PAGE人事檔案管理轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保人事檔案的安全、完整和及時傳遞，維護員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.保證人事檔案的真實性、完整性和保密性，不得泄露員工個人隱私信息。3.及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞，提高工作效率，滿足公司人力資源管理的需要。二、人事檔案轉(zhuǎn)遞的范圍（一）員工入職新員工入職時，需將其人事檔案從原單位或相關(guān)機構(gòu)轉(zhuǎn)至本公司。（二）員工調(diào)動員工在公司內(nèi)部不同部門或崗位之間調(diào)動時，其人事檔案需相應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。（三）員工離職員工離職時，根據(jù)其離職后的去向，將人事檔案轉(zhuǎn)至新的接收單位或相關(guān)機構(gòu)。（四）其他情況因員工退休、升學(xué)、出國等原因，需要對人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞的情況。三、人事檔案轉(zhuǎn)遞的流程（一）轉(zhuǎn)出流程1.申請員工因入職、調(diào)動、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案時，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，詳細(xì)說明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核人力資源部門收到《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》后，對轉(zhuǎn)遞原因及相關(guān)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：員工是否符合轉(zhuǎn)遞條件、接收單位信息是否準(zhǔn)確、檔案材料是否齊全等。如審核通過，在申請表上加蓋人力資源部門公章；如審核不通過，應(yīng)及時與員工溝通，說明原因并要求其補充或更正相關(guān)信息。3.整理檔案檔案管理人員根據(jù)審核通過的《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，對員工人事檔案進(jìn)行整理。確保檔案材料齊全、完整，無破損、遺漏等情況。按照檔案管理的規(guī)范要求，對檔案進(jìn)行分類、裝訂，并在檔案袋上加蓋密封章。4.登記備案檔案管理人員對整理好的人事檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的日期、員工姓名、檔案編號、接收單位名稱、轉(zhuǎn)遞方式等信息，形成《人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》。5.轉(zhuǎn)遞檔案根據(jù)轉(zhuǎn)遞申請，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式將人事檔案轉(zhuǎn)出。轉(zhuǎn)遞方式可包括機要通信、專人送取、郵政特快專遞（EMS）等。選擇機要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照機要通信的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)；選擇專人送取方式轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并要求接收方出具簽收證明；選擇郵政特快專遞（EMS）方式轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)使用專用信封封裝檔案，并在信封上注明“人事檔案”字樣，同時留存快遞單號作為轉(zhuǎn)遞憑證。（二）轉(zhuǎn)入流程1.接收檔案公司收到員工人事檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時核對檔案的完整性和密封性。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、拆封等情況，應(yīng)立即與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，查明原因并采取相應(yīng)措施。2.審核檔案對轉(zhuǎn)入的人事檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料是否齊全、真實、有效，檔案內(nèi)容是否與《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》及相關(guān)材料一致。審核通過后，將檔案材料歸入員工個人檔案。3.登記備案在《人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》上對檔案轉(zhuǎn)入情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案接收日期、員工姓名、檔案編號、轉(zhuǎn)出單位名稱等信息。4.通知員工檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)辦理完畢后，人力資源部門應(yīng)及時通知員工檔案已轉(zhuǎn)入公司，并告知其檔案保管的相關(guān)規(guī)定和查詢方式。四、人事檔案轉(zhuǎn)遞的要求（一）檔案材料要求1.人事檔案應(yīng)包含員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料（包括年度考核、任職考核、培訓(xùn)考核等）、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、黨團材料、獎勵處分材料、工資待遇材料、勞動合同材料、其他可供組織參考的材料等。檔案材料應(yīng)真實、完整、有效，符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。2.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，書寫工整、字跡清晰，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的筆書寫。材料如有修改，應(yīng)在修改處加蓋公章或本人簽字確認(rèn)。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行整理和裝訂，不得隨意增減或更換。（二）轉(zhuǎn)遞方式要求1.機要通信機要通信是人事檔案轉(zhuǎn)遞的首選方式，適用于轉(zhuǎn)遞重要、機密的人事檔案。公司應(yīng)嚴(yán)格按照機要通信的相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案的安全傳遞。2.專人送取對于距離較近或需要緊急轉(zhuǎn)遞的人事檔案，可安排專人送取。送取人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。送取人員應(yīng)與接收方辦理交接手續(xù)，要求接收方出具簽收證明。3.郵政特快專遞（EMS）采用郵政特快專遞（EMS）方式轉(zhuǎn)遞人事檔案時，應(yīng)選擇具有良好信譽和服務(wù)質(zhì)量的快遞公司，并在快遞單上注明“人事檔案”字樣。同時，應(yīng)要求快遞公司提供查詢服務(wù)，以便及時跟蹤檔案的轉(zhuǎn)遞情況。（三）時間要求1.員工入職時，應(yīng)在入職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)至公司。2.員工調(diào)動時，應(yīng)在調(diào)動手續(xù)批準(zhǔn)后的[X]個工作日內(nèi)完成人事檔案的轉(zhuǎn)遞。3.員工離職時，應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)出。如員工離職后尚未確定接收單位，檔案可暫存公司，但最長不超過[X]個月。超過規(guī)定期限仍未轉(zhuǎn)出的，公司有權(quán)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）保密要求1.參與人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案的內(nèi)容和相關(guān)信息。2.在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案的安全。如使用機要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)按照機要通信的保密規(guī)定辦理；使用專人送取方式轉(zhuǎn)遞檔案時，送取人員不得擅自打開檔案袋；使用郵政特快專遞（EMS）方式轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)確保檔案封裝嚴(yán)密，防止信息泄露。五、人事檔案轉(zhuǎn)遞的責(zé)任追究（一）因工作失誤導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。1.如因檔案管理人員未按照規(guī)定整理、登記、轉(zhuǎn)遞檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、延誤轉(zhuǎn)遞等情況，檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)查找、補辦檔案或采取其他補救措施，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因送取人員未妥善保管檔案或未與接收方辦理交接手續(xù)，導(dǎo)致檔案丟失、損壞等情況，送取人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.如因人力資源部門審核不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合轉(zhuǎn)遞條件的檔案被轉(zhuǎn)遞，人力資源部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）違反保密規(guī)定，泄露人事檔案內(nèi)容和相關(guān)信息的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。1.對泄露人事檔案信息的直接責(zé)任人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.如因泄露人事檔案信息給公司或員工造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。六、檔案查詢與借閱（一）查詢1.員工本人因工作需要查詢個人人事檔案的，應(yīng)填寫《人事檔案查詢申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審核。2.人力資源部門審核通過后，安排檔案管理人員為員工提供檔案查詢服務(wù)。員工查詢檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改檔案材料。3.除員工本人外，其他單位或個人因工作需要查詢公司員工人事檔案的，應(yīng)出具單位介紹信和查詢?nèi)说挠行矸葑C件，經(jīng)公司人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。查詢內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于與工作相關(guān)的檔案信息，不得泄露員工個人隱私信息。（二）借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，借閱人應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱范圍等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.人力資源部門收到《人事檔案借閱申請表》后，對借閱申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：借閱原因是否合理、借閱期限是否適當(dāng)、借閱范圍是否符合規(guī)定等。如審核通過，在申請表上加蓋人力資源部門公章，并注明借閱期限；如審核不通過，應(yīng)及時與借閱人溝通，說明原因并要求其補充或更正相關(guān)信息。3.檔案管理人員根據(jù)審核通過的《人事檔案借閱申請表》，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)