PAGE檔案設(shè)備設(shè)施維護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案設(shè)備設(shè)施的管理，確保檔案設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，保障檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與檔案管理相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，包括但不限于檔案庫(kù)房的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備、存儲(chǔ)架、裝訂設(shè)備、掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)系統(tǒng)等。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案設(shè)備設(shè)施維護(hù)計(jì)劃，并組織實(shí)施。定期檢查檔案設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告故障問題。協(xié)調(diào)相關(guān)部門對(duì)檔案設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維修、保養(yǎng)和更新。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門使用的檔案設(shè)備設(shè)施的日常清潔、保管和簡(jiǎn)單維護(hù)。配合檔案管理部門進(jìn)行設(shè)備設(shè)施的維修、保養(yǎng)和檢查工作，及時(shí)反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。3.維修部門負(fù)責(zé)檔案設(shè)備設(shè)施的專業(yè)維修和保養(yǎng)工作，按照維修計(jì)劃和維修標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)，對(duì)檔案設(shè)備設(shè)施的故障原因進(jìn)行分析和診斷，提出改進(jìn)措施和建議。4.采購(gòu)部門根據(jù)檔案管理部門的需求，負(fù)責(zé)檔案設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)工作，確保所采購(gòu)的設(shè)備設(shè)施符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)采購(gòu)的檔案設(shè)備設(shè)施進(jìn)行驗(yàn)收，檢查其質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否滿足合同要求。二、檔案設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)（一）檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施1.溫濕度調(diào)控設(shè)備每天定時(shí)檢查溫濕度調(diào)控設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，記錄庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度數(shù)據(jù)。溫濕度應(yīng)符合國(guó)家檔案保管的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期清潔溫濕度傳感器，確保其測(cè)量準(zhǔn)確。每季度對(duì)溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行一次全面維護(hù)，包括檢查壓縮機(jī)、風(fēng)機(jī)、濾網(wǎng)等部件，清理灰塵和雜物，添加制冷劑（如有需要），并對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試和校準(zhǔn)。在高溫、高濕季節(jié)或特殊情況下，加強(qiáng)對(duì)溫濕度的監(jiān)測(cè)，及時(shí)調(diào)整設(shè)備運(yùn)行參數(shù)，確保庫(kù)房溫濕度穩(wěn)定。2.消防設(shè)備每周對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行外觀檢查，包括滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)等，確保設(shè)備完好無損，標(biāo)識(shí)清晰。每月對(duì)滅火器進(jìn)行一次壓力檢查，如壓力不足應(yīng)及時(shí)維修或更換。每半年對(duì)消火栓進(jìn)行一次試水檢查，確保水槍、水帶完好，閥門開啟靈活，水壓正常。每年對(duì)自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)和火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行一次全面檢測(cè)和維護(hù)，由專業(yè)消防檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，功能完好。定期組織員工進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn)和滅火演練，使員工熟悉消防設(shè)備的使用方法和應(yīng)急處置流程。3.防蟲防霉設(shè)備定期檢查防蟲防霉設(shè)備的運(yùn)行情況，如驅(qū)蟲燈、防蟲網(wǎng)等，確保設(shè)備正常工作。每季度對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面檢查，查看是否有蟲害或霉變跡象。如發(fā)現(xiàn)有蟲害，應(yīng)及時(shí)采取物理或化學(xué)方法進(jìn)行防治，同時(shí)清理受蟲害影響的檔案。對(duì)于霉變檔案，應(yīng)根據(jù)霉變程度進(jìn)行相應(yīng)處理，如晾曬、消毒等。在檔案入庫(kù)前，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，防止攜帶蟲卵或霉菌的檔案進(jìn)入庫(kù)房。