PAGE文物案件檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文物案件檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在文物保護(hù)和案件處理中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類文物案件檔案的保管工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映文物案件的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與案件相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息，防止泄露，確保文物案件信息安全。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、保管、利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文物案件檔案保管制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理文物案件檔案，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。3.定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的安全與完整。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）案件承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門承辦文物案件過(guò)程中形成的各類文件、資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.對(duì)本部門保管的案件檔案進(jìn)行定期自查，確保檔案的妥善保管。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，采取有效的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案查閱、借閱等登記工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.案件受理階段：包括案件來(lái)源材料、報(bào)案記錄、受理審批表等。2.調(diào)查取證階段：現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、詢問(wèn)筆錄、鑒定報(bào)告、物證清單及照片等。3.案件處理階段：立案決定書(shū)、行政處罰決定書(shū)、結(jié)案報(bào)告等。4.與案件相關(guān)的其他文件、資料，如來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.案件承辦人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)文件、資料，確保材料的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和證據(jù)，應(yīng)采取復(fù)印、拍照、錄音等方式進(jìn)行備份，以防原件丟失或損壞。3.收集的文件、資料應(yīng)注明形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容摘要等信息，便于整理和查閱。（三）整理方法1.分類：按照文物案件的性質(zhì)、時(shí)間、地域等因素進(jìn)行分類，如盜竊案件、走私案件、非法挖掘案件等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)案件類別、年份等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：將整理好的文件、資料按照順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案鑒定與保管期限確定（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)文物案件檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)全面、客觀、公正，確保檔案的價(jià)值和保管期限準(zhǔn)確合理。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.與文物案件的關(guān)聯(lián)性和重要性。3.檔案對(duì)后續(xù)工作的參考價(jià)值和利用需求。（三）保管期限確定1.永久保管：涉及重大文物案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般文物案件檔案，保管期限為[X]年，具體期限根據(jù)實(shí)際情況確定。3.短期保管：一些時(shí)效性較強(qiáng)、利用價(jià)值相對(duì)較低的檔案，保管期限為[X]年。（四）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、案件承辦部門及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和內(nèi)容，確定檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄和公示，如有異議，可進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等順序排列，便于查找和管理。2.采用密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。3.對(duì)于珍貴文物案件檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、使用防蟲(chóng)材料包裝等。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。2.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等工作，防止檔案受到損壞或丟失。對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記。六、檔案統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和匯總，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）利用服務(wù)1.明確檔案利用的范圍、程序和要求，為案件承辦部門、司法機(jī)關(guān)及其他相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)審批后辦理利用手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供檔案，做好利用登記工作，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案內(nèi)容等信息。4.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。七、檔案保密與安全管理（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員及相關(guān)人員的保密意識(shí)。2.明確檔案保密范圍，對(duì)涉及文物案件的敏感信息、未公開(kāi)的調(diào)查結(jié)果等嚴(yán)格保密。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱權(quán)限，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案信息。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等的安全管理。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全防范意識(shí)和應(yīng)急處理能力。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文物案件檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為案件處理和文物保護(hù)工作提供便捷的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，同時(shí)應(yīng)滿足不同用戶的使用需求。2.利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交流，提高工作協(xié)同效率。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。九、檔案移交與銷毀（一）移交1.因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、工作需要等原因，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.接收單位應(yīng)按照本制度的要求，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