PAGE地名普查檔案制度一、總則（一）目的為了加強地名普查檔案管理，確保地名普查檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮地名普查檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《地名管理條例》以及國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合地名普查工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展地名普查工作過程中形成的各類檔案的管理，包括地名普查文件材料、數(shù)據(jù)資料、圖表、聲像材料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地名普查檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則地名普查檔案應(yīng)如實反映地名普查工作的全過程，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實，不得篡改、偽造。3.安全保密原則加強地名普查檔案的安全防護，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本公司/組織地名普查檔案管理制度并組織實施。2.負責地名普查檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立地名普查檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提供檔案信息檢索服務(wù)，方便檔案的查閱和利用。4.對地名普查檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門和檔案行政管理部門報送檔案管理工作情況。5.組織開展地名普查檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行處理。6.負責對本公司/組織各部門地名普查檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）普查業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門地名普查文件材料的收集、整理和歸檔工作，按照檔案管理要求及時向檔案管理部門移交。2.在地名普查工作過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定，做好各類文件材料、數(shù)據(jù)資料、圖表、聲像材料等的形成、積累和保管工作，確保檔案的真實、完整。3.配合檔案管理部門做好地名普查檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.按照檔案查閱利用規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，熟悉地名普查業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責地名普查檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等，確保檔案的規(guī)范有序。3.做好檔案的安全防護工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案實體安全。4.負責檔案信息的錄入和維護，建立準確、完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為檔案查閱利用提供高效服務(wù)。5.嚴格執(zhí)行檔案查閱利用制度，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，對檔案利用情況進行跟蹤和反饋。6.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓和學習交流活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.地名普查工作中形成的各類文件，包括普查方案、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.地名調(diào)查資料，如地名登記表、地名卡片、地名標準化處理記錄等。3.地名標志設(shè)置資料，包括地名標志設(shè)計方案、設(shè)置位置圖、安裝記錄等。4.地名照片、音像資料，如普查現(xiàn)場照片、地名標志影像、相關(guān)會議錄像等。5.地名普查數(shù)據(jù)資料，包括電子表格、數(shù)據(jù)庫文件等。6.與地名普查工作相關(guān)的其他資料，如專家論證意見、部門協(xié)調(diào)文件等。（二）收集要求1.各普查業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，符合檔案整理要求。3.對電子文件材料，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可理解性。4.聲像材料應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行整理和編目。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于保管和利用。3.按照國家和地方檔案管理標準，對地名普查檔案進行分類整理，確保檔案整理的一致性和規(guī)范性。（四）整理方法1.分類地名普查檔案按照文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為綜合類、地名調(diào)查類、地名標志類、數(shù)據(jù)資料類、聲像類等類別。2.組卷根據(jù)分類結(jié)果，將相關(guān)文件材料進行組卷，每卷厚度適中，一般不超過2厘米。3.排列卷內(nèi)文件材料按照重要程度和時間順序進行排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后。4.編號對每卷檔案進行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，采用阿拉伯數(shù)字，標注在檔案卷皮的右上角。5.編目編制檔案目錄，包括案卷題名、卷號、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、備注等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各普查業(yè)務(wù)部門應(yīng)在地名普查工作結(jié)束后，按照檔案整理要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（二）保管期限地名普查檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映地名普查工作全貌、具有重要歷史價值和憑證作用的文件材料，如普查方案、總結(jié)報告、重要數(shù)據(jù)資料等。2.長期保管的檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，但不需要永久保存的文件材料，保管期限一般為30年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，保管期限一般為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專門的檔案柜進行存放，檔案柜應(yīng)堅固耐用，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案存儲在專用的電子存儲設(shè)備上，如硬盤、光盤等，并進行備份。電子檔案應(yīng)按照分類目錄進行存儲，建立電子檔案索引，便于檢索。3.聲像檔案采用光盤或磁帶等介質(zhì)進行存儲，同時建立聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，便于查找和利用。（四）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，經(jīng)批準可以查閱地名普查檔案。涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并提供檔案查閱場所和必要的查閱設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上進行登記，詳細記錄查閱檔案的名稱、卷號、日期、查閱人員姓名等信息。4.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上進行登記，領(lǐng)取檔案借閱證，按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.鼓勵查閱利用人員對檔案管理工作提出意見和建議，檔案管理部門應(yīng)認真聽取，及時改進工作，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應(yīng)定期對地名普查檔案進行鑒定，一般每五年進行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。3.慎重銷毀原則對失去保存價值的檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行銷毀，確保檔案銷毀的慎重性和準確性。（二）鑒定組織成立地名普查檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、普查業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對地名普查檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，了解檔案在本公司/組織檔案體系中的地位和作用，確定檔案的保存價值。3.效益評估法對檔案的利用效益進行評估，根據(jù)檔案的利用頻率、利用效果等因素，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對經(jīng)過鑒定確定失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、卷號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可