PAGE公安業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的公安業(yè)務(wù)檔案是公安機關(guān)在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，是公安工作的重要組成部分。為加強公安業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公安工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機關(guān)各業(yè)務(wù)部門在辦理刑事、治安、交通、出入境、戶政等各類公安業(yè)務(wù)過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安業(yè)務(wù)檔案由公安機關(guān)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)部門負責本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔等工作，并定期向檔案管理部門移交。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公安業(yè)務(wù)活動的實際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏、篡改或偽造檔案材料。3.方便利用原則：檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查閱、使用，提高檔案利用效率，為公安工作和社會公眾提供及時、有效的服務(wù)。4.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案的丟失、泄露和損壞。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公安業(yè)務(wù)檔案管理制度并組織實施。2.負責對各業(yè)務(wù)部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓。3.集中統(tǒng)一管理公安業(yè)務(wù)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用各類檔案。4.按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的科學管理。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、裝訂和保管工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負責建立本部門業(yè)務(wù)檔案的檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責任心。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和歸還工作，保證檔案的安全。4.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.刑事偵查業(yè)務(wù)檔案：包括刑事案件立案、破案、偵查終結(jié)等過程中形成的法律文書、證據(jù)材料、偵查工作記錄等。2.治安管理業(yè)務(wù)檔案：如治安案件受理、查處、調(diào)解等相關(guān)材料，特種行業(yè)管理、公共秩序管理等工作中形成的檔案。3.交通管理業(yè)務(wù)檔案：交通事故處理檔案，包括事故現(xiàn)場勘查記錄、責任認定書、調(diào)解協(xié)議書等；車輛和駕駛員管理檔案，如機動車登記、駕駛證申領(lǐng)與核發(fā)等材料。4.出入境管理業(yè)務(wù)檔案：公民出國（境）申請、審批材料，外國人簽證、居留許可辦理檔案等。5.戶政管理業(yè)務(wù)檔案：常住人口、暫住人口、戶籍遷移、出生登記、死亡注銷等戶籍管理相關(guān)材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案材料，確保材料的真實性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照公安業(yè)務(wù)的不同類別進行分類，如上述刑事、治安、交通、出入境、戶政等類別。每個類別下再根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案性質(zhì)進一步細分。2.編號：為每份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序等信息，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張材料進行整理后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等內(nèi)容，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。3.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管等情況，定期進行核對。（三）檔案保護1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、褪色、霉變等情況及時采取修復措施。2.對電子檔案應(yīng)定期進行維護和殺毒，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公安機關(guān)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門因工作需要查閱檔案。2.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門等依法查閱與案件相關(guān)的公安業(yè)務(wù)檔案。3.其他單位或個人因工作需要，按照規(guī)定查閱公安業(yè)務(wù)檔案。（二）利用手續(xù)1.公安機關(guān)內(nèi)部查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱事項、范圍等，經(jīng)公安機關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人審核，報檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的時間、人員、內(nèi)容等進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，結(jié)合公安工作實際，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度等進行全面審查，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.根據(jù)檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要延長或縮短。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公安機關(guān)分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的登記賬目中予以注銷。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公安業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案信息的共享程度和利用價值。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準確錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中。2.定期對檔案信息進行更新和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案內(nèi)容一致。（三