PAGE檔案日常管理登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查詢(xún)、利用和統(tǒng)計(jì)分析，特制定本檔案日常管理登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的登記管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案登記信息應(yīng)如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：對(duì)檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行全面登記，保證登記內(nèi)容的完整性，不遺漏重要信息。3.及時(shí)性原則：檔案管理活動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息的時(shí)效性。4.保密性原則：涉及檔案機(jī)密信息的登記內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案收集登記（一）文件形成部門(mén)登記1.各部門(mén)在文件起草、承辦過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄文件的形成日期、文號(hào)、標(biāo)題、內(nèi)容摘要、密級(jí)、份數(shù)等基本信息，并填寫(xiě)《文件形成登記表》。2.《文件形成登記表》應(yīng)隨文件流轉(zhuǎn)，詳細(xì)記錄文件在本部門(mén)的辦理過(guò)程，包括擬稿人、審核人、簽發(fā)人、印發(fā)日期等信息。3.部門(mén)內(nèi)部文件傳閱時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件傳閱登記表》，記錄傳閱時(shí)間、傳閱人姓名及意見(jiàn)反饋等情況。（二）檔案移交登記1.文件辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，并填寫(xiě)《檔案移交登記表》，向檔案管理部門(mén)移交。2.《檔案移交登記表》應(yīng)注明移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年度、保管期限、移交日期、移交部門(mén)及移交人等信息。3.檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案移交登記表》內(nèi)容，與移交檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)，無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。三、檔案整理登記（一）分類(lèi)登記1.檔案管理部門(mén)按照公司檔案分類(lèi)方案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)，并填寫(xiě)《檔案分類(lèi)登記表》。2.《檔案分類(lèi)登記表》應(yīng)記錄檔案類(lèi)別名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別說(shuō)明及該類(lèi)別下檔案數(shù)量等信息。3.隨著檔案數(shù)量的增加和業(yè)務(wù)發(fā)展，如需調(diào)整檔案分類(lèi)，應(yīng)在《檔案分類(lèi)登記表》中詳細(xì)記錄調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及調(diào)整日期等信息。（二）編號(hào)登記1.對(duì)每一份檔案賦予唯一的編號(hào)，并填寫(xiě)《檔案編號(hào)登記表》。2.《檔案編號(hào)登記表》應(yīng)注明檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、所屬類(lèi)別、形成日期、保管期限等信息，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識(shí)別和管理。編碼規(guī)則應(yīng)在《檔案編號(hào)登記表》中明確記錄，并向公司各部門(mén)公布。（三）編目登記1.根據(jù)檔案整理情況，編制檔案目錄，填寫(xiě)《檔案目錄登記表》。2.《檔案目錄登記表》應(yīng)包含檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、責(zé)任者、形成日期、保管期限頁(yè)號(hào)等詳細(xì)信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。3.檔案目錄應(yīng)定期更新，如檔案信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)在《檔案目錄登記表》中進(jìn)行修改，并注明修改日期和修改人。四、檔案保管登記（一）庫(kù)房出入登記1.設(shè)立檔案庫(kù)房門(mén)禁制度，檔案管理人員和因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案庫(kù)房出入登記表》。2.《檔案庫(kù)房出入登記表》應(yīng)記錄出入日期、時(shí)間、人員姓名、部門(mén)、出入事由等信息。3.非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。（二）溫濕度登記1.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄庫(kù)房溫濕度情況，填寫(xiě)《檔案庫(kù)房溫濕度登記表》。2.《檔案庫(kù)房溫濕度登記表》應(yīng)記錄日期、時(shí)間、溫度、濕度等信息。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求。調(diào)控措施及結(jié)果應(yīng)在《檔案庫(kù)房溫濕度登記表》中注明。（三）檔案清點(diǎn)登記1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，填寫(xiě)《檔案清點(diǎn)登記表》。2.《檔案清點(diǎn)登記表》應(yīng)記錄清點(diǎn)日期、檔案類(lèi)別、檔案數(shù)量、實(shí)有數(shù)量、差異情況及原因分析等信息。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量短缺、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。處理情況應(yīng)在《檔案清點(diǎn)登記表》中詳細(xì)記錄。（四）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)登記1.對(duì)存儲(chǔ)檔案的光盤(pán)、硬盤(pán)、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫(xiě)《檔案存儲(chǔ)介質(zhì)登記表》。2.《檔案存儲(chǔ)介質(zhì)登記表》應(yīng)記錄介質(zhì)編號(hào)、存儲(chǔ)檔案名稱(chēng)、數(shù)量、存儲(chǔ)日期、存儲(chǔ)位置、介質(zhì)狀態(tài)等信息。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)損壞或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)，并在《檔案存儲(chǔ)介質(zhì)登記表》中記錄處理情況。五、檔案利用登記（一）借閱登記1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，并填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。3.《檔案借閱登記表》應(yīng)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限批準(zhǔn)人等信息。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》中注明歸還日期，并由借閱人簽字。（二）查閱登記1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門(mén)及查閱事由等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱過(guò)程中，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并在《檔案查閱登記表》中記錄查閱情況。（三）復(fù)制登記1.如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案名稱(chēng)、編號(hào)、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、用途等信息。2.《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行復(fù)制。檔案管理人員填寫(xiě)《檔案復(fù)制登記表》，記錄復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、復(fù)制份數(shù)、用途、批準(zhǔn)人等信息。3.復(fù)制檔案應(yīng)采用復(fù)印、掃描等符合檔案保護(hù)要求的方式進(jìn)行，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。六、檔案鑒定登記（一）鑒定小組組成登記1.成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表及檔案專(zhuān)業(yè)人員組成。2.填寫(xiě)《檔案鑒定小組組成登記表》，記錄鑒定小組人員姓名、部門(mén)、職務(wù)及聯(lián)系方式等信息。（二）鑒定過(guò)程登記1.檔案鑒定小組按照檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，填寫(xiě)《檔案鑒定登記表》。2.《檔案鑒定登記表》應(yīng)記錄檔案編號(hào)、名稱(chēng)、形成日期、保管期限、鑒定日期、鑒定意見(jiàn)（繼續(xù)保存、銷(xiāo)毀、降密等）及鑒定小組成員簽字等信息。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、名稱(chēng)、形成日期、保管期限等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀登記1.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》，記錄銷(xiāo)毀日期、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式（焚燒、粉碎等）及監(jiān)銷(xiāo)人簽字等信息。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在監(jiān)銷(xiāo)人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀登記表》中詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀情況。七、檔案統(tǒng)計(jì)登記（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)登記1.定期對(duì)各類(lèi)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》。2.《檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)按檔案類(lèi)別、年度等維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，記錄檔案數(shù)量的變化情況。3.通過(guò)對(duì)檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持，合理規(guī)劃?rùn)n案存儲(chǔ)空間和管理資源。（二）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)登記1.對(duì)檔案的借閱、查閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》。2.《檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)記錄利用日期、利用人姓名、部門(mén)、利用方式（借閱、查閱、復(fù)制）、利用檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。3.根據(jù)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析，了解公司各部門(mén)對(duì)檔案的需求狀