PAGE教育培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司教育培訓檔案的管理，確保教育培訓檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮教育培訓檔案在公司人力資源管理和員工職業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的教育培訓檔案管理，包括內(nèi)部培訓、外部培訓、學歷教育、職業(yè)資格認證等各類教育培訓活動所產(chǎn)生的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：教育培訓檔案應如實反映員工參加教育培訓的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集員工教育培訓過程中的各類相關資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，對涉及員工個人隱私的教育培訓檔案信息予以保密。4.動態(tài)管理原則：隨著員工教育培訓活動的持續(xù)開展，及時更新和完善教育培訓檔案，保持檔案的時效性。二、教育培訓檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、所在部門、崗位等基本情況。2.員工入職時間、勞動合同期限等勞動關系信息。（二）培訓計劃與申請1.公司年度教育培訓計劃中涉及員工個人的培訓安排。2.員工根據(jù)自身發(fā)展需求提交的培訓申請，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點等詳細信息，以及申請理由和預期學習成果。（三）培訓記錄1.內(nèi)部培訓培訓通知、培訓教材、培訓課件、培訓講義等培訓資料。培訓簽到表、考勤記錄，反映員工參加培訓的出勤情況。培訓考核試卷、成績記錄、考核評語等，體現(xiàn)員工培訓學習的效果評估。培訓過程中的照片、視頻等影像資料，記錄培訓現(xiàn)場的實際情況。培訓師的評價意見，包括對員工學習態(tài)度、參與度、知識掌握程度等方面的評價。2.外部培訓培訓合同、培訓協(xié)議，明確培訓的相關條款和雙方權(quán)利義務。培訓發(fā)票、費用報銷憑證，作為培訓費用支出的依據(jù)。培訓證書、結(jié)業(yè)證明等培訓成果文件。培訓總結(jié)報告，由員工撰寫，闡述培訓內(nèi)容、收獲體會、對工作的啟發(fā)及應用計劃等。（四）學歷教育與職業(yè)資格認證1.員工學歷證書、學位證書的復印件及學歷認證報告。2.員工參加職業(yè)資格考試的報名資料、準考證、成績單、資格證書等相關文件。（五）培訓效果評估與反饋1.員工對培訓課程的滿意度調(diào)查結(jié)果，包括對培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓師等方面的評價和建議。2.培訓對員工工作績效提升的評估數(shù)據(jù)，如工作任務完成情況、工作質(zhì)量改進情況等對比分析。3.員工個人對培訓效果的自我評估及總結(jié)，反饋培訓對自身職業(yè)發(fā)展的影響和作用。（六）培訓費用管理記錄1.培訓費用預算編制及執(zhí)行情況記錄，包括各項培訓費用的明細支出。2.培訓費用報銷審批流程記錄，確保費用支出符合公司財務規(guī)定。三、教育培訓檔案管理職責（一）人力資源部門1.負責制定和完善公司教育培訓檔案管理制度，并監(jiān)督制度執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌管理公司全體員工的教育培訓檔案，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。3.定期對教育培訓檔案進行整理、歸檔、更新和維護，確保檔案的完整性和準確性。4.根據(jù)公司人力資源管理需求，提供教育培訓檔案的查詢、借閱服務，并做好記錄。5.參與員工培訓效果的跟蹤評估，分析培訓檔案數(shù)據(jù)，為公司培訓計劃的調(diào)整和優(yōu)化提供參考依據(jù)。（二）培訓部門1.負責收集、整理本部門組織開展的各類培訓活動的相關檔案資料，并及時移交人力資源部門。2.協(xié)助人力資源部門對培訓檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料規(guī)范有序。3.在培訓過程中，負責記錄培訓相關信息，如培訓考勤、考核成績等，并及時反饋給人力資源部門。（三）員工所在部門1.督促本部門員工及時提交培訓申請，并對申請內(nèi)容進行審核和簽字確認。2.協(xié)助培訓部門做好本部門員工培訓期間的管理工作，確保員工按時參加培訓，并達到培訓要求。3.關注本部門員工培訓后的工作表現(xiàn)和績效提升情況，及時向人力資源部門反饋相關信息。（四）財務部門1.負責審核培訓費用的報銷憑證，確保費用支出符合公司財務制度和相關法律法規(guī)要求。2.配合人力資源部門做好培訓費用的核算和統(tǒng)計工作，提供財務數(shù)據(jù)支持。四、教育培訓檔案的收集與整理（一）收集要求1.各相關部門應按照本制度規(guī)定，及時將教育培訓活動中產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.員工個人應主動配合公司做好教育培訓檔案資料的提交工作，如實提供相關信息和文件。（二）整理流程1.分類：按照教育培訓檔案的內(nèi)容分類標準，將收集到的檔案資料分為員工基本信息、培訓計劃與申請、培訓記錄、學歷教育與職業(yè)資格認證、培訓效果評估與反饋、培訓費用管理記錄等類別。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于查詢和管理。例如，內(nèi)部培訓記錄的編號格式為：NB[年份][順序號]，其中NB表示內(nèi)部培訓記錄類別。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行整理裝訂，確保資料整齊、牢固，便于保存和查閱。裝訂順序一般為：封面、目錄、正文資料、封底。4.編目：編制檔案目錄，詳細列出每份檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找和核對檔案內(nèi)容。五、教育培訓檔案的歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類整理后的結(jié)果，將紙質(zhì)檔案資料存放在專用的檔案柜中，每個檔案柜應標明存放檔案的類別和范圍。2.電子檔案：建立電子檔案庫，將教育培訓檔案資料以電子文檔形式進行存儲。電子檔案應按照紙質(zhì)檔案的分類方式進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，方便檢索查詢。（二）保管期限1.員工基本信息檔案、學歷教育與職業(yè)資格認證檔案長期保管。2.培訓計劃與申請檔案、培訓記錄檔案、培訓效果評估與反饋檔案、培訓費用管理記錄檔案自培訓活動結(jié)束后保管[X]年。（三）保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保檔案資料的安全完整。2.定期對紙質(zhì)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案資料應及時進行修復或復制備份。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，設置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。六、教育培訓檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人教育培訓檔案的，可向人力資源部門提出申請，填寫《教育培訓檔案查詢申請表》，注明查詢目的和內(nèi)容。2.人力資源部門在收到查詢申請后，應及時進行審核，核實申請人身份和查詢事由。審核通過后，為申請人提供檔案查詢服務，并做好查詢記錄。3.非員工本人查詢教育培訓檔案的，需經(jīng)公司相關領導批準，并出具正式的查詢函，說明查詢目的和范圍。人力資源部門按照審批意見進行檔案查詢，并做好相關記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱教育培訓檔案的，應向人力資源部門提交《教育培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.人力資源部門對借閱申請進行審核，批準后辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應在借閱登記表上簽字確認，領取檔案資料，并按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或損壞檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料丟失或損壞的，借閱人應承擔相應責任。七、教育培訓檔案的保密與銷毀（一）保密1.涉及員工個人隱私的教育培訓檔案信息，如學歷、職業(yè)資格、培訓成績等，應嚴格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方披露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，妥善保管檔案資料，防止信息泄露。在檔案查詢、借閱等過程中，要對相關信息進行保密處理，避免無關人員接觸到敏感信息。（二）銷毀1.對于保管期限已滿且無需繼續(xù)保存的教育培訓檔案，由人力資源部門提出銷毀申請，填寫《教育培訓檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司相關領導審批同意后，由人力資源部門會同檔案管理人員共同對擬銷毀檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。3.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，