PAGE技術(shù)資料檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)資料檔案的科學(xué)管理，確保技術(shù)資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)資料檔案相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門等。（三）定義1.技術(shù)資料檔案：指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的資料文件。2.保管期限：根據(jù)技術(shù)資料檔案的重要性和時(shí)效性，分為永久保存、長期保存（[X]年）和短期保存（[X]年）。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)資料檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：技術(shù)資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門和人員查閱、使用技術(shù)資料檔案。二、技術(shù)資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)類：包括新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報(bào)告等。2.生產(chǎn)工藝類：涵蓋生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、工藝參數(shù)、工裝模具圖紙等。3.質(zhì)量控制類：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。4.設(shè)備技術(shù)類：包含設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。5.技術(shù)合作類：涉及與外部機(jī)構(gòu)合作的項(xiàng)目協(xié)議、合作方案、技術(shù)交流文件等。6.其他類：如技術(shù)總結(jié)、技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)會(huì)議紀(jì)要等不屬于上述類別的技術(shù)資料檔案。（二）編號(hào)技術(shù)資料檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用以下編號(hào)方式：[編號(hào)規(guī)則說明，例如：“產(chǎn)品研發(fā)類檔案編號(hào)為：YF年份項(xiàng)目序號(hào)，其中YF代表產(chǎn)品研發(fā)，年份為四位數(shù)字表示檔案形成年份，項(xiàng)目序號(hào)為三位數(shù)字表示該年份內(nèi)的項(xiàng)目順序號(hào)。”]三、技術(shù)資料檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門在開展生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等活動(dòng)過程中，應(yīng)及時(shí)形成各類技術(shù)資料檔案，并確保其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.技術(shù)資料檔案的形成應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，采用規(guī)范的格式和書寫材料。（二）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)資料檔案的收集工作，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，定期將本部門產(chǎn)生的技術(shù)資料檔案整理后移交至公司檔案管理部門。2.對(duì)于跨部門合作項(xiàng)目產(chǎn)生的技術(shù)資料檔案，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門及時(shí)收集，并統(tǒng)一移交至檔案管理部門。3.在收集技術(shù)資料檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。四、技術(shù)資料檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到各部門移交的技術(shù)資料檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裱糊，使其大小一致，并按照編號(hào)順序排列整齊。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照分類和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件名規(guī)范、清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）歸檔1.整理后的技術(shù)資料檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照保管期限將技術(shù)資料檔案分別存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于查閱和檢索。五、技術(shù)資料檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁煙火。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照編號(hào)順序排列整齊。對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如使用防蟲劑、防潮劑等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)技術(shù)資料檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及保管環(huán)境等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即查明原因，并進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（四）保管期限的調(diào)整1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，檔案管理部門可對(duì)技術(shù)資料檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整保管期限應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并做好記錄。2.對(duì)于保管期限已滿的技術(shù)資料檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、技術(shù)資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱技術(shù)資料檔案時(shí),應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上做任何標(biāo)記。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱技術(shù)資料檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、技術(shù)資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的技術(shù)資料檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。2.接觸敏感技術(shù)資料檔案人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自將檔案帶出公司或泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)資料檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、消防器材等。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，防止因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因?qū)е聶n案受損。八、技術(shù)資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的技術(shù)資料檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定其是否仍具有保存意義。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的技術(shù)資料檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)資料檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案