PAGE檔案利用分析統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案的作用，準(zhǔn)確掌握檔案利用情況，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持，特制定本檔案利用分析統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案的利用分析統(tǒng)計(jì)工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：檔案利用分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案利用的實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和分析檔案利用數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性，為決策提供及時(shí)有效的依據(jù)。3.科學(xué)性原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和指標(biāo)體系進(jìn)行檔案利用分析統(tǒng)計(jì)，提高統(tǒng)計(jì)工作的科學(xué)性和有效性。4.保密性原則：在檔案利用分析統(tǒng)計(jì)過程中，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護(hù)檔案信息的安全和隱私。二、檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作的組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作，審議重大統(tǒng)計(jì)事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督統(tǒng)計(jì)工作的開展。檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作，配備專職或兼職的統(tǒng)計(jì)人員，負(fù)責(zé)檔案利用數(shù)據(jù)的收集、整理、分析和報(bào)告等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門制定檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作方案和相關(guān)制度，明確統(tǒng)計(jì)范圍、內(nèi)容、方法和流程。建立健全檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄檔案利用的各項(xiàng)信息。定期收集、整理和匯總檔案利用數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制。開展檔案利用情況的分析研究，撰寫分析報(bào)告，為公司/組織提供決策參考。負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的順利進(jìn)行。2.各相關(guān)部門配合檔案管理部門做好檔案利用數(shù)據(jù)的收集工作，及時(shí)提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用情況的調(diào)查和分析，提供必要的支持和配合。根據(jù)檔案利用分析統(tǒng)計(jì)結(jié)果，合理調(diào)整本部門的檔案利用策略和工作安排。三、檔案利用分析統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容與方法（一）檔案利用統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案利用人次：統(tǒng)計(jì)利用檔案的個(gè)人或單位的數(shù)量。2.檔案利用卷次：統(tǒng)計(jì)利用檔案的卷數(shù)或件數(shù)。3.檔案利用目的：分為查閱、借閱、復(fù)制等，統(tǒng)計(jì)不同利用目的的檔案利用情況。4.檔案利用時(shí)間：統(tǒng)計(jì)檔案利用的時(shí)間分布，如年度、季度、月度等。5.檔案利用部門：統(tǒng)計(jì)各部門利用檔案的情況。6.檔案利用效果：對(duì)檔案利用后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等進(jìn)行評(píng)估和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案利用統(tǒng)計(jì)方法1.手工統(tǒng)計(jì)：對(duì)于部分紙質(zhì)檔案或利用頻率較低的檔案，可采用手工記錄和統(tǒng)計(jì)的方式。2.計(jì)算機(jī)輔助統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理軟件或?qū)ｉT的統(tǒng)計(jì)軟件，對(duì)電子檔案的利用情況進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和分析。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：對(duì)于檔案數(shù)量較多、利用情況復(fù)雜的情況，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法，選取一定比例的檔案樣本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以推斷總體利用情況。（三）檔案利用分析方法1.對(duì)比分析：將不同時(shí)期、不同部門、不同類型檔案的利用情況進(jìn)行對(duì)比，分析其變化趨勢(shì)和差異原因。2.關(guān)聯(lián)分析：分析檔案利用與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)、決策等之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，找出檔案利用的規(guī)律和特點(diǎn)。3.因素分析：探討影響檔案利用的各種因素，如政策法規(guī)、業(yè)務(wù)需求、檔案質(zhì)量等，為改進(jìn)檔案管理和利用工作提供依據(jù)。四、檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表與報(bào)告（一）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案利用情況月報(bào)表：每月定期報(bào)送，反映當(dāng)月檔案利用的人次、卷次、利用目的等基本情況。2.檔案利用情況季報(bào)表：每季度報(bào)送，在月報(bào)表的基礎(chǔ)上，增加季度累計(jì)數(shù)據(jù)和分析指標(biāo)，如利用趨勢(shì)分析等。3.檔案利用情況年報(bào)表：每年年終報(bào)送，全面總結(jié)當(dāng)年檔案利用工作的總體情況，包括年度利用人次、卷次、利用目的分布、部門利用情況、利用效果評(píng)估等，并與上一年度進(jìn)行對(duì)比分析。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.定期分析報(bào)告：根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，定期撰寫檔案利用情況分析報(bào)告，一般每季度或每半年撰寫一次。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檔案利用的總體情況、變化趨勢(shì)、存在問題及建議等。2.專題分析報(bào)告：針對(duì)特定的檔案利用主題或問題，開展專題分析研究，并撰寫專題分析報(bào)告。如某項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案的利用情況分析、檔案利用對(duì)公司/組織發(fā)展的影響分析等。3.綜合分析報(bào)告：每年年終撰寫綜合分析報(bào)告，全面總結(jié)全年檔案利用工作，對(duì)檔案利用的整體情況進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，提出下一年度檔案利用工作的目標(biāo)、任務(wù)和措施建議。五、檔案利用分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的管理與保密（一）數(shù)據(jù)管理1.檔案利用分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，建立專門的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，建立數(shù)據(jù)索引和目錄，便于查詢和使用。（二）數(shù)據(jù)保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案利用分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中的敏感信息進(jìn)行保密處理。2.統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，并簽訂保密協(xié)議。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自對(duì)外提供或泄露統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.在檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作中，如需使用涉及保密的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，并采取必要的保密措施。六、檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范開展和數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確。2.檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和報(bào)告的報(bào)送及時(shí)性和準(zhǔn)確性等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案利用分析統(tǒng)計(jì)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理部門和相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括統(tǒng)計(jì)工作的完成情況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量、分析報(bào)告的質(zhì)量和對(duì)公司/組織決策的支持作用等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。七、附則