PAGE檔案管理新舊制度對比一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，適應(yīng)公司發(fā)展需要，特制定本檔案管理新舊制度對比文檔。本制度旨在明確新舊制度在檔案管理各方面的差異，以便公司員工更好地理解和執(zhí)行檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。（四）定義1.檔案：指公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的專門負責檔案管理工作的部門，負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.歸檔：指各部門將辦理完畢、具有保存價值的文件材料按照規(guī)定的時間、范圍和要求移交檔案管理部門的過程。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.舊制度負責制定公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，定期對檔案進行整理、分類、編目、裝訂等工作。建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。負責檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。對到期檔案進行鑒定和銷毀，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。2.新制度負責制定和完善公司檔案管理制度體系，確保制度符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。運用信息化手段，搭建公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和在線利用。加強對各部門檔案工作的指導和監(jiān)督，定期開展檔案工作檢查和評估。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。負責檔案數(shù)據(jù)的備份和安全存儲，制定檔案安全應(yīng)急預案，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）各部門職責1.舊制度負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，及時將本部門應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度規(guī)定，履行審批手續(xù)，按時歸還檔案。2.新制度明確各部門檔案管理責任人，負責本部門檔案工作的具體組織和實施。加強對本部門電子文件的管理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進行電子文件的歸檔。配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的檔案原件進行掃描等處理。積極參與檔案管理部門組織的檔案工作培訓和交流活動，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.舊制度反映公司行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)等方面活動的文件材料。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。公司重要會議、活動形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議等。公司員工的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。2.新制度在舊制度收集范圍基礎(chǔ)上，增加對公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中產(chǎn)生的各類電子數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)日志等檔案的收集。關(guān)注公司業(yè)務(wù)拓展和創(chuàng)新過程中形成的新型文件材料，如項目策劃書、創(chuàng)新成果報告等。將公司在社交媒體平臺上發(fā)布的具有一定影響力和保存價值的信息納入收集范圍。（二）收集要求1.舊制度各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止原件丟失或損壞。2.新制度強調(diào)電子文件的實時收集和動態(tài)管理，各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將電子文件移交檔案管理部門或進行在線歸檔。電子文件應(yīng)采用符合國家標準的格式存儲，確保其可讀性和可利用性。對于收集的文件材料，應(yīng)進行元數(shù)據(jù)的采集和整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)準確反映文件的形成背景、來源、內(nèi)容等信息。（三）整理方法1.舊制度按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類等。對每一類文件材料進行編號、編目，編制目錄索引，便于查找和利用。對紙質(zhì)文件進行裝訂，保持文件的整齊、牢固。2.新制度在傳統(tǒng)分類基礎(chǔ)上，進一步細化分類標準，如經(jīng)營管理類可分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理等子類別。運用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案整理的自動化和智能化，通過系統(tǒng)對檔案進行分類、編號、編目等操作，并生成電子目錄。對于電子文件，按照文件的主題、時間、來源等進行分類整理，同時建立電子文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便用戶進行多角度查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.舊制度檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠查考利用價值的文件材料。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。2.新制度對檔案保管期限進行了優(yōu)化調(diào)整，明確永久保管的檔案范圍進一步細化，包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司核心知識產(chǎn)權(quán)、重大權(quán)益等方面的文件。長期保管期限調(diào)整為10年至30年，短期保管期限調(diào)整為10年以下。同時，增加了對一些時效性較強的檔案的保管期限規(guī)定，如某些項目文件的保管期限根據(jù)項目周期確定。（二）保管條件1.舊制度檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥、除濕機、防鼠板等。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.新制度加強檔案庫房的智能化建設(shè)，安裝溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量監(jiān)測設(shè)備等，實現(xiàn)對庫房環(huán)境的實時監(jiān)測和自動調(diào)控。采用先進的檔案存儲設(shè)備，如密集架、光盤庫、磁帶庫等，提高檔案存儲空間利用率。建立檔案數(shù)字化存儲備份中心，對重要檔案進行異地備份存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）檔案的清點與檢查1.舊制度定期對檔案進行清點，每年至少清點一次，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。對檔案庫房進行定期檢查，檢查檔案保管狀況、設(shè)施設(shè)備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.新制度利用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案數(shù)量和存儲位置的實時監(jiān)控和動態(tài)管理，提高清點工作的效率和準確性。增加對檔案數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)的定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。加強對檔案安全風險的評估和預警，定期開展檔案安全檢查和應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.舊制度公司內(nèi)部人員查閱檔案需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。借閱檔案需填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.新制度員工可通過檔案管理信息系統(tǒng)在線申請查閱檔案，系統(tǒng)自動根據(jù)權(quán)限進行審批，審批通過后可在線查閱相關(guān)檔案。借閱檔案可通過系統(tǒng)提交借閱申請，經(jīng)審批后，檔案管理部門可根據(jù)實際情況提供電子檔案或紙質(zhì)檔案借閱服務(wù)。對于電子檔案借閱，可設(shè)置在線閱讀、下載等權(quán)限，并記錄借閱行為。優(yōu)化借閱期限規(guī)定，根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求，合理確定借閱期限，最長不超過[X]天。對于重要檔案，可實行限時借閱制度，并加強跟蹤管理。（二）檔案的復制1.舊制度因工作需要復制檔案的，需填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理部門工作人員進行復制。復制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.新制度員工可在檔案管理信息系統(tǒng)中申請檔案復制，系統(tǒng)根據(jù)審批結(jié)果提供在線復制或線下復制服務(wù)。對于在線復制，系統(tǒng)可自動生成水印，注明復制時間、申請人等信息。加強對檔案復制的管理，記錄復制行為，并對復制后的檔案進行跟蹤監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的傳播和使用。（三）檔案利用的監(jiān)督與統(tǒng)計1.舊制度檔案管理部門對檔案利用情況進行登記，定期統(tǒng)計檔案查閱、借閱、復制等數(shù)量，并向上級領(lǐng)導匯報。對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因并采取補救措施。2.新制度利用檔案管理信息系統(tǒng)，實時記錄和統(tǒng)計檔案利用情況，生成詳細的利用報表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。加強對檔案利用行為的監(jiān)督，通過系統(tǒng)對異常利用行為進行預警，如頻繁查閱敏感檔案、長時間占用檔案等，及時進行調(diào)查和處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.舊制度定期對檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值，提出鑒定意見。2.新制度引入專業(yè)的檔案鑒定機構(gòu)或?qū)＜覅⑴c檔案鑒定工作，提高鑒定的科學性和準確性。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對檔案的利用頻率、重要性等進行量化分析，為鑒定工作提供參考依據(jù)。在鑒定過程中，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)變化對檔案價值的影響，及時調(diào)整鑒定標準和方法。（二）銷毀程序1.舊制度經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導審批。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。2.新制度對于擬銷毀的檔案，在檔案管理信息系統(tǒng)中進行