PAGE宿舍檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司宿舍管理，規(guī)范宿舍檔案工作，確保宿舍相關(guān)信息的完整、準確、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有員工宿舍的檔案管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映宿舍實際情況。2.完整性原則：涵蓋宿舍管理的各個方面，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：對涉及員工隱私等敏感信息嚴格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一標準和流程進行檔案的整理、歸檔與保管。二、檔案管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)制定和完善宿舍檔案管理制度。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)宿舍檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好相關(guān)檔案的收集、整理與移交。3.集中保管宿舍的重要檔案資料，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。4.定期對宿舍檔案進行檢查、清理和統(tǒng)計，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門負責(zé)人1.督促本部門員工及時提交宿舍相關(guān)資料。2.負責(zé)審核本部門員工宿舍信息的準確性和完整性。3.協(xié)助行政部門做好本部門員工宿舍檔案的整理與歸檔工作。（三）宿舍管理員1.負責(zé)收集、記錄宿舍日常管理信息，如入住人員變動、設(shè)施維修情況等。2.及時將收集到的信息整理成書面材料，提交給行政部門歸檔。3.配合行政部門對宿舍檔案進行盤點和清查工作。三、檔案內(nèi)容分類（一）宿舍基本信息檔案1.宿舍布局圖：詳細標注宿舍房間分布、床位位置、門窗位置、水電線路走向等。2.宿舍設(shè)施清單：記錄宿舍配備的家具（如床、桌椅、衣柜等）、電器（如空調(diào)、熱水器等）、生活用具（如掃把、拖把等）的名稱、數(shù)量、規(guī)格及購置時間。3.宿舍入住人員信息：包括員工姓名、部門、入職時間、聯(lián)系方式、床位分配等。（二）宿舍入住與變動檔案1.入住申請表：員工申請入住宿舍時填寫的表格，包括個人基本信息、申請入住原因、期望入住宿舍等內(nèi)容。2.入住審批表：經(jīng)部門負責(zé)人、行政部門審批同意入住的相關(guān)表格，記錄審批意見和時間。3.人員變動記錄：詳細記錄員工宿舍的調(diào)入、調(diào)出情況，包括變動時間、原因、交接手續(xù)等。（三）宿舍安全與衛(wèi)生檔案1.安全檢查記錄：定期對宿舍進行安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況。2.衛(wèi)生檢查記錄：記錄宿舍衛(wèi)生檢查情況，如檢查時間、評分結(jié)果、存在問題及整改要求。3.安全培訓(xùn)記錄：組織員工參加宿舍安全培訓(xùn)的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、參加人員簽到等。4.衛(wèi)生宣傳資料：有關(guān)宿舍衛(wèi)生知識、環(huán)保要求等的宣傳材料。（四）宿舍設(shè)施維修檔案1.維修申請表：員工發(fā)現(xiàn)宿舍設(shè)施損壞后填寫的維修申請表格，注明損壞設(shè)施名稱、位置、損壞情況及申請維修時間。2.維修工單：記錄維修任務(wù)分配、維修人員、維修時間、維修內(nèi)容及維修費用等信息。3.維修驗收記錄：維修完成后，由相關(guān)人員對維修質(zhì)量進行驗收的記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收意見等。（五）宿舍費用管理檔案1.住宿費用標準文件：明確公司規(guī)定的不同類型宿舍的收費標準。2.費用收繳記錄：記錄員工每月住宿費用的收繳情況，包括繳費時間、繳費金額、欠費情況等。3.費用報銷記錄：員工因宿舍相關(guān)費用進行報銷的憑證，包括報銷申請、審批流程、報銷金額等。（六）宿舍文化活動檔案1.活動策劃方案：組織宿舍文化活動的策劃書，包括活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容安排等。2.活動通知：發(fā)布活動通知的文件及相關(guān)記錄。3.活動照片、視頻等資料：記錄活動現(xiàn)場情況的影像資料。4.活動總結(jié)：對活動效果、參與人員反饋等進行總結(jié)的材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)定期（每月底）向行政部門提交本部門員工宿舍相關(guān)資料，確保資料的及時性和準確性。2.宿舍管理員應(yīng)隨時收集宿舍日常管理中產(chǎn)生的各類信息，并及時整理上報。3.員工個人應(yīng)積極配合檔案收集工作，如實提供相關(guān)信息和資料。（二）整理流程1.行政部門收到各部門提交的檔案資料后，按照檔案分類標準進行初步分類。2.對每份檔案資料進行核對，確保信息完整、準確，如有缺失或錯誤，及時與相關(guān)部門或人員溝通補充或更正。3.將整理好的檔案資料進行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別、年份、順序號進行編制。4.編制檔案目錄，詳細列出各類檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，方便查閱。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、起止日期等信息。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，文件夾命名應(yīng)與檔案目錄一致，便于查找和識別。同時，對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.宿舍基本信息檔案：長期保管。2.宿舍入住與變動檔案：自員工離職或宿舍變動后保存[X]年。3.宿舍安全與衛(wèi)生檔案：保存[X]年。4.宿舍設(shè)施維修檔案：自維修完成后保存[X]年。5.宿舍費用管理檔案：保存[X]年。6.宿舍文化活動檔案：長期保存。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內(nèi)，檔案架應(yīng)排列整齊，便于存取。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱宿舍檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到行政部門查閱。2.涉及員工個人隱私的檔案信息，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司宿舍檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格按照公司相關(guān)規(guī)定進行查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息。2.所在部門負責(zé)人對申請表進行審批，簽署意見。3.行政部門根據(jù)審批意見，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等。4.查閱人只能在行政部門指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱宿舍檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和行政部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時，行政部門應(yīng)進行認真核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及員工個人隱私、公司商業(yè)機密等敏感信息的宿舍檔案，嚴格限制知悉范圍，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，對可能涉及保密信息的操作進行監(jiān)督，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全。3.檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識和技能，如火災(zāi)應(yīng)急處理、防盜報警等，保障檔案管理工作的安全進行。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且確無繼續(xù)保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復(fù)或恢復(fù)的。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，需要銷毀的其他檔案。（二）銷毀流程1.行政部門定期對到期檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)行政部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)