PAGE聯(lián)通檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強中國聯(lián)通檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營、管理、發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國聯(lián)通各級分公司、子公司及所屬各部門，以及與公司有業(yè)務往來的相關單位和個人。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項經(jīng)營、管理、業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議記錄、技術資料、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，分級管理的體制。各級檔案管理部門負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受上級檔案管理部門的監(jiān)督和指導。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地反映公司各項活動的全過程，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理委員會公司成立檔案管理委員會，由公司領導及相關部門負責人組成。檔案管理委員會負責審議公司檔案管理工作的重大事項，制定檔案管理工作的方針、政策和發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門公司設立獨立的檔案管理部門，負責公司檔案的日常管理工作。檔案管理部門的主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責公司檔案的保管、保護工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全和完整。4.建立健全公司檔案檢索體系，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務。5.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用和升級，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關工作。兼職檔案員應接受檔案管理部門的業(yè)務指導和培訓，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范有序。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營、管理、業(yè)務活動中形成的各類文件、合同、報表、信函、會議記錄、技術資料、聲像資料等。2.公司員工在工作中形成的具有保存價值的個人業(yè)務檔案，如工作成果、業(yè)績考核、培訓記錄等。3.公司在對外交往中收到的與公司業(yè)務相關的文件、資料、信函等。4.公司所屬各部門、子公司定期向檔案管理部門移交的檔案。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門的要求，及時、準確地收集本部門在工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.對于重要的文件、合同等檔案，應在形成后及時收集，并進行妥善保管。3.檔案收集過程中，應注意保持檔案的完整性和真實性，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、基本建設類、會計檔案類、人事檔案類（另行規(guī)定）等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用密集架或檔案柜進行存放；對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。2.清查工作應包括檔案的數(shù)量核對、質(zhì)量檢查、保管環(huán)境檢查等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，上報公司領導和相關部門。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的信息安全。2.本著方便利用、提高效率的原則，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息服務。3.檔案利用應遵循審批程序，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員負責復制。復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定的復制設備和方法，確保復制件與原件一致。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門及公司領導等人員組成。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定標準檔案鑒定應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的價值和保管期限。對于已失去保存價值的檔案，應及時進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人和公司領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.電子檔案存儲：將數(shù)字化后的電子檔案存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份管理，確保電子檔案的安全存儲。3.檔案管理系統(tǒng)應用：利用檔案管理系統(tǒng)進行檔案的分類、編目、檢索、借閱、利用等管理工作，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。4.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應指定專人負責檔案信息化管理工作，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行檔案管理