PAGE檔案病歷管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案病歷管理，確保檔案病歷的完整性、準確性、安全性和保密性，提高檔案病歷的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有涉及檔案病歷管理的部門、科室及工作人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案病歷實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責，確保檔案病歷管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案病歷應如實反映工作實際情況，確保內容完整，不得擅自篡改、偽造。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案病歷的安全，防止泄露、丟失和損壞，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案病歷利用的便利性，提高工作效率。二、檔案病歷管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案病歷管理制度、流程和標準。2.集中管理公司/組織各類檔案病歷，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案病歷數據庫，實現(xiàn)檔案病歷的信息化管理，方便查詢和利用。4.對檔案病歷的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行監(jiān)督和檢查。5.開展檔案病歷的編研工作，為公司/組織提供信息支持。6.負責檔案病歷庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境安全、整潔。（二）各部門/科室職責1.負責本部門/科室檔案病歷的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案病歷管理工作，確保檔案病歷的及時、準確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案病歷的鑒定、銷毀等工作。4.嚴格遵守檔案病歷管理制度，不得擅自處理檔案病歷。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)定。2.負責檔案病歷的具體管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。3.對檔案病歷進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。4.保守檔案病歷機密，不得泄露檔案病歷內容。5.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，提高自身業(yè)務水平。三、檔案病歷的收集與整理（一）收集范圍1.各類醫(yī)療文件，如門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、醫(yī)囑單等。2.醫(yī)療業(yè)務相關文件，如醫(yī)療質量控制資料、醫(yī)療糾紛處理文件等。3.行政管理文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。4.人事檔案，如員工入職資料、考核記錄、培訓檔案等。5.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。6.其他與公司/組織業(yè)務相關的重要文件。（二）收集要求1.各部門/科室應按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案病歷收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案病歷應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子檔案病歷，應確保數據的完整性和準確性，及時進行備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案病歷的類別、來源、時間等進行分類。2.編號：為每一份檔案病歷編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案病歷進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案病歷目錄，包括檔案病歷編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案病歷的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織核心業(yè)務、重要權益、歷史沿革等具有長期保存價值的檔案病歷。2.定期保管：根據檔案病歷的性質和重要程度，分別設定3年、5年、10年等不同的保管期限。（二）保管方式1.紙質檔案：采用專門的檔案庫房進行保管，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份，存儲在安全的服務器或存儲設備中，并定期進行數據維護。（三）庫房管理1.保持庫房清潔、通風良好，溫度、濕度符合規(guī)定要求。2.檔案病歷應分類存放，排列整齊，便于查找。3.建立庫房出入登記制度，嚴格控制人員進出庫房。4.定期對庫房進行檢查，確保檔案病歷的安全。五、檔案病歷的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案病歷的利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定。2.審批登記原則：利用檔案病歷需經過審批，并進行登記。3.保密安全原則：在利用檔案病歷時，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案病歷的安全。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案病歷利用申請表，注明利用目的、內容、期限等信息。2.審批：申請表經所在部門/科室負責人審核，報檔案管理部門審批。3.登記：檔案管理部門對審批通過的申請進行登記，記錄利用者信息、利用時間、檔案病歷名稱等。4.查閱：利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案病歷，不得擅自將檔案病歷帶出。5.歸還：利用完畢后，利用者應及時將檔案病歷歸還檔案管理部門，檔案管理人員進行核對、簽收。（三）特殊利用情況處理1.復制：如需復制檔案病歷，應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。2.外借：一般情況下檔案病歷不對外借，特殊情況需外借時，應經公司/組織主管領導批準，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。六\檔案病歷的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案病歷鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成，負責檔案病歷的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案病歷的保管期限、現(xiàn)實利用價值等進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案病歷進行鑒定。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案病歷進行審核，提出銷毀意見。2.報公司/組織主管領導批準。3.檔案管理部門負責組織實施銷毀工作，銷毀過程應進行記錄。4.對銷毀的檔案病歷清單進行永久保存。七、檔案病歷信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.建立檔案病歷信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案病歷的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應具備權限管理、數據備份、安全審計等功能，確保檔案病歷信息的安全。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案病歷電子化錄入系統(tǒng)，確保數據準確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的檔案病歷數據進行維護，更新信息，清理無效數據。（三）信息安全保障1.采取防火墻、加密技術等措施，保障檔案病歷信息化系統(tǒng)的安全。2.對系統(tǒng)用戶進行權限管理，嚴格控制用戶對檔案病歷信息的訪問。3.定期進行數據備份，防止數據丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門/科室的檔案病歷管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內部審計部門不定期對檔案病歷管理情況進行審計。（二）考核評價1.將檔案病歷管理工作納入各部門/科室績效考核體系，對檔案病歷管理工作成績突出