PAGE檔案利用制度落實情況一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案利用過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。3.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用流程，規(guī)范利用行為，確保檔案利用工作有序進(jìn)行。二、檔案利用范圍（一）公司/組織內(nèi)部使用1.行政管理查閱公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等，為日常行政管理工作提供依據(jù)。利用檔案資料進(jìn)行公司歷史沿革、組織架構(gòu)等方面的研究，為公司發(fā)展戰(zhàn)略制定提供參考。2.業(yè)務(wù)開展各業(yè)務(wù)部門在項目策劃、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)，查閱相關(guān)合同、協(xié)議、技術(shù)文檔、市場調(diào)研資料等，保障業(yè)務(wù)工作的順利進(jìn)行。研發(fā)部門在新產(chǎn)品研發(fā)過程中，參考以往類似項目的技術(shù)檔案，避免重復(fù)勞動，提高研發(fā)效率。3.財務(wù)管理財務(wù)部門在進(jìn)行賬務(wù)處理、審計工作時，查閱會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等檔案資料，確保財務(wù)工作的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。利用檔案分析公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，為財務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.人力資源管理查閱員工檔案，包括入職資料、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案等，用于員工招聘、晉升、薪酬調(diào)整等人力資源管理工作。分析員工檔案數(shù)據(jù)，了解員工隊伍結(jié)構(gòu)和發(fā)展趨勢，為人力資源規(guī)劃提供依據(jù)。（二）對外提供利用1.司法機關(guān)查詢應(yīng)司法機關(guān)依法查詢要求，提供相關(guān)檔案資料作為證據(jù)或參考，協(xié)助司法機關(guān)辦理案件。2.合作單位查閱在與合作單位開展業(yè)務(wù)合作過程中，根據(jù)合作協(xié)議規(guī)定，為合作單位提供必要的檔案資料，以促進(jìn)合作項目的順利進(jìn)行。3.其他合法用途根據(jù)法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，為其他合法用途提供檔案利用服務(wù)。三、檔案利用流程（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部人員申請?zhí)顚憽稒n案利用申請表》，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況進(jìn)行審核，簽署意見后提交至檔案管理部門。2.外部單位申請按照本公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議或相關(guān)規(guī)定，由外部單位提出檔案利用申請，并提交相關(guān)證明材料。檔案管理部門對外部單位申請進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.檔案管理部門收到利用申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點審核申請目的是否合理、利用范圍是否符合規(guī)定、申請材料是否齊全等。2.對于公司/組織內(nèi)部人員申請，審核通過后報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于外部單位申請，審核通過后報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項需報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批意見應(yīng)明確是否同意利用申請，并注明利用方式、利用期限等相關(guān)要求。（三）利用實施1.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門根據(jù)利用申請，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案服務(wù)。2.提供檔案時，應(yīng)按照審批意見，嚴(yán)格控制利用范圍和方式，確保檔案信息安全。對于機密檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如限定查閱場所、專人陪同查閱等。3.利用人員應(yīng)在規(guī)定的利用期限內(nèi)使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需超出利用期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請延期。4.在檔案利用過程中，利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用申請人、利用目的、利用時間、利用檔案名稱及數(shù)量、利用方式、審批意見、歸還時間等。2.利用登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，確保檔案利用過程可追溯。（五）檔案歸還1.利用期限屆滿后，利用人員應(yīng)按時將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或損壞，利用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補救。四、檔案利用的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案存儲安全。2.定期對檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運行。3.建立檔案利用過程中的安全監(jiān)控機制，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，對檔案查閱場所進(jìn)行實時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入。（二）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.根據(jù)檔案的密級，采取相應(yīng)的保密措施。對于絕密檔案，應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格限制查閱范圍；對于機密檔案，應(yīng)限定查閱場所，查閱時需有專人陪同；對于秘密檔案，應(yīng)在符合保密規(guī)定的前提下提供利用服務(wù)。3.利用人員在利用檔案過程中，不得擅自傳播、泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案信息，應(yīng)注明出處，確保檔案信息的合法使用。4.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和利用，防止信息泄露給公司/組織或個人帶來損失。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括利用申請審批流程是否規(guī)范、利用登記是否準(zhǔn)確完整、檔案歸還是否及時等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并建立整改臺賬，跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，審計部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行審計，檢查檔案利用制度的執(zhí)行是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)利用檔案的行為。2.積極配合上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時提供相關(guān)檔案利用資料，接受外部機構(gòu)的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案利用制度的行為，如未經(jīng)審批擅自利用檔案、泄露檔案機密信息、損壞檔案等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。對于因違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。3.建立違規(guī)行為記錄檔案，對違規(guī)人員的不良行為進(jìn)行記錄，作為其績效考核、晉升等方面的參考依據(jù)。六、附則（一）解釋權(quán)