保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期打掃地面、擦拭貨架，減少灰塵和雜物堆積，防止害蟲滋生。4.存儲(chǔ)架每天檢查存儲(chǔ)架的結(jié)構(gòu)是否牢固，有無變形、損壞等情況。如有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換，確保檔案存儲(chǔ)安全。定期清理存儲(chǔ)架上的灰塵和雜物，保持檔案存放環(huán)境整潔。對(duì)存儲(chǔ)架進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，明確檔案存放位置，便于查找和管理。根據(jù)檔案數(shù)量和存儲(chǔ)需求，合理調(diào)整存儲(chǔ)架的布局，確保檔案分類存放有序，便于存取。（二）檔案處理設(shè)備設(shè)施1.裝訂設(shè)備使用前檢查裝訂設(shè)備的電源、裝訂針、熱熔膠等部件是否正常，如有問題及時(shí)維修或更換。每天工作結(jié)束后，清理裝訂設(shè)備上的紙屑、膠水殘留等雜物，保持設(shè)備清潔。定期對(duì)裝訂設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如給各部件添加潤(rùn)滑油，檢查電路連接是否松動(dòng)等。根據(jù)裝訂需求，調(diào)整裝訂設(shè)備的參數(shù)，如裝訂厚度、裝訂針間距等，確保裝訂質(zhì)量符合要求。對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)裝訂不牢固、裝訂歪斜等問題，應(yīng)及時(shí)返工處理。2.掃描設(shè)備每次使用掃描設(shè)備前，檢查設(shè)備的連接是否正常，掃描軟件是否安裝正確，掃描參數(shù)設(shè)置是否合適。掃描過程中，注意觀察掃描圖像的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)圖像模糊、有黑點(diǎn)或白點(diǎn)等問題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整掃描設(shè)備或重新掃描。每天工作結(jié)束后，關(guān)閉掃描設(shè)備電源，清理掃描平臺(tái)上的灰塵和雜物。定期對(duì)掃描設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如清潔光學(xué)鏡頭、檢查傳感器等，確保掃描設(shè)備的性能穩(wěn)定。根據(jù)檔案掃描任務(wù)的要求，及時(shí)備份掃描數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。3.計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)系統(tǒng)每天開機(jī)前檢查計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是否正常連接，如主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等。開機(jī)后觀察計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀態(tài)，有無異常提示或故障現(xiàn)象。定期清理計(jì)算機(jī)內(nèi)部灰塵，保持計(jì)算機(jī)通風(fēng)良好。每季度對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行一次病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，一般每周或每月備份一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。定期檢查存儲(chǔ)系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間使用情況，及時(shí)清理無用數(shù)據(jù)，確保有足夠的存儲(chǔ)空間用于存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)。對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，如檢查磁盤陣列、磁帶庫(kù)等設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全可靠。三、檔案設(shè)備設(shè)施的定期維護(hù)（一）維護(hù)周期1.檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施溫濕度調(diào)控設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備、存儲(chǔ)架等每年進(jìn)行一次全面維護(hù)。消防設(shè)備每年進(jìn)行一次全面檢測(cè)和維護(hù)，每月進(jìn)行一次外觀檢查和部分功能測(cè)試。2.檔案處理設(shè)備設(shè)施裝訂設(shè)備、掃描設(shè)備每半年進(jìn)行一次全面維護(hù)。計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)系統(tǒng)每季度進(jìn)行一次全面維護(hù)，每月進(jìn)行一次病毒查殺和系統(tǒng)更新。（二）維護(hù)內(nèi)容1.檔案庫(kù)房設(shè)備設(shè)施溫濕度調(diào)控設(shè)備對(duì)壓縮機(jī)、風(fēng)機(jī)、冷凝器、蒸發(fā)器等主要部件進(jìn)行全面檢查，清洗或更換濾網(wǎng)，檢查電氣控制系統(tǒng)是否正常。對(duì)設(shè)備的制冷、制熱、除濕、加濕等功能進(jìn)行測(cè)試和校準(zhǔn)，確保設(shè)備運(yùn)行效率和溫濕度控制精度。檢查設(shè)備的管道連接是否牢固，有無泄漏現(xiàn)象，如有需要進(jìn)行密封處理。消防設(shè)備對(duì)滅火器進(jìn)行維修、換藥（藥劑過期時(shí)）或重新充裝，檢查滅火器的噴管、壓把等部件是否完好。對(duì)消火栓進(jìn)行全面檢查，包括閥門、水帶、水槍等部件的維修和更換，測(cè)試消火栓的水壓和出水情況。