PAGE文字材料檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文字材料檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的文字材料檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文字材料檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文字材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應(yīng)歸檔的文字材料要齊全完整，保證檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性。4.準(zhǔn)確性原則：文字材料的表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。5.及時(shí)性原則：各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的文字材料整理歸檔，避免積壓和丟失。二、歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司行政管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等。5.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、批示、指示等。6.公司行政公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等。7.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要文件，如合作協(xié)議、合同、信函等。8.公司印章使用記錄、介紹信存根等。9.公司行政事務(wù)的處理文件，如人事任免、獎(jiǎng)懲決定、員工調(diào)動(dòng)等。10.公司行政工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等。（二）業(yè)務(wù)管理類(lèi)1.公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略目標(biāo)、實(shí)施方案等文件。2.公司業(yè)務(wù)管理制度、流程、規(guī)范等文件。3.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件。4.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。5.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收文件等。6.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的成果文件，如技術(shù)報(bào)告、專(zhuān)利證書(shū)、軟件著作權(quán)等。7.公司業(yè)務(wù)市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件。8.公司業(yè)務(wù)客戶(hù)信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等文件。9.公司業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)管理類(lèi)1.公司財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。3.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。4.公司資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金審批等。5.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等文件。6.公司財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)記錄等文件。7.公司財(cái)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等。（四）人力資源管理類(lèi)1.公司人力資源管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.公司人力資源規(guī)劃、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等文件。3.公司員工檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。4.公司員工薪酬福利文件，如工資表、獎(jiǎng)金分配方案、福利政策等。5.公司員工考勤記錄、請(qǐng)假記錄等文件。6.公司員工培訓(xùn)教材、課件等文件。7.公司員工績(jī)效考核文件，如考核指標(biāo)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果等。8.公司員工獎(jiǎng)懲文件，如表彰決定、處罰通知等。9.公司人力資源工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等。（五）企業(yè)文化建設(shè)類(lèi)1.公司企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、方案等文件。2.公司企業(yè)文化理念、價(jià)值觀等文件。3.公司企業(yè)文化活動(dòng)記錄，如文體活動(dòng)、主題演講、培訓(xùn)講座等。4.公司企業(yè)文化宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、視頻等。5.公司企業(yè)文化建設(shè)成果文件，如獲得的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、媒體報(bào)道等。6.公司企業(yè)文化建設(shè)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文字材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，一般使用A4紙，幅面過(guò)小或過(guò)大的文件應(yīng)進(jìn)行裱貼或折疊。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，確保能夠長(zhǎng)期讀取和使用。（二）文件材料的整理要求1.歸檔的文字材料應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的文件應(yīng)集中在一起。2.每份文件應(yīng)編制頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。3.每份文件應(yīng)編寫(xiě)標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容。4.歸檔的文字材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)碼等信息。（三）文件材料的裝訂要求1.歸檔的文字材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。3.裝訂線(xiàn)應(yīng)在文件左側(cè)，裝訂厚度一般不超過(guò)20mm。四、歸檔流程（一）部門(mén)整理各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文字材料的收集、整理和初步分類(lèi)工作。在文件形成后，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，并將整理好的文件移交綜合管理部門(mén)。（二）綜合管理部門(mén)審核綜合管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的文件后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修改。（三）檔案整理與裝訂審核通過(guò)的文件，由綜合管理部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步的整理和裝訂。按照檔案管理的要求，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等操作，并進(jìn)行裝訂。（四）檔案上架與存儲(chǔ)裝訂好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存儲(chǔ)，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行排列存放。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話(huà)、批示、指示等。4.公司行政公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等。5.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)的重要文件，如合作協(xié)議、合同、信函等。6.公司財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。7.公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。8.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。9.公司人力資源管理制度、規(guī)定、辦法等文件。10.公司員工檔案，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。（二）定期保管1.公司行政管理制度、規(guī)定、辦法等文件，保管期限為10年。2.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等，保管期限為5年。3.公司印章使用記錄、介紹信存根等，保管期限為5年。4.公司行政事務(wù)的處理文件，如人事任免、獎(jiǎng)懲決定、員工調(diào)動(dòng)等，保管期限為5年。5.公司行政工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等，保管期限為5年。6.公司業(yè)務(wù)管理制度、流程、規(guī)范等文件，保管期限為10年。7.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等文件，保管期限為10年。8.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等，保管期限為10年。9.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收文件等，保管期限為10年。10.公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的成果文件，如技術(shù)報(bào)告、專(zhuān)利證書(shū)、軟件著作權(quán)等，保管期限為10年。11.公司業(yè)務(wù)市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件，保管期限為5年。12.公司業(yè)務(wù)客戶(hù)信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等文件，保管期限為5年。13.公司業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等，保管期限為5年。14.公司財(cái)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等，保管期限為10年。15.公司人力資源規(guī)劃、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等文件，保管期限為5年。16.公司員工薪酬福利文件，如工資表、獎(jiǎng)金分配方案、福利政策等，保管期限為10年。17.公司員工考勤記錄、請(qǐng)假記錄等文件，保管期限為5年。18.公司員工培訓(xùn)教材、課件等文件，保管期限為5年。19.公司員工績(jī)效考核文件，如考核指標(biāo)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果等，保管期限為5年。20.公司員工獎(jiǎng)懲文件，如表彰決定、處罰通知等，保管期限為5年。21.公司人力資源工作的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等，保管期限為5年。22.公司企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、方案等文件，保管期限為5年。23.公司企業(yè)文化理念、價(jià)值觀等文件，保管期限為5年。24.公司企業(yè)文化活動(dòng)記錄，如文體活動(dòng)、主題演講、培訓(xùn)講座等，保管期限為5年。25.公司企業(yè)文化宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、視頻等，保管期限為5年。26.公司企業(yè)文化建設(shè)成果文件，如獲得的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、媒體報(bào)道等，保管期限為5年。27.公司企業(yè)文化建設(shè)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)賬等，保管期限為5年。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）查閱手續(xù)查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)出示有效證件，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由檔案管理人員在《檔案查閱登記表》上注明歸還日期。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)綜合管理部門(mén)同意，不得將檔案帶出公司或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)