PAGE檔案管理制度歸檔要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案管理制度歸檔要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造。3.完整性原則歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個(gè)方面，包括但不限于決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件。4.系統(tǒng)性原則歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。5.保密性原則對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織各類會議文件，如會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織對外發(fā)布的公告、通知、函件等文件。5.公司/組織人事管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算計(jì)劃、資金審批等相關(guān)材料。7.公司/組織行政事務(wù)管理文件，如辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)材料。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.市場營銷文件，如市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶信息等相關(guān)材料。2.產(chǎn)品研發(fā)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃與總結(jié)等相關(guān)材料。3.生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制等相關(guān)材料。4.采購管理文件，如采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單等相關(guān)材料。5.銷售管理文件，如銷售合同、銷售訂單、客戶反饋等相關(guān)材料。6.售后服務(wù)文件，如客戶投訴處理記錄、維修報(bào)告、售后服務(wù)承諾等相關(guān)材料。（三）項(xiàng)目管理類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等相關(guān)材料。2.項(xiàng)目規(guī)劃文件，如項(xiàng)目總體計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度安排、項(xiàng)目里程碑等相關(guān)材料。3.項(xiàng)目實(shí)施過程文件，如項(xiàng)目會議紀(jì)要、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)材料。4.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)評估等相關(guān)材料。（四）法律事務(wù)類1.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。2.公司/組織涉及的訴訟、仲裁案件相關(guān)材料，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書等。3.公司/組織知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。（五）其他類1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)材料。2.公司/組織參加的各類活動的照片、視頻、音頻等資料。3.公司/組織與外部單位或個(gè)人的往來信件、電子郵件等電子文件。三、歸檔時(shí)間（一）定期歸檔1.行政管理類文件，應(yīng)在文件形成后的次月內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類文件，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.項(xiàng)目管理類文件，應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的兩周內(nèi)歸檔。（二）隨時(shí)歸檔對于一些緊急、重要的文件，應(yīng)在文件形成后立即歸檔。四、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文件等多種形式，確保文件材料的真實(shí)性和完整性。3.對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集歸檔，以便反映文件的形成過程。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同類文件應(yīng)集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)編寫頁碼，并在首頁加蓋文件章，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息。3.對于電子文件，應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件的有序存儲。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.對于文件頁數(shù)較多的，應(yīng)采用三孔一線或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。（四）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。（五）文件材料的裝盒1.歸檔的文件材料應(yīng)裝入檔案盒內(nèi)，檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，盒面應(yīng)注明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.每個(gè)檔案盒內(nèi)的文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，并在盒內(nèi)設(shè)置備考表，注明檔案盒內(nèi)文件材料的情況，如文件數(shù)量、整理日期、整理人等信息。五、檔案保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，以滿足檔案保管的需要。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）檔案清查1.公司/組織應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司/組織的利益和聲譽(yù)。2.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)印檔案。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印目的、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門復(fù)印。復(fù)印檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)印設(shè)備，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、科學(xué)分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對到期檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)一式兩份，一份交檔案管理部門留存，一份報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄制度，對檔案銷