PAGE紅安檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)紅安檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于紅安公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的檔案資料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案保管：妥善保管檔案，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案利用服務(wù)：為公司/組織各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)登記和催還檔案。4.檔案信息化管理：負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，將檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理的效率和水平。5.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案管理工作的成效和存在的問題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政事務(wù)處理文件等。2.黨群工作類：涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：涉及公司/組織的經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購與管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的技術(shù)文件和資料。5.基本建設(shè)類：有關(guān)公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件。6.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類管理。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、工程建設(shè)等情況。8.電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫、電子郵件等。（二）檔案編號1.編號方法采用“年度類別流水號”的編號方式。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類的第1份檔案。2.編號規(guī)則年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年。類別：根據(jù)檔案分類表，用兩個(gè)大寫字母表示檔案類別，如XZ表示行政管理類。流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示，從001開始編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織收到的上級文件、通知、批示等，以及向上級報(bào)送的請示、報(bào)告、總結(jié)等文件。4.公司/組織舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、錄像等。5.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交檔案管理部門歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持文件的原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失文件。對于重要文件的原件，應(yīng)妥善保管，如需復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制情況。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正文、附件、底稿、簽批意見等，確保檔案能夠全面反映公司/組織的工作活動(dòng)。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.區(qū)分不同價(jià)值，將具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔整理，對于無保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。3.便于保管和利用，采用科學(xué)合理的整理方法，如裝訂、編頁、編目等，確保檔案整齊規(guī)范，易于查找。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類，同類文件集中在一起。2.裝訂：對于紙張較多的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。3.編頁：對裝訂后的文件進(jìn)行編頁，標(biāo)注頁碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類順序，將紙質(zhì)檔案存放于檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明類別和編號。建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性和保管狀況。2.聲像檔案保管照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)分類整理，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并標(biāo)注相關(guān)信息。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。建立聲像檔案查閱登記制度，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用、備份等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止電子檔案被篡改、刪除或丟失。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.永久保管反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件，如公司章程、組織沿革、重大決策文件等。公司/組織的重要合同、協(xié)議，涉及重大權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的文件。上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司/組織長期執(zhí)行的文件，以及對本公司/組織有重要指導(dǎo)意義的文件。2.定期保管保管期限分為30年、10年。一般工作文件、一般性業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年。重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等，保管期限為30年。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門：為開展工作、解決問題、查閱歷史資料等需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.員工個(gè)人：因工作需要或涉及個(gè)人權(quán)益等原因，可查閱本人的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等相關(guān)檔案。3.外部單位：因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱公司/組織的部分檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：對于確需借出檔案的情況，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復(fù)制日期和份數(shù)。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)檔案利用者應(yīng)提前向檔案管理部門預(yù)約查閱時(shí)間，并填寫查閱登記表。查閱時(shí)，檔案利用者應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。查閱結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.借閱手續(xù)檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)向借閱者發(fā)放借閱證，并將檔案資料交借閱者簽收。借閱者應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱者的責(zé)任。3.復(fù)制手續(xù)檔案利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復(fù)制日期和份數(shù)，并交檔案利用者簽收。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，不得泄露檔案信息。2.對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，限制知悉范圍，防止檔案信息擴(kuò)散。3.加強(qiáng)對檔案管理工作場所的安全防范，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房及辦公區(qū)域。4.對檔案管理人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。（二）安全措施1.建立健全檔案安全管理制度體系，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止電子檔案信息被非法獲取或篡改。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案在遭受自然災(zāi)害、事故災(zāi)難等情況下的安全。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案收進(jìn)情況：包括檔案的數(shù)量、類別、來源等信息。檔案移出情況：包括檔案的銷毀、移交、捐贈(zèng)等情況。檔案保管情況：包括檔案的存儲(chǔ)位置、保管期限、密級等信息。檔案利用情況：包括檔案的查閱、借閱、復(fù)制次數(shù)，利用者的部門、姓名等信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門，為公司/組織的決策和管理提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司/組織內(nèi)部各部門因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，需要移交檔案的，應(yīng)填寫檔案移交清