PAGE社工檔案資料記錄制度一、總則（一）目的社工檔案資料記錄制度旨在規(guī)范社工工作過程中的各類資料記錄，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為社工服務(wù)的開展、評(píng)估、監(jiān)督以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供有力支持，保障服務(wù)對(duì)象權(quán)益，提升社工服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)形象。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有從事社工服務(wù)的部門、團(tuán)隊(duì)及個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案資料記錄合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：記錄內(nèi)容必須真實(shí)反映社工服務(wù)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整。3.及時(shí)有效原則：在服務(wù)過程中及時(shí)記錄相關(guān)資料，確保資料的時(shí)效性和有效性，以便為決策提供及時(shí)依據(jù)。4.保密安全原則：對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私和敏感信息的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，確保信息安全。二、檔案資料記錄內(nèi)容（一）服務(wù)對(duì)象基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.背景資料：如家庭狀況、教育程度、職業(yè)經(jīng)歷、健康狀況、宗教信仰等。（二）服務(wù)計(jì)劃與方案1.需求評(píng)估報(bào)告：詳細(xì)記錄對(duì)服務(wù)對(duì)象需求的評(píng)估過程、方法和結(jié)果，明確服務(wù)目標(biāo)和重點(diǎn)。2.服務(wù)計(jì)劃：根據(jù)需求評(píng)估制定具體的服務(wù)計(jì)劃，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)時(shí)間安排、預(yù)期效果等。3.服務(wù)方案調(diào)整記錄：如因服務(wù)對(duì)象情況變化或其他原因?qū)Ψ?wù)計(jì)劃和方案進(jìn)行調(diào)整的記錄，包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。（三）服務(wù)過程記錄1.服務(wù)活動(dòng)記錄：每次服務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)記錄，包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)效果等。2.溝通記錄：與服務(wù)對(duì)象及相關(guān)利益方的溝通情況記錄，如面談?dòng)涗?、電話溝通記錄、郵件往來等，內(nèi)容包括溝通時(shí)間、溝通對(duì)象、溝通內(nèi)容、溝通結(jié)果等。3.問題解決記錄：服務(wù)過程中遇到的問題及解決方法的記錄，包括問題描述、分析過程、解決措施及效果評(píng)估等。（四）服務(wù)評(píng)估資料1.服務(wù)對(duì)象評(píng)估：定期對(duì)服務(wù)對(duì)象進(jìn)行評(píng)估，記錄評(píng)估結(jié)果，包括服務(wù)對(duì)象對(duì)服務(wù)的滿意度、服務(wù)目標(biāo)達(dá)成情況、服務(wù)對(duì)象的改變和進(jìn)步等。2.服務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部評(píng)估：團(tuán)隊(duì)成員對(duì)服務(wù)過程和效果進(jìn)行評(píng)估的記錄，包括評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估方法、評(píng)估結(jié)果及改進(jìn)建議等。3.外部評(píng)估資料：如接受上級(jí)部門、第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)等外部評(píng)估的相關(guān)資料，包括評(píng)估報(bào)告、反饋意見等。（五）財(cái)務(wù)與物資管理記錄1.經(jīng)費(fèi)使用記錄：詳細(xì)記錄社工服務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)收支情況，包括經(jīng)費(fèi)來源、支出明細(xì)、報(bào)銷憑證等。2.物資采購與使用記錄：物資采購的申請(qǐng)、審批、采購過程及物資使用情況的記錄，確保物資管理規(guī)范、透明。（六）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄1.社工個(gè)人培訓(xùn)記錄：參加各類培訓(xùn)課程、研討會(huì)、學(xué)習(xí)交流活動(dòng)等的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)效果等。2.團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動(dòng)記錄：團(tuán)隊(duì)組織的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)分享會(huì)等活動(dòng)的記錄，包括活動(dòng)目的、活動(dòng)內(nèi)容、參與人員、活動(dòng)效果等。三、檔案資料記錄要求（一）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對(duì)于一些重要的原始資料、簽字文件等可采用紙質(zhì)記錄方式，確保記錄的真實(shí)性和可靠性。2.電子記錄：利用電子文檔、數(shù)據(jù)庫等工具進(jìn)行記錄，便于資料的存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析。電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.多媒體記錄：可采用照片、音頻、視頻等多媒體形式記錄服務(wù)過程中的重要事件、活動(dòng)場景等，豐富記錄內(nèi)容。（二）記錄規(guī)范1.書寫規(guī)范：記錄內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，使用規(guī)范的文字和語言，避免錯(cuò)別字、模糊不清或歧義性表述。2.格式規(guī)范：各類記錄應(yīng)按照統(tǒng)一的格式要求進(jìn)行填寫，確保頁面整潔、美觀，便于查閱和整理。3.編號(hào)規(guī)范：對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)管理，便于分類、檢索和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類別、年份、順序等信息。（三）記錄時(shí)間要求1.即時(shí)記錄：在服務(wù)活動(dòng)結(jié)束后或重要事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，確保記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期整理：每周或每月對(duì)本周或本月的服務(wù)記錄進(jìn)行整理和歸檔，防止資料積壓和丟失。（四）審核與簽字1.記錄審核：社工完成記錄后，應(yīng)由上級(jí)主管或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合要求。審核通過后，審核人應(yīng)簽字確認(rèn)。2.重要文件簽字：對(duì)于涉及服務(wù)對(duì)象權(quán)益、服務(wù)計(jì)劃變更、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等重要文件，需由服務(wù)對(duì)象或相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，確保文件的有效性和合法性。四、檔案資料管理（一）檔案分類與編號(hào)1.分類原則：根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和性質(zhì)，按照服務(wù)對(duì)象類別、服務(wù)項(xiàng)目、資料類型等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和查找。2.編號(hào)方法：采用數(shù)字編號(hào)與字母編號(hào)相結(jié)合的方式，為每一類檔案資料賦予唯一的編號(hào)。例如，以“SW”代表社工檔案，后面依次加上年份、類別代碼、順序號(hào)等，如“SW2023A001”表示2023年服務(wù)對(duì)象A類檔案的第001號(hào)。（二）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案柜或檔案室，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查閱。同時(shí)，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等措施。2.電子檔案存儲(chǔ)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、損毀檔案資料。2.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱與借閱記錄：對(duì)檔案資料的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱/借閱時(shí)間、查閱/借閱人、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況等，以便跟蹤和管理。（四）檔案保密與安全1.保密制度：加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保密管理，明確保密責(zé)任，對(duì)涉及服務(wù)對(duì)象隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料嚴(yán)格保密。未經(jīng)服務(wù)對(duì)象同意或法律法規(guī)允許，不得向任何第三方披露檔案資料內(nèi)容。2.安全措施：建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行安全檢查，確保檔案資料的安全完整。（五）檔案銷毀1.銷毀條件：對(duì)于超過保管期限、已無保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)社工檔案資料記錄和管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：積極接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真落實(shí)整改，不斷完善檔案資料記錄制度。（二）考核指標(biāo)1.檔案資料完整性：考核檔案資料是否涵蓋服務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，記錄內(nèi)容是否完整無缺。2.記錄準(zhǔn)確性：檢查記錄內(nèi)容與實(shí)際服務(wù)情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，有無虛假記錄。3.檔案管理規(guī)范性：包括檔案分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。4.保密工作落實(shí)情況：考核對(duì)檔案資料保密制度的執(zhí)行情況，有無發(fā)生泄密事件。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將檔案資料記錄和管理工作的考核結(jié)果納入社工個(gè)人績效考核體系，與績效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。2.對(duì)于檔案資料記錄和管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)