PAGE檔案室保密室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室和保密室的管理，確保檔案資料的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理和保密工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行保密，防止信息泄露。2.完整性原則：確保檔案資料的完整收集、整理、歸檔和保存，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的損壞、丟失和篡改。4.便捷性原則：在保證安全保密的前提下，合理設(shè)置檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查找和利用。3.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門檔案的安全保密負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。（三）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂公司保密制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的保密工作。2.定期召開保密工作會(huì)議，研究解決保密工作中的重大問題。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的事項(xiàng)進(jìn)行審批，確保保密措施的有效實(shí)施。4.組織開展保密宣傳教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)。（四）公司員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理和保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司檔案資料。2.在工作中妥善保管涉及公司機(jī)密的文件、資料和物品，防止丟失或損壞。3.如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、泄露或其他安全問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、函件等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司重要會(huì)議、活動(dòng)的文件、記錄、紀(jì)要等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績考核檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門的文件材料，確保檔案資料的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并進(jìn)行備份保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案保管（一）檔案室建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案查閱和管理人員的工作環(huán)境安全舒適。3.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案保管區(qū)域進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)。2.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行專柜存放，并采取加密措施，如設(shè)置密碼鎖、安裝報(bào)警裝置等。3.根據(jù)檔案的保管期限，合理安排檔案的存放位置，便于檔案的定期清理和銷毀。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司的重要規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，包括公司的臨時(shí)性文件、一般性資料等。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.每年應(yīng)對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。4.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案室管理人員出具本人有效身份證件，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。5.借閱人員如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊檔案查閱與借閱1.涉及公司機(jī)密的檔案查閱與借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。2.查閱和借閱涉及公司重大決策、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等檔案的人員，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。3.如需將涉及公司機(jī)密的檔案帶出公司查閱或使用，應(yīng)經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并采取專人護(hù)送、密封包裝等安全措施。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.以檔案的保存價(jià)值為主要依據(jù)，綜合考慮檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源等因素。3.確保鑒定結(jié)果的客觀、公正、準(zhǔn)確。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限。2.根據(jù)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案室管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。七、保密管理（一）保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、營銷策略、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司的技術(shù)秘密，包括技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)資料、研發(fā)成果等。3.公司的管理秘密，包括內(nèi)部管理制度、決策過程、組織架構(gòu)、人事信息等。4.其他涉及公司利益和安全的機(jī)密信息。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料和物品，應(yīng)標(biāo)明“機(jī)密”字樣，并采取加密、鎖存等保密措施。2.在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)和處理公司機(jī)密信息時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護(hù)，防止信息泄露。3.對(duì)重要的會(huì)議、活動(dòng)，應(yīng)采取保密措施，如限制參會(huì)人員、設(shè)置保密區(qū)域、進(jìn)行會(huì)議記錄等。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。（三）保密監(jiān)