對(duì)自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)進(jìn)行噴頭檢查、報(bào)警閥組測(cè)試、水流指示器檢查等，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。對(duì)火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行探測(cè)器清洗、報(bào)警主機(jī)功能測(cè)試、線路檢查等，保證系統(tǒng)靈敏可靠。防蟲防霉設(shè)備檢查驅(qū)蟲燈的燈管是否正常發(fā)光，如有損壞及時(shí)更換。清理防蟲網(wǎng)上的灰塵和雜物，確保通風(fēng)良好。對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的防蟲防霉藥劑進(jìn)行檢查，如藥劑不足應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。檢查藥劑的有效期，如過期應(yīng)及時(shí)更換。對(duì)庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口等部位進(jìn)行檢查，確保密封良好，防止害蟲和霉菌進(jìn)入。存儲(chǔ)架對(duì)存儲(chǔ)架的整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行檢查，包括立柱、橫梁、層板等部件，如有變形或損壞應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或更換。對(duì)存儲(chǔ)架的表面進(jìn)行清潔和防銹處理，如涂抹防銹漆等，延長(zhǎng)存儲(chǔ)架的使用壽命。檢查存儲(chǔ)架的標(biāo)識(shí)是否清晰，如有模糊或損壞應(yīng)及時(shí)更換。2.檔案處理設(shè)備設(shè)施裝訂設(shè)備對(duì)裝訂設(shè)備的機(jī)械部件進(jìn)行全面檢查，如傳動(dòng)齒輪、鏈條、軸承等，添加潤(rùn)滑油，確保運(yùn)轉(zhuǎn)順暢。檢查裝訂針的送料機(jī)構(gòu)、熱熔膠的加熱和涂抹裝置等是否正常，如有故障及時(shí)維修。對(duì)裝訂設(shè)備的電氣控制系統(tǒng)進(jìn)行檢查，包括開關(guān)、按鈕、指示燈等，確保操作正常。對(duì)裝訂設(shè)備的外觀進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，去除污漬和銹跡，保持設(shè)備整潔。掃描設(shè)備對(duì)掃描設(shè)備的光學(xué)鏡頭進(jìn)行清潔，使用專用清潔工具輕輕擦拭鏡頭表面，去除灰塵和污漬。檢查掃描設(shè)備的傳感器、傳動(dòng)部件等是否正常，如有松動(dòng)或磨損應(yīng)進(jìn)行調(diào)整或更換。對(duì)掃描設(shè)備的軟件進(jìn)行升級(jí)，優(yōu)化掃描參數(shù)設(shè)置，提高掃描圖像的質(zhì)量。檢查掃描設(shè)備的接口連接是否良好，如USB接口、網(wǎng)絡(luò)接口等，確保數(shù)據(jù)傳輸正常。計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備進(jìn)行全面檢查，包括CPU、內(nèi)存、硬盤、顯卡等，清理灰塵，檢查散熱風(fēng)扇是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檢查計(jì)算機(jī)的主板、電源等部件，查看有無電容鼓包、線路老化等問題，如有隱患及時(shí)處理。對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，如通過備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試等方式，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。檢查存儲(chǔ)系統(tǒng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁盤、磁帶等，查看有無損壞跡象，如有問題及時(shí)更換。四、檔案設(shè)備設(shè)施的故障維修（一）故障報(bào)告1.使用部門在發(fā)現(xiàn)檔案設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障后，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括故障設(shè)備設(shè)施的名稱、型號(hào)、故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等。2.檔案管理部門接到故障報(bào)告后，應(yīng)詳細(xì)記錄故障信息，并安排維修人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。維修人員應(yīng)在接到通知后的[X]小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)（特殊情況除外）。（二）維修流程1.維修人員到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，對(duì)故障設(shè)備設(shè)施進(jìn)行詳細(xì)檢查，分析故障原因，確定維修方案。2.對(duì)于簡(jiǎn)單故障，維修人員應(yīng)立即進(jìn)行維修，維修完成后進(jìn)行測(cè)試，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行，并填寫維修記錄。3.對(duì)于復(fù)雜故障或無法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的故障，維修人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門匯報(bào)，并提出維修建議和所需的維修時(shí)間。檔案管理部門根據(jù)維修建議，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和資源，安排維修工作。4.在維修過程中，如需更換零部件，維修人員應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的原廠正品零部件或經(jīng)檔案管理部門認(rèn)可的替代品。