PAGE公安專業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安專業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公安專業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安專業(yè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公安業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公安專業(yè)檔案，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作和相關(guān)部門提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的公安專業(yè)檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施本公司/組織的公安專業(yè)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的公安專業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公安專業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公安專業(yè)檔案的檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期開展檔案管理工作評(píng)估。（二）檔案形成部門各公安專業(yè)業(yè)務(wù)部門是檔案的形成主體，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。其主要職責(zé)包括：1.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等初步整理工作。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公安業(yè)務(wù)工作，責(zé)任心強(qiáng)。其主要職責(zé)包括：1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.對(duì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告，并提出改進(jìn)建議。4.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公安專業(yè)檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.案件辦理檔案：各類刑事案件、治安案件、行政案件等從立案到結(jié)案全過程形成的法律文書、證據(jù)材料、審批文件等。2.情報(bào)信息檔案：涉及公安情報(bào)收集、分析、研判等工作形成的情報(bào)資料、報(bào)告等。3.隊(duì)伍建設(shè)檔案：民警人事檔案、教育培訓(xùn)檔案、考核獎(jiǎng)懲檔案等。4.行政管理檔案：公安工作中的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。5.技術(shù)業(yè)務(wù)檔案：公安科技應(yīng)用、信息化建設(shè)、物證檢驗(yàn)鑒定等方面形成的技術(shù)資料、數(shù)據(jù)記錄等。（二）收集要求1.檔案形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自裁剪、涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件形式的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（三）整理方法1.分類：按照公安業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，將檔案分為不同的類別，如案件類、情報(bào)類、隊(duì)伍建設(shè)類等，每類再進(jìn)一步細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊、牢固的裝訂，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)建設(shè)，配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設(shè)施設(shè)備。2.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序開展。3.定期對(duì)庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行，保障檔案存儲(chǔ)安全。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理和快速檢索。3.對(duì)于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，注明載體內(nèi)容、拍攝時(shí)間、來源等信息。（三）檔案保管期限公安專業(yè)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：涉及重大案件、重要決策、核心機(jī)密等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括一般案件檔案、重要業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案密級(jí)劃分根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的國家秘密、警務(wù)工作秘密等情況，將檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。密級(jí)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.權(quán)限管理原則：明確檔案利用的審批權(quán)限，根據(jù)利用者的身份和利用目的，嚴(yán)格審批檔案查閱、借閱、復(fù)制等申請(qǐng)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，利用者應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案不被損壞、涂改或帶出查閱場所。2.借閱：確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱期滿應(yīng)及時(shí)歸還。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、丟失、損毀。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)按照上述查閱或借閱的審批程序辦理申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期開展檔案鑒定工作，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)、重要程度、利用價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案是否仍需繼續(xù)保存。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)公安專業(yè)檔案的數(shù)字化管理，建立涵蓋檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、鑒定銷毀等全過程的信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息錄入電子數(shù)據(jù)庫，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份和存儲(chǔ)位置管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理模塊：實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)等功能，方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行日常管理。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等檢索，快速準(zhǔn)確地查詢所需檔案信息。3.利用審批模塊：對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用申請(qǐng)進(jìn)行在線審批，提高審批效率。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)各檔案形成部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，督促其及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交檔案。2.建立檔案管理工作自查制度，檔案管理人員定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.加強(qiáng)對(duì)檔