案一同保管。（二）使用限制1.嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、票據(jù)等文件上加蓋印鑒。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將印鑒帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保印鑒安全。3.嚴(yán)禁將印鑒借給他人使用或允許他人代為用印。五、印鑒檔案的交接（一）交接原因1.保管人員離職、調(diào)動(dòng)或崗位調(diào)整時(shí)，需進(jìn)行印鑒檔案的交接。2.因工作需要，印鑒檔案需在不同部門或人員之間進(jìn)行臨時(shí)交接。（二）交接流程1.交接前準(zhǔn)備：交接雙方應(yīng)共同對(duì)印鑒檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)印鑒數(shù)量、編號(hào)、檔案資料等信息，確保賬實(shí)相符。2.填寫交接清單：交接雙方應(yīng)詳細(xì)填寫《印鑒檔案交接清單》，注明交接日期、交接雙方姓名、交接印鑒檔案名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并簽字確認(rèn)。3.監(jiān)交：一般情況下，由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。監(jiān)交人應(yīng)在交接清單上簽字，確保交接過程的真實(shí)性和完整性。4.交接后存檔：交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。六、印鑒檔案的銷毀（一）銷毀原因1.印鑒因磨損、損壞等原因無法繼續(xù)使用。2.印鑒使用期限屆滿，不再需要保留。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，印鑒不再使用。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由使用部門或保管人員提出印鑒銷毀申請(qǐng)，注明銷毀印鑒的名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.審批：申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大印鑒銷毀事項(xiàng)需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由保管人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施印鑒銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印鑒無法恢復(fù)使用。4.記錄備案：銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。記錄應(yīng)存檔保存，期限不少于[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印鑒檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)本部門印鑒使用情況進(jìn)行自查，確保用印合規(guī)、檔案安全。（二）外部檢查積極配合上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查工作，如實(shí)提供印鑒檔案管理相關(guān)資料，對(duì)檢查提出的問題及時(shí)整改落實(shí)。八、責(zé)任追究如果發(fā)生印鑒檔案安全事故，將根據(jù)事故的嚴(yán)重程度和造成的損失，追究相關(guān)人員的責(zé)任：1.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印鑒丟失、損壞的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；如因故意或重大過失造成嚴(yán)重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印鑒、違規(guī)用印等行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分；如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)