更換零部件后，應(yīng)做好記錄，包括零部件名稱、型號(hào)、更換時(shí)間等。5.維修完成后，維修人員應(yīng)再次對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行全面測(cè)試，確保設(shè)備設(shè)施各項(xiàng)性能指標(biāo)符合要求。測(cè)試合格后，維修人員應(yīng)向檔案管理部門提交維修報(bào)告，說明故障原因、維修過程、更換零部件情況及測(cè)試結(jié)果等。6.檔案管理部門對(duì)維修報(bào)告進(jìn)行審核，確認(rèn)維修工作完成后，通知使用部門恢復(fù)使用檔案設(shè)備設(shè)施。使用部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理部門，維修人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，直至設(shè)備設(shè)施完全正常運(yùn)行。（三）維修記錄1.維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄每次檔案設(shè)備設(shè)施的維修情況，包括故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修人員姓名、維修內(nèi)容、更換零部件清單等。維修記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的表格進(jìn)行填寫，字跡清晰，內(nèi)容完整。2.維修記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案設(shè)備設(shè)施維護(hù)檔案的重要組成部分。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)維修記錄進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析。通過對(duì)維修記錄的分析，可以總結(jié)檔案設(shè)備設(shè)施的故障規(guī)律，為制定預(yù)防性維護(hù)措施提供依據(jù)。五、檔案設(shè)備設(shè)施的更新與報(bào)廢（一）更新1.當(dāng)檔案設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)嚴(yán)重故障，經(jīng)多次維修仍無法正常運(yùn)行，或其性能已無法滿足檔案管理工作的需求時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出設(shè)備設(shè)施更新申請(qǐng)。2.更新申請(qǐng)應(yīng)包括更新設(shè)備設(shè)施的名稱、型號(hào)、數(shù)量、更新原因、預(yù)算金額等內(nèi)容，并附上詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)和性能要求。申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。3.新采購(gòu)的檔案設(shè)備設(shè)施到貨后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備設(shè)施的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，方可投入使用。同時(shí)，應(yīng)對(duì)新設(shè)備設(shè)施進(jìn)行登記和建賬，納入檔案設(shè)備設(shè)施管理體系。（二）報(bào)廢1.如果檔案設(shè)備設(shè)施已達(dá)到規(guī)定的使用年限，或因技術(shù)進(jìn)步、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)等原因，確已失去使用價(jià)值，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織鑒定，提出報(bào)廢申請(qǐng)。2.報(bào)廢申請(qǐng)應(yīng)填寫《檔案設(shè)備設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備設(shè)施的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等，并附上相關(guān)證明材料，如設(shè)備設(shè)施的損壞照片、維修記錄等。3.報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)核銷處理。對(duì)報(bào)廢的檔案設(shè)備設(shè)施進(jìn)行登記造冊(cè)，注明報(bào)廢日期、報(bào)廢方式等信息，并將其妥善保管或進(jìn)行統(tǒng)一處理（如變賣、拆解等）。處理過程中應(yīng)做好記錄，確保資產(chǎn)處置合規(guī)、安全。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案設(shè)備設(shè)施使用人員和維護(hù)人員的培訓(xùn)，提高其操作技能和維護(hù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案設(shè)備設(shè)施的操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)、安全注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)際操作等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核合格后方可繼續(xù)從事相關(guān)工作。3.對(duì)于新購(gòu)置的檔案設(shè)備設(shè)施，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)組織使用人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備設(shè)施的性能特點(diǎn)、操作方法和注意事項(xiàng)，確保正確使用設(shè)備設(shè)施。（二）考核1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案設(shè)備設(shè)施使用人員和維護(hù)人員的考核制度，定期對(duì)其