PAGE_檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集公司/組織在工作中形成的各種文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度及流程。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)各部門(mén)的檔案工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的具體實(shí)施。3.按照公司/組織檔案管理制度及流程的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交綜合管理部門(mén)。4.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.熟悉檔案內(nèi)容，為檔案的查閱、利用提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題。6.參與檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料。2.公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、圖紙、信函、照片、音像資料等。3.公司/組織員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)勵(lì)處罰記錄等。4.公司/組織對(duì)外交往中形成的各類(lèi)文件材料，如合作協(xié)議、往來(lái)信函等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)形成的檔案，并定期移交綜合管理部門(mén)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件材料。3.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保檔案的整潔、規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的查閱、利用和管理。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、職工檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜（架）、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行定期監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）檔案的借閱與歸還1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人員應(yīng)遵守的保密規(guī)定和注意事項(xiàng)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，不得擅自復(fù)印、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、拍照、錄像檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理利用手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合利用條件，并能確保檔案安全和保密的，予以辦理利用手續(xù)，并在《檔案利用登記簿》上登記。3.檔案利用應(yīng)在綜合管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需帶出檔案庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。利用結(jié)束后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要查閱、利用公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并填寫(xiě)《檔案查閱、利用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱、利用手續(xù)。6.查閱、利用公司/組織檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合分析和判斷。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要文件材料：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有重要影響的文件材料，應(yīng)永久保存。2.一般文件材料：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的文件材料，可定期保存，期限一般為10年、30年等。3.無(wú)保存價(jià)值的文件材料：已過(guò)保管期限，且無(wú)查考利用價(jià)值的文件材料，可予以銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案的存毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同負(fù)責(zé)實(shí)施。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作情況。3.檔案的查閱、借閱、利用等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和分析。